Простая CRM в Google Таблицах: быстро и без подписки

Зачем собирать CRM в Google Таблицах

Многие держат заметки о клиентах в блокноте или локальном документе. Это вызывает несколько проблем:

• Потеря контекста: сложно быстро найти заметки о последних переговорах.
• Совместная работа: коллегам приходится переспрашивать и снова искать информацию.
• Срочность: клиент уже на линии, а нужные сведения спрятаны.

Google Таблицы решают эти задачи доступно и гибко: совместный доступ, сортировка, фильтры и простые правила валидации. Ниже — конкретные шаги и шаблоны, чтобы сделать CRM удобной и поддерживаемой.

Ключевые понятия (одно предложение)

CRM в таблице — это структурированный реестр контактов и взаимодействий, где каждая строка — потенциальный или текущий клиент, а столбцы — атрибуты и состояние сделки.

Что вы получите, пройдя шаги

• Быстрый доступ к данным — закреплённая шапка и фильтры.
• Последовательный ввод — выпадающие списки и форматирование.
• Быстрая навигация — условная цветовая маркировка.
• Удобные заметки и связь со внешними документами.

1. Структура: заголовки столбцов и закрепление верхней строки

Начните с того, чтобы определить, какие поля вам нужно собирать. Примеры базовых полей:

• Имя клиента
• Телефон
• Email
• Дата контакта
• Статус сделки
• Заметки

Добавьте также бизнес-специфичные столбцы: бюджет, интересующий продукт или услуга, предыдущий контакт, источник лида и т. п.

После того как заголовки введены, закрепите верхнюю строку, чтобы заголовки всегда были видны при прокрутке:

1. Выделите верхнюю строку с заголовками.
2. В меню выберите Просмотр → Закрепить → 1 строка.

Важно: проверяйте структуру на соответствие реальным процессам команды. Если вы хотите, чтобы менеджер видел только свои сделки, используйте отдельный лист или фильтр по ответственному.

2. Выпадающие списки и условная подсветка для статусов

Выпадающие списки упрощают ввод повторяющихся значений (статусы, продукты, ответственные менеджеры) и снижают ошибки.

Как создать выпадающий список для столбца “Статус”:

1. Выделите столбец «Статус».
2. В меню выберите Вставка → Выпадающий список (или через правую кнопку мыши «Вставить» → «Выпадающий список»).
3. В появившейся боковой панели перечислите варианты (например: Новый, В работе, Договор, Закрыта — выигрыш, Закрыта — потеря).
4. Опционально — присвойте цвет каждой опции справа от текста.
5. Нажмите Готово.

После этого в ячейке появится стрелка — можно выбирать значение. Для редактирования списка: Данные → Проверка данных.

Условная подсветка (Formatting rules) — полезна, чтобы визуально выделять приоритетные записи. Создайте правило форматирования по столбцу «Статус»: если значение равно “В работе” — фон жёлтый; если “Договор“ — зелёный; если “Закрыта — потеря” — серый.

Совет: используйте цветовую палитру с достаточной контрастностью и не более 5–6 цветов — иначе взгляд теряет смысл.

3. Форматирование дат, чисел и валют

Чтобы данные были сопоставимы и удобно сортировались, задайте формат данных на уровне столбцов.

Пример для столбца “Дата”:

1. Нажмите букву столбца, чтобы выделить весь столбец.
2. В меню выберите Формат → Число → Дата.

Для валют: Формат → Число → Валюта или Пользовательский формат (если требуется местный знак валюты).

Преимущества:

• Сортировка по датам работает корректно.
• При копировании/импорте данные автоматически подстраиваются.

Критерии приёмки

• Даты сортируются от старых к новым и обратно без ошибок.
• Валюта отображается в одном формате и поле принимается за число (не текст).

4. Заметки в CRM: удобно и аккуратно

Если вы хотите хранить заметки прямо в таблице, соблюдайте простые правила форматирования, чтобы столбцы не превращались в нечитаемые «блоки» текста.

Советы по ведению заметок:

• Дважды щёлкните по ячейке, чтобы начать редактирование.
• Перенос строки: на Mac — Option + Enter; на Windows — Ctrl + Enter.
• Пулевые маркеры: на Mac — Option + 8; на Windows — Alt + 0149 (или используйте дефисы).
• Для аккуратности установите Перенос текста → Обрезать (Text wrapping → Clip), чтобы заметки не увеличивали высоту строк визуально.
• Если хотите отдельный детальный документ — храните ссылку на Google Документ в колонке «Документ».

Когда стоит выделять отдельный документ:

• Когда заметки содержат длительную переписку, отчёты или файлы.
• Когда нужна совместная работа над заметкой (комментарии, версия).

Когда таблицы не подходят: минусы и ограничения

• Масштабирование: при сотнях тысяч записей Google Таблицы работают медленно.
• Автоматизация: сложные автоматизации требуют App Script или интеграций.
• Аудит и права доступа: сложно тонко разграничить доступ на уровне записей.

Если вам нужны: полноценные воронки продаж, интеграция с почтой/телефонией, отчёты по SLA и автоматические задачи — стоит смотреть в сторону облачных CRM.

Альтернативы и миграция

Альтернативы Google Таблицам:

• Бесплатные CRM (HubSpot CRM free, Streak для Gmail) — предлагают базовую автоматизацию.
• Платные CRM (Pipedrive, Salesforce, Zoho) — для крупных команд и сложных процессов.

Миграция: экспортируйте таблицу в CSV и импортируйте в CRM. Сделайте проверку соответствия колонок и форматов перед массовым импортом.

Безопасность и конфиденциальность (важно)

• Ограни́чьте доступ по ролям: давайте «Просмотр» пользователям, которым не нужно редактировать.
• Используйте разделы/листы для чувствительных данных и ограничьте доступ.
• Убедитесь, что в таблице нет персональных данных, которые вы не имеете права хранить по GDPR/локальному законодательству.

Примечание: если вы храните персональные данные клиентов (имена, телефоны, дата рождения), проверьте местные требования по хранению и срокам удаления.

Мини‑методика: как запустить CRM в таблице за 1 час (SOP)

Шаг 0 — Подготовка (10 мин)

• Соберите требования: какие поля нужны, кто будет работать.
• Решите права доступа.

Шаг 1 — Структура (10–15 мин)

• Создайте лист, добавьте заголовки.
• Закрепите верхнюю строку.

Шаг 2 — Валидация и форматирование (15–20 мин)

• Создайте выпадающие списки для статусов, продуктов, ответственных.
• Настройте формат дат и валют.

Шаг 3 — Визуальные правила (10 мин)

• Добавьте условную подсветку по статусам и приоритету.

Шаг 4 — Тест и запуск (5–10 мин)

• Внесите 5–10 тестовых записей.
• Проверьте фильтры и права доступа.
• Подключите уведомления (если нужно).

Критерии приёмки

• Любой сотрудник может найти контакт по имени, телефону и фильтрам за менее чем 1 минуту.
• Запись содержит минимальный набор полей: имя, контакт, статус, дата последнего контакта.

Шаблоны и чеклисты

Простой набор колонок (рекомендуемый шаблон):

Чеклист перед сменой статуса на “Договор“:

• Подтверждён бюджет клиента.
• Отправлено коммерческое предложение.
• Договор отправлен/подписан или назначен ответственный за подписание.

Ролевые рекомендации

• Менеджер по продажам:

  • Заполнять обязательные поля после первого контакта.
  • Оставлять короткие заметки: кто звонил, о чём говорили, следующий шаг и дата следующего контакта.

• Руководитель отдела:

  • Фильтровать по статусу и ответственным, проверять просроченные контакты.
  • Экспортировать данные для отчёта раз в неделю.

• Администратор таблицы:

  • Поддерживать списки выпадающих значений, обновлять права доступа.

Тестовые сценарии / Критерии приёмки

1. Ввод новой строки: все обязательные поля заполнены, дата форматируется автоматически.
2. Смена статуса: цвет меняется согласно правилу условного форматирования.
3. Фильтрация: менеджер видит только свои записи при применении фильтра по “Ответственный”.

Решение «переходить ли на CRM» — простая модель принятия решения

Mermaid-диаграмма (принятие решения):

flowchart TD
  A[Нужна ли автоматизация?] --> B{Объём данных > 2000 записей?}
  B -- Да --> C[Рассмотреть платный CRM]
  B -- Нет --> D{Нужен ли интегрированный почтовый и телефонный трекинг?}
  D -- Да --> C
  D -- Нет --> E[Google Таблицы подходят]
  C --> F[Оценить бюджет и требования]
  E --> G[Настроить шаблон и инструкции]

Когда таблица — временное решение: миграция и контроль версий

• Планируйте экспорт в CSV/Excel раз в месяц при активном использовании.
• При переходе в CRM проверьте соответствие полей и сохраните архив таблиц.

Заключение и рекомендации

Google Таблицы — надёжный инструмент, чтобы быстро организовать учёт клиентов без дополнительных затрат. Он идеально подходит для стартапов, небольших команд и как промежуточное решение перед полной CRM.

Краткие рекомендации:

• Придерживайтесь единой структуры и правил ввода.
• Обучите команду и заведите простой SOP.
• Следите за правами доступа и конфиденциальностью.

Ключевые материалы и шаблоны готовы — начните с малого: создайте лист, пропишите 8–12 колонок и заполните 10 тестовых строк. Если через месяц вы почувствуете ограничения — мигрируйте в CRM, экспортировав CSV и сохранив контроль версий.