Как создать PST‑файл в Outlook — шаги, советы и проверенные практики

Что такое PST в Outlook?

PST (Personal Storage Table) — это файл, в который Outlook сохраняет локальные копии писем, контактов и событий календаря. Он удобен для резервного копирования, переносов между компьютерами и создания оффлайн‑архива.

Короткое определение: PST — локальный контейнер Outlook для почты, контактов и календарей.

Важно знать:

• Серверные учётные записи (Microsoft 365, Exchange, Outlook.com) по умолчанию используют формат OST для оффлайн‑копий. OST привязан к конкретному профилю и серверу. Чтобы получить переносимый файл, экспортируйте данные в PST.
• Путь к хранилищу в Windows по умолчанию: C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Преимущества PST:

• Легко создать резервную копию.
• Можно переместить сообщения между профилями.
• Защищается паролем.

Ограничения PST:

• Формат проприетарный: другие почтовые клиенты не всегда читают PST напрямую.
• Старые версии Outlook могут не открыть PST, созданный в новых версиях.
• Большие PST уменьшают производительность и повышают риск повреждения.

Совет: если нужна максимальная переносимость, рассмотрите экспорт в EML или использование централизованных архивов Exchange.

Когда следует создать PST и когда это не поможет

Когда PST полезен:

• Вы хотите локальную резервную копию важных писем.
• Надо освободить место в почтовом ящике сервера.
• Требуется перенести письма между компьютерами без доступа к серверу.

Когда PST не решит проблему:

• Если нужна централизованная архивная политика организации — лучше использовать Exchange Online Archiving.
• Если нужны отдельные файлы на почтовом сервере — PST не синхронизируется с облаком.
• Если вы хотите обеспечить поисковую доступность на уровне сервера — индексирование PST локально ограничено.

Четыре способа создать PST в Outlook

Ниже — проверенные шаги для разных сценариев. Выберите тот, что соответствует вашей задаче.

1. Через меню New Items (быстро создать пустой PST)

1. Откройте Outlook.
2. Нажмите New Items → More Items → Outlook Data File.

3. В поле имени введите удобное имя файла. При необходимости отметьте Add Optional Password, чтобы поставить пароль, затем нажмите OK.

4. Создайте пароль и подтвердите. После этого в списке папок появится новое личное хранилище (.pst).

Когда использовать: если нужно быстро создать пустой архив для ручной сортировки писем.

2. Через Import/Export (экспорт существующих папок в PST)

1. Откройте Outlook.
2. Файл → Open & Export → Import/Export.

3. Выберите Export to a file и нажмите Next.

4. Выберите Outlook Data File (.pst) и нажмите Next.

5. Отметьте папки, которые нужно экспортировать (включая подпапки), и нажмите Next.

6. Укажите путь через Browse и нажмите Finish.

Когда использовать: перенос писем с сервера в локальный файл, создание резервной копии конкретных папок.

3. Через Cleanup tools → Archive (архивация старых данных)

1. Откройте Outlook.
2. Файл → Info.

3. Cleanup tools → Archive.

4. Выберите папки и дату архивации, нажмите Browse для выбора места сохранения PST и OK.

Когда использовать: нужно автоматически архивировать старые сообщения и уменьшить размер почтового ящика.

4. Через Account settings (добавить новый data file)

1. Откройте Outlook.

2. Файл → Info.

3. Account settings → Account settings.

4. Вкладка Data Files → Add.

5. Выберите имя файла и тип .pst, нажмите OK.

Когда использовать: если нужно подключить новый локальный файл данных для использования в текущем профиле.

Как сохранить конкретное письмо в PST

1. Создайте новую папку в профиле: правый клик на Inbox → New Folder.

2. Перетащите нужное письмо в созданную папку.
3. Файл → Open & Export → Import/Export → Export to a file → Outlook Data File (.pst).
4. Выберите созданную папку и укажите место сохранения PST.

Когда использовать: если нужно экспортировать отдельное сообщение или группу писем.

Практические советы по безопасности и восстановлению

• Шифруйте PST паролем, если файл содержит конфиденциальные данные. Пароль придётся хранить отдельно — без него открыть PST нельзя.
• Делайте копию PST на внешний носитель или в корпоративный бэкап. Один локальный файл — единственная точка отказа.
• Проверяйте размер: старые версии Outlook имели лимит 2 ГБ; современные — гораздо больше, но очень большие PST чаще повреждаются.
• Для критичных данных лучше использовать серверные архивы (Exchange Online, специализированные решения для eDiscovery).

Important: не храните PST на сетевых дисках, если этому серверу не доверяете. Повреждение из‑за сетевых сбоев — частая причина потери данных.

Уменьшение размера PST и профилактика повреждений

• Удалите или экспортируйте крупные вложения (сохраните их отдельно и удалите из писем).
• Архивируйте старые папки по годам.
• Используйте Compact Now в свойствах файла данных (Account Settings → Data Files → Settings → Compact).
• Регулярно проверяйте целостность с помощью Inbox Repair Tool (scanpst.exe) при подозрении на повреждение.

Когда PST не открывается — быстрое руководство по устранению проблем

1. Ошибка «PST cannot be found»: проверьте путь к файлу и права доступа. Если файл на внешнем диске — убедитесь, что диск подключён.
2. Файл слишком большой или повреждён: запустите scanpst.exe и выполните восстановление.
3. Старый формат PST: обновите Outlook или экспортируйте в совместимый формат на машине с новой версией.
4. Пароль забыт: восстановления пароля официальными средствами нет; обратитесь в ИТ‑службу вашей организации для резервных копий.

Краткий сценарий отката: если внесли изменения в PST и заметили проблему — закройте Outlook, восстановите копию PST из резервной копии и откройте Outlook с восстановлённым файлом.

Чек‑лист по ролям

Чек‑лист для обычного пользователя:

• Сделать резервную копию текущего PST/OST.
• Определить цель (архив, перенос, освобождение места).
• Использовать Import/Export для экспорта нужных папок.
• Поместить PST на надёжный носитель.

Чек‑лист для IT‑администратора:

• Внедрить политику архивирования (например, ежегодная архивация в PST или серверный архив).
• Автоматизировать экспорт и бэкап PST файлов клиентов.
• Настроить мониторинг целостности и оповещения о превышении размеров.
• Обучить пользователей безопасному обращению с PST (не хранить на общих сетевых ресурсах).

Матрица рисков и меры снижения

Критерии приёмки

• PST создан и отображается в списке папок Outlook.
• Экспортированные папки содержат ожидаемое число писем.
• Файл открывается на целевой машине (при переносе) и нет ошибок целостности.
• Если был установлен пароль — файл открывается с указанным паролем.

Быстрые альтернативы PST

• EML — переносимые отдельные сообщения, легко открываются многими клиентами.
• MBOX — популярный формат для миграции между Unix‑клиентами и Gmail/Thunderbird.
• Серверный архив (Exchange Online Archiving) — централизованный, управляемый и индексируемый.

Когда выбирать альтернативу: если нужна совместимость с разными почтовыми клиентами или централизованный поиск — предпочитайте EML/MBOX/серверный архив.

Короткий словарь терминов

• PST: локальный файл данных Outlook.
• OST: оффлайн‑файл для серверных учётных записей, привязан к профилю и серверу.
• Compact: процедура сжатия PST после удаления данных.
• scanpst.exe: встроенный инструмент для проверки и восстановления PST.

Резюме

PST остаётся удобным инструментом для резервного копирования и переноса писем. Выберите метод создания в зависимости от цели: New Items — для пустого контейнера, Import/Export — для переноса папок, Archive — для автоматической очистки, Account Settings — для подключения файлов. Всегда делайте резервные копии и защищайте чувствительные данные паролем и шифрованием.

Notes: перед массовой миграцией проконсультируйтесь с IT‑отделом вашей организации, чтобы не нарушить политику хранения данных.

Спасибо за внимание. Напишите в комментариях, какой метод оказался удобнее и с какими проблемами вы столкнулись.