Как создать папку в Outlook (настольная, веб и мобильная версии)

Быстрые ссылки

• Создать папку в Outlook на компьютере
• Добавить папку в Outlook в вебе
• Создать папку в Outlook на мобильном

Microsoft Outlook позволяет создавать папки, чтобы сгруппировать связанные элементы. Папки можно делать для Почты, Календаря, Контактов и даже Задач. Ниже показано, как это делать в трёх средах — настольном приложении, веб-интерфейсе и мобильном приложении.

Термин: «Папка» — контейнер для элементов (письма, события, контакты), используемый для организации и фильтрации.

Создать папку в Outlook на компьютере

1. Откройте приложение Outlook на компьютере.
2. В левой панели выберите область, в которой хотите создать папку: Почта, Календарь, Контакты или Задачи. В примерах ниже выбрана Почта.

3. Справа от заголовка Почта выберите, где именно разместить папку: на уровне учётной записи или внутри существующей папки (например, «Отправленные»).
4. Щёлкните правой кнопкой мыши по элементу, под которым хотите создать папку, и выберите «Новая папка».

5. В окне «Создать новую папку» введите имя папки в поле Имя. Чтобы изменить расположение, выберите другой пункт в разделе Выберите место для папки.
6. Нажмите OK, чтобы создать папку.

7. Новая папка появится в левой панели и будет готова к использованию.

8. Чтобы переименовать, копировать, переместить или удалить папку — щёлкните её правой кнопкой мыши и выберите нужную операцию.

Совет: для Календаря команда называется «Новый календарь», но по сути выполняет аналогичную задачу — создаёт отдельный контейнер для событий.

Добавить папку в Outlook в вебе

Процесс в веб-версии Outlook схож с настольным приложением.

1. Откройте outlook.office.com или корпоративный URL вашей организации и войдите в аккаунт.
2. В левой панели выберите Почта.

3. В панели папок, рядом с существующими элементами, внизу щёлкните «Новая папка».

4. Введите имя папки и нажмите Enter.

5. Для создания подпапки щёлкните правой кнопкой по родительской папке и выберите Создать подпапку.

6. Переименование, удаление и перемещение выполняется через контекстное меню папки.

Примечание: веб-интерфейс чаще обновляется, поэтому расположение кнопок может незначительно отличаться в зависимости от версии сервера или корпоративной темы.

Создать папку в Outlook на мобильном устройстве (iOS и Android)

В мобильном приложении Outlook нет явной команды «Новая папка». Но можно создать папку обходным путём — при попытке переместить письмо вы создаёте новую папку автоматически.

1. Откройте приложение Outlook на телефоне.
2. Долгое нажатие на письмо, чтобы выделить его, затем нажмите три точки в правом верхнем углу.

3. Выберите Переместить в папку.

4. На экране Переместить беседу коснитесь иконки создания новой папки (папка с плюсиком) в правом верхнем углу.

5. Введите имя новой папки и нажмите Создать и переместить.

6. Чтобы получить доступ к папке, нажмите на иконку профиля в левом верхнем углу — в меню появится список ваших папок, включая только что созданную.

7. Учтите: мобильное приложение не позволяет переименовывать, перемещать или удалять папки — эти операции доступны только в настольном приложении или в веб-интерфейсе.

Совет: если вам нужно массово управлять папками (переименовать, удалить, изменить структуру), делайте это в вебе или на компьютере.

Альтернативные подходы к организации почты

• Правила и фильтры: автоматически перемещайте входящие письма в папки по отправителю, теме или меткам.
• Категории (метки) вместо папок: назначайте цветные категории, чтобы использовать одно письмо в нескольких срезах.
• Архивация: если вам нужно убрать прочитанные письма из коробки входящих, используйте архив вместо создания множества папок.

Когда не подходит: если вы хотите одновременно видеть одно письмо в нескольких местах, папки не подойдут — используйте категории.

Мини‑методика: быстро создать структуру папок для команды (5 шагов)

1. Определите основные разделы: Входящие, Проекты, Клиенты, Архивы.
2. Создайте верхний уровень папок для каждого раздела на компьютере или в вебе.
3. Внутри каждой папки создайте подпапки для статусов (На рассмотрении, В работе, Завершено).
4. Настройте правила для автоматического перемещения писем в соответствующие папки.
5. Проведите инструктаж команды: где искать, когда архивировать, какие правила действуют.

Роли и контрольный список (коротко)

• Для рядового сотрудника:
  • Создать личные папки для текущих проектов.
  • Не копировать письма без причины — используйте категории.
• Для руководителя:
  • Стандартизировать структуру папок для команды.
  • Назначить правила для автоматической сортировки внешней корреспонденции.
• Для администратора IT:
  • Обеспечить резервное копирование почтовых баз и проверить политики хранения.
  • Убедиться, что почтовые политики организации не запрещают создание папок у пользователей.

Критерии приёмки

• Папка создана и видна в левой панели в выбранной области (Почта/Календарь/Контакты/Задачи).
• Веб и настольная версии отображают папку с одинаковым именем.
• На мобильном устройстве папка видна в меню аккаунта.
• Права доступа (для общих почтовых ящиков) настроены корректно: нужные пользователи видят папку.

Когда создание папки может не сработать

• Ограничения прав: администратор мог запретить создание папок в общих ящиках.
• Оффлайн‑режим: если приложение не синхронизируется с сервером, изменения не сохранятся до восстановления связи.
• Ограничения сервера Exchange/Office 365: политики хранения и квоты могут блокировать создание новых элементов.

Совместимость и миграция

• Функции папок присутствуют в большинстве версий Outlook, но точные названия команд и расположение кнопок могут меняться. Всегда проверяйте интерфейс вашей версии.
• При миграции между аккаунтами или серверами экспортируйте структуру папок с помощью функций архивации или инструментов миграции, чтобы не потерять вложенную структуру.

Небольшой глоссарий

• Папка — контейнер для элементов.
• Подпапка — папка внутри другой папки.
• Правило — автоматическое действие для входящих писем.
• Архив — долгосрочное хранение писем вне входящих.

Итог

Создание папок в Outlook — базовая операция, доступная в настольном клиенте и веб‑версии напрямую, а в мобильном приложении доступная через операцию перемещения письма. Для эффективной организации комбинируйте папки с правилами и категориями, стандартизируйте структуру для команды и используйте веб или десктоп для массовых изменений.

Важное: если вы используете Outlook вместе с Gmail, учтите, что терминология и поведение меток/папок отличаются. Для Gmail рекомендуем создавать ярлыки и настраивать фильтры.

Короткая справка: если нужна инструкция по автоматической сортировке писем через правила или шаблон структуры папок для команды — напишите, и я добавлю готовый план и шаблон действий.