Как настроить автоматическую сортировку писем в Gmail по вкладкам

Быстрые ссылки

• Вручную переместить письма между вкладками
• Создать фильтры для автоматической сортировки

Письма в Gmail могут быстро разрастаться. Чтобы поддерживать порядок во входящих, настраивайте правила (в Gmail это «фильтры»), которые автоматически отправляют сообщения в нужную вкладку или метку. Ниже — понятная инструкция с вариантами, когда фильтры не сработают, альтернативами и краткими шаблонами.

Как вручную переместить письма между вкладками

Google обычно неплохо распределяет письма по вкладкам (Primary, Social, Promotions). Но иногда важная рассылка постоянно оказывается во вкладке «Promotions» — чтобы не пропускать её, можно один раз переместить письмо в «Primary».

1. Откройте Gmail в веб‑браузере на компьютере и перейдите во вкладку, где находится нужное письмо.

2. Перетащите письмо мышью из одной вкладки в другую (drag & drop). Например, перетащите рассылку из «Promotions» в «Primary».

3. После перемещения появится уведомление (toast) с предложением автоматически отправлять будущие письма от этого отправителя в выбранную вкладку. Нажмите “Yes” (в русской версии — «Да»), если хотите применить правило автоматически.

Important: Перетаскивание действует быстро и удобно, но покрывает только конкретного отправителя и будущие письма от него. Для сложных условий используйте фильтры.

Создание фильтров для автоматической сортировки писем

Фильтры дают гибкость: вы можете сортировать письма по отправителю, теме, ключевым словам, размеру и другим критериям. Фильтры применимы к входящим сообщениям и — при явном выборе — к существующим.

1. Нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу окна Gmail.

2. В меню «Quick Settings» (Быстрые настройки) выберите «See All Settings» — в русской интерфейсе это «Просмотреть все настройки».

3. Перейдите на вкладку «Filters and Blocked Addresses» (Фильтры и заблокированные адреса).

4. Нажмите «Create a New Filter» (Создать новый фильтр).

5. В появившейся форме укажите критерии фильтра:

• From: отправитель (например, newsletter@company.com)
• To: получатель (полезно для общих почтовых ящиков)
• Subject: слова в теме письма
• Has the words: ключевые слова в теле или заголовках
• Doesn’t have: исключающие слова
• Size: письма больше/меньше указанного размера (байты, KB, MB)
• Has attachment: только с вложениями
• Don’t include chats: исключить чаты

6. Нажмите «Create Filter» (Создать фильтр).

7. На следующем шаге укажите действие: отметьте «Categorize As» (Категоризировать как) и выберите нужную вкладку (Primary, Social, Promotions). Можно также выбрать пометку (Apply the label) или сразу удалить/архивировать.

8. Если нужно применить правило к уже полученным письмам, отметьте «Also apply filter to # matching conversations» (Также применить фильтр к # соответствующим беседам).

9. Нажмите «Create Filter» ещё раз, чтобы сохранить правило.

После создания вы получите уведомление о том, что фильтр создан успешно.

Примеры поисковых запросов для фильтров (шаблоны)

• По отправителю: from:news@company.com
• По домену отправителя: from:(@company.com)
• По теме: subject:(еженедельный OR рассылка)
• По ключевым словам: “has the words”: “распродажа скидка”

Используйте логические операторы OR, AND и круглые скобки для сложных правил.

Когда фильтры не работают — распространённые причины и решения

• Отправитель меняет адрес (например, newsletter@ → news1@): расширьте фильтр по домену (from:(@company.com)).
• Письмо приходит с подставного поддомена или через рассылку третьей стороны: используйте ключевые слова в теле или заголовках.
• Gmail классифицирует как «Promotions» из-за маркеров HTML/трекеров: вместо вкладок используйте метки и архивирование.
• Фильтр не применился к старым письмам — не забывайте отмечать опцию «Also apply filter…» при создании.

Если фильтр не срабатывает, временно пересылайте проблему в тестовую папку (ярлык) и проверяйте логику на нескольких примерах.

Альтернативные подходы

• Метки вместо вкладок: назначайте ярлыки и настраивайте быструю навигацию. Метки гибче, их видно в боковой панели.
• Правила в почтовом клиенте: если вы используете Outlook или Apple Mail с Gmail через IMAP, можно создавать фильтры локально, но они применяются только при запуске клиента.
• Пересылка и автоматизация: если нужно отправлять входящую почту в другой сервис, настройте автоматическую пересылку с фильтром.
• Расширения и плагины: сторонние инструменты помогают анализировать рассылки и генерировать фильтры, но проверяйте политику конфиденциальности.

Методология быстрой настройки (5 шагов)

1. Определите 5 отправителей/рассылок, которые раздражают в Promotions.
2. Перетащите одно письмо каждого отправителя в нужную вкладку — посмотрите подсказку Gmail.
3. Для рассылок с похожими шаблонами создайте фильтр по домену и теме.
4. Примените фильтры к существующим письмам при создании.
5. Через неделю оцените: добавьте исключения или уточните фильтры.

Критерии приёмки

• Новые письма от целевых отправителей попадают в выбранную вкладку автоматически.
• При выборе опции «Также применить фильтр…», существующие соответствующие сообщения перемещены.
• Фильтр не блокирует важные системные сообщения (проверьте исключения).

Роль‑ориентированные чек‑листы

Для обычного пользователя:

• Перетащил(а) одно письмо из конкретной рассылки в нужную вкладку
• Нажал(а) “Yes” для будущих писем (если был предложен вариант)
• Создал(а) фильтр для отправителей с изменчивыми адресами (по домену)

Для администратора G Suite/Google Workspace:

• Подготовить список доменов, которые нужно перенаправлять
• Инструктировать пользователей о конфликтах фильтров и централизованных правилах
• Рассмотреть использование маршрутизации почты на уровне администратора при массовых правилах

Советы по диагностике и тестированию

• Тестируйте фильтр на 10–20 писем перед массовым применением.
• Используйте поиск Gmail с тем же запросом, что и фильтр, чтобы увидеть, какие письма попадут под правило.
• Если что‑то пошло не так, временно отключите фильтр и проверьте результаты вручную.

Короткая справка: что еще можно сделать

• Создавайте сочетания: метка + категоризация в одну кнопку.
• Архивируйте автоматом промо‑рассылки, чтобы они не мешали основному потоку.
• Используйте вкладку Primary для транзакционных писем и писем от людей, а Promotions — для маркетинга.

Фактбокс

• Куда перемещать: Primary (важное), Social (соцсети), Promotions (маркетинг).
• Фильтры работают на стороне сервера Gmail — изменения применяются независимо от устройства.
• Фильтры можно редактировать и удалять в настройках Gmail.

Резюме

Фильтры и ручное перемещение писем — простые, но мощные способы держать входящие под контролем. Начните с перетаскивания нескольких писем, затем создайте фильтры по отправителю или домену. Проверяйте и корректируйте правила через неделю — так вы быстро настроите надёжную сортировку.

Related: Forget Inbox Zero: Use OHIO to Triage Your Emails Instead