Как автоматически добавить себя в CC/BCC в Gmail и Outlook

Логотипы Outlook и Gmail на экране ноутбука

Краткое объяснение

CC (копия) и BCC (скрытая копия) — это поля письма, куда вы добавляете дополнительные получатели. Добавляя себя в CC/BCC, вы получаете копию в своей папке «Отправленные» или «Входящие» для удобства отслеживания и архивирования. Это полезно для учёта переписки, соответствия процессам и резервирования копий.

Как автоматически добавлять себя в CC или BCC в Gmail

Gmail не предоставляет нативной опции для автоматического BCC/CC при отправке писем из веб-интерфейса. Основные варианты для автоматизации:

Установить расширение для браузера, которое добавляет правило авто-BCC/CC.
Использовать сторонние автоматизаторы (например, Zapier, Make) для копирования отправленных писем.
Настроить корпоративные правила Google Workspace (требует прав администратора).

Вариант через расширение (примерный путь)

Откройте Chrome и установите расширение Auto BCC for Gmail от CloudHQ или другое надёжное расширение с минимальными правами.
Создайте учётную запись CloudHQ и дайте разрешение на доступ только к Gmail (проверяйте перечень прав).
После установки откройте Gmail и нажмите «Написать».
Рядом с кнопкой «Отправить» появится значок конверта — нажмите на него.
В открывшемся окне выберите «Добавить новое правило».
В поле «When emails are sent from» (Когда письма отправляются с) вы увидите свой адрес — оставьте его.
В выпадающем списке выберите «to anyone» (кому угодно) или укажите условия по отправителю/получателю.
В списке «then automatically» (затем автоматически) выберите BCC или CC и введите свой адрес.
Нажмите «Сохранить правило», затем «Закрыть» и пользуйтесь обычным способом отправки писем.

Важно: если перестанете пользоваться расширением, удалите его на странице myaccount.google.com/permissions.

Варианты без расширений

Google Workspace (администратор): настроить пересылку или маршрутизацию сообщений на уровне домена/пользователя. Это безопаснее для бизнеса, но требует прав администратора.
Автоматизаторы: сервисы типа Zapier/Make могут подключаться к аккаунту и при событии «Новое отправленное письмо» копировать данные на почту или в хранилище. Плюс — гибкие условия; минус — возможные расходы и дополнительные разрешения.
Ручная дисциплина: шаблон в черновиках и привычка нажимать «BCC: мій_емейл» при отправке.

Как автоматически добавлять себя в CC или BCC в Outlook

Outlook позволяет создавать правила, которые срабатывают для отправленных сообщений. Это встроенная и надёжная опция.

Пошаговая инструкция для классического Outlook на Windows

Откройте Outlook.
На вкладке «Главная» выберите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями».
Нажмите «Создать правило» или «Новое правило».
В разделе «Начать с пустого правила» выберите «Применять правило к сообщениям, которые я отправляю» и нажмите «Далее».
Выберите условие «Через указанный аккаунт» и укажите учётную запись, с которой будете отправлять письма.
Нажмите «Далее».
Отметьте действие «Копировать сообщение в папку» или «Добавить в Cc сообщение людям или в общую группу» (в зависимости от версии Outlook выберите именно добавление в CC/параллельную опцию).
Нажмите на ссылку «люди или общая группа» и введите ваш адрес — также укажите других получателей при необходимости.
При необходимости добавьте исключения (например, письма, отправленные внутренним рассылкам или определённым адресатам).
Дайте правилу понятное имя и отметьте «Включить правило».
Нажмите «Готово».

Проверяйте работу правила: отправьте тестовое письмо и убедитесь, что копия приходит на указанный адрес.

Когда автоматизация может не работать

Расширение не получило нужных разрешений или было заблокировано политиками компании.
Правила Outlook конфликтуют между собой или отключены.
У вас корпоративная почта с ограничениями на пересылку/внешние копии (например, в Google Workspace или Exchange администратор запретил авто-пересылку).
Вы используете мобильное приложение без синхронизации правил (некоторые правила применяются только в десктопной версии).

Безопасность, конфиденциальность и соответствие требованиям

Проверяйте права доступа расширений и сервисов автоматизации. Не давайте доступ к «всем данным Gmail» без нужды.
Для корпоративной почты согласуйте автоматизацию с IT и отделом безопасности — автоматическая отправка внешних копий может нарушать политику безопасности.
GDPR/законы о персональных данных: автоматическое копирование писем с персональными данными на внешние адреса требует оценки рисков и, возможно, правовой проверки.

Руководство по выбору подхода (мини-методология)

Определите цель: для учёта личной переписки, для архивирования или для соответствия процессу?
Оцените права и ограничения: личный аккаунт или корпоративный? Есть ли администраторские возможности?
Выберите инструмент: встроенный Outlook rule, расширение для Gmail, автоматизатор (Zapier/Make) или админские правила Workspace.
Настройте правило/интеграцию и проведите тесты.
Документируйте решение и установите периодический контроль (например, раз в квартал проверять, что правила работают корректно).

Шаблон SOP — быстрый план внедрения

Цель: Обеспечить автоматическую копию отправленных писем на адрес X для архивации.
Область: Все сотрудники, использующие почту example.com.
Инструмент: Google Workspace (маршрутизация на уровне домена) или Outlook правило.
Процедура: администратор настраивает правило/маршрутизацию; тестирование на 3 пользователях; откат при проблемах.
Критерии приёмки: копии приходят в течение 30 минут после отправки; отсутствуют дубли; нет ошибок доставки.
Откат: отключить правило/маршрутизацию и уведомить пользователей.

Роль‑ориентированные чек‑листы

Администратор:
- Проверить требования безопасности и соответствия.
- Настроить админские правила (если возможно).
- Провести тест на выборке пользователей.
Продвинутый пользователь:
- Установить проверенное расширение, настроить правило, тестировать.
- Мониторить журналы и уведомления о неудачных отправках.
Разовый пользователь:
- Использовать ручной BCC/CC или пересылку важных писем в архив.

Критерии приёмки

Автоматическая копия появляется в целевом ящике при отправке обычного сообщения.
Нет значимых задержек (обычно < 5 минут для клиентских правил, < 30 мин для интеграторов).
Правило не создаёт циклической пересылки (например, ответ на авто-копии не должен снова пересылаться).

Быстрые советы и частые ошибки

Не добавляйте себя в CC/BCC для массовых рассылок — это создаст лишний шум.
При использовании BCC помните: получатели не увидят ваш адрес; при CC — увидят.
Проверяйте папки «Спам»/«Уведомления», если копии не приходят.

Мерцательная диаграмма для выбора решения

flowchart TD
  A[Нужно авто-BCC/CC?] --> B{Это личный или корпоративный аккаунт?}
  B -->|Корпоративный| C[Свяжитесь с администратором: настройка Workspace/Exchange]
  B -->|Личный| D{Используете Outlook или Gmail?}
  D -->|Outlook| E[Создать правило в Outlook]
  D -->|Gmail| F{Готовы установить расширение?}
  F -->|Да| G[Установить проверенное расширение 'CloudHQ и т.п.']
  F -->|Нет| H[Использовать Zapier/Make или ручной BCC]
  C --> I[Тест и мониторинг]
  E --> I
  G --> I
  H --> I

Примеры откатов и тестовых случаев

Тест 1: Отправить письмо на внешний адрес и проверить получение копии на ваш архивный ящик.
Тест 2: Отправить массовую рассылку; убедиться, что правило не вызывает массовых дубликатов.
Откат: отключить правило/расширение и переслать контрольное письмо — копии больше приходить не должны.

Резюме

Автоматическое добавление себя в CC или BCC удобно для архивации и контроля переписки. Для Outlook используйте встроенные правила — это надёжный и безопасный способ. В Gmail чаще всего применяют расширения, автоматизаторы или админские настройки в Workspace. Всегда проверяйте права доступа расширений и соответствие корпоративным политикам, чтобы не нарушить конфиденциальность и правила безопасности.

Важно: выбирайте решение с учётом масштаба (личное vs корпоративное), безопасности и удобства техподдержки.