Как задать подпись по умолчанию в Outlook 2013

К чему это подходит

• Автоматическая вставка контактов, должности и юридической информации в каждое письмо.
• Разные подписи для рабочих и личных аккаунтов.

Важно: чтобы подпись добавлялась автоматически, у каждого аккаунта должен быть назначен подпись по умолчанию. Если вы не хотите подпись в каком‑то аккаунте, создайте «пустую» подпись (например, один пробел или точку).

Шаг за шагом: назначение подписи по умолчанию

1. Откройте Outlook и нажмите вкладку File.

2. В списке слева выберите Options.

3. В диалоговом окне Outlook Options выберите Mail в списке слева.

4. На экране Mail в разделе Compose messages нажмите Signatures.

5. В диалоговом окне Signatures and Stationery в правой верхней части под Choose default signature выберите почтовый аккаунт в списке E-mail account. Затем укажите подпись по умолчанию для New messages и для Replies/forwards, выбрав нужные подписи в соответствующих выпадающих списках. Нажмите OK, чтобы применить изменения.

6. Нажмите OK в диалоговом окне Outlook Options, чтобы закрыть его.

Альтернативный путь: из окна создания сообщения

1. На вкладке Home нажмите New Email или откройте черновик (папка Drafts).

2. В окне New Mail Message в разделе Include нажмите Signature и выберите Signatures.

3. Откроется то же окно Signatures and Stationery, где можно назначить подписи по умолчанию.

Частые сценарии и рекомендации

• Если вы используете несколько учётных записей, назначайте подпись для каждой отдельно. При смене отправителя Outlook подставит соответствующую подпись.
• Для случаев, когда подпись не нужна, создайте подпись из одного пробела или символа — это позволяет не вставлять реальную подпись без удаления настройки по умолчанию.
• Если у вас HTML‑подпись с изображениями, проверьте, что изображения не вставляются как вложения, а ссылаются корректно, и что получатель видит их в HTML‑режиме.

Примечание: подпись по умолчанию применяется только при создании новых сообщений и при ответах/пересылках. Вы всегда можете вручную вставить или изменить подпись в открытом окне сообщения.

Технические ограничения и когда это не сработает

• Если сообщение отправляется из мобильного приложения Outlook или из другого почтового клиента, настройки десктопной версии Outlook 2013 не будут применяться.
• При отправке через общую почтовую учётную запись (delegate) настройки подписи могут зависеть от прав и конфигурации сервера Exchange.
• Если подпись содержит внешние ресурсы (изображения по URL), корпоративный почтовый сервер или почтовый клиент получателя может блокировать загрузку этих ресурсов.

Быстрая проверка после настройки

1. Создайте новое письмо — должна автоматически появиться подпись, назначенная для аккаунта по умолчанию.
2. Смените поле From на другой аккаунт — подпись должна измениться.
3. Ответьте на сообщение — проверьте подпись для Replies/forwards.

Чек-листы по ролям

Для обычного пользователя

• Открыл File → Options → Mail → Signatures
• Выбрал аккаунт и назначил подпись для New messages и Replies/forwards
• Проверил поведение в новом письме и при ответе

Для IT‑администратора

• Подумал о политике подписей (корпоративный стиль, юридическая фраза)
• Подготовил шаблоны подписи и инструкции для сотрудников
• Проверил передачу HTML и безопасность внешних изображений

Решение проблем (короткий runbook)

• Подпись не вставляется: проверьте, назначена ли подпись именно для того аккаунта.
• Подпись выглядит сломанной: откройте её в редакторе Signatures и исправьте HTML/форматирование.
• Изображения не видны: используйте встроенные изображения (вставка файла) или предупредите пользователей, что изображения могут блокироваться.

Мини‑методика: как организовать подписи в компании

1. Создайте 2–3 стандартизированных шаблона: корпоративный, краткий, личный.
2. Раздайте инструкции с примерами (копировать/вставить в Signatures).
3. Для массового развёртывания используйте политики Exchange или скрипты, если доступно.
4. Обучите сотрудников проверять подпись везде, где сменяют аккаунт.

Диаграмма выбора подписи

flowchart TD
  A[Нужно ли автоподпись?] -->|Да| B[Назначить подпись в Signatures]
  A -->|Нет| C[Создать пустую подпись]
  B --> D{Множественные аккаунты?}
  D -->|Да| E[Назначить для каждого аккаунта]
  D -->|Нет| F[Назначить для текущего аккаунта]
  E --> G[Проверить в новом письме]
  F --> G
  C --> G

Критерии приёмки

• При создании нового письма подпись по умолчанию вставляется автоматически.
• При смене отправителя подпись переключается на соответствующую этому аккаунту.
• Ответы и пересылки содержат подпись, назначенную для Replies/forwards.

Глоссарий (1 строка)

• Signatures — редактор подписей в Outlook, где создают и назначают подписи для аккаунтов.

В ближайшие дни мы рассмотрим редактор подписей подробнее: как использовать функции редактора, вставлять и менять подписи вручную, делать резервные копии и восстанавливать подписи, а также адаптировать подпись для plain text писем.

Итоговые ключевые выводы:

• Подписи назначаются отдельно для каждого аккаунта.
• Назначение подписи по умолчанию экономит время и уменьшает ошибки.
• Для исключения подписи используйте «пустую» подпись.