Как архивировать письма в Outlook на компьютере, в вебе и на мобильном

Быстрые ссылки

• Архивировать письма в Outlook на компьютере
• Переместить письма в архив в Outlook в браузере
• Отправить письма в архив в мобильном приложении Outlook

Что такое архивирование в двух словах: архивирование — это перемещение письма из папки «Входящие» в отдельную папку «Архив» для уменьшения визуального шума, при этом письмо остаётся доступным для поиска и восстановления.

Важно: Архивирование не удаляет письмо и не освобождает место на почтовом сервере в том же смысле, как удаление. Письмо остаётся в вашей учётной записи и доступно для поиска и восстановления.

Архивация писем в Outlook на компьютере

Шаг 1. Откройте приложение Outlook на компьютере.

Шаг 2. В папке «Входящие» отметьте письмо или несколько писем. Чтобы выбрать несколько писем, удерживайте клавишу Ctrl и кликайте по письмам.

Шаг 3. На вкладке «Главная» (Home) нажмите кнопку «Архив» (Archive).

Outlook моментально переместит выбранные письма в папку «Архив». Чтобы просмотреть все архивированные письма, в списке папок слева выберите папку «Архив».

Шаг 4. Чтобы вернуть письмо в «Входящие», в папке «Архив» щёлкните правой кнопкой по письму и выберите Переместить → Входящие (Move → Inbox).

Подсказка: Можно настроить панели быстрого доступа или горячие клавиши, если вы часто архивируете письма.

Перемещение писем в архив в Outlook в вебе

Шаг 1. Откройте браузер и перейдите в Outlook для веба. Войдите в свою учётную запись.

Шаг 2. На главном экране выберите одно или несколько писем. Для множественного выбора нажмите круглый индикатор слева от каждого письма.

Шаг 3. В верхней панели инструментов нажмите «Архив» (Archive).

Если вы сразу передумали, внизу экрана появится уведомление с возможностью Отменить (Undo).

Шаг 4. Все заархивированные письма можно открыть через папку «Архив» в левой панели.

Шаг 5. Чтобы вернуть письмо в «Входящие», выберите его и в верхнем меню нажмите Переместить в → Входящие (Move To → Inbox).

Совет: Веб-версия сразу показывает кнопку Отменить — это удобно для быстрых ошибок.

Отправка писем в архив в мобильном приложении Outlook

Шаг 1. Откройте приложение Outlook на смартфоне.

Шаг 2. Нажмите и удерживайте письмо, чтобы начать выбор, затем тапайте по другим письмам для множественного выбора.

Шаг 3. В правом верхнем углу нажмите значок «Архив» (обычно слева от трёх точек).

Если вы хотите отменить действие сразу, внизу экрана появится сообщение с кнопкой «Отменить».

Шаг 4. Открыть все архивированные письма можно через меню профиля в левом верхнем углу → папка «Архив».

Шаг 5. Чтобы вернуть письмо обратно, выберите его, нажмите три точки в правом верхнем углу и выберите Переместить в папку.

Затем укажите папку «Входящие» или другую папку назначения.

Когда архивирование не сработает и альтернативы

• Если ваша учётная запись использует правила удержания или политики архивации на сервере (например, в корпоративном Exchange), локальное нажатие «Архив» может иметь другой эффект или быть недоступным. В таких случаях обратитесь к администратору.
• Архивирование не освобождает место на сервере, если корпоративная политика не удаляет письма навсегда. Для освобождения места используйте удаление с очисткой корзины.
• Если вам нужно помечать письма по теме или проекту, лучше использовать папки, категории или метки, а не только «Архив».

Альтернативы архивированию:

• Правила и Quick Steps для автоматической сортировки входящих писем.
• Перемещение в тематические папки.
• Пометки/категории для быстрого фильтра.

Ментальные модели и когда использовать архив

• История завершена: архивируйте письмо, когда задача завершена и сообщение может понадобиться в будущем в качестве ссылки.
• Не важно сейчас, но возможно понадобится: архив лучше чем удаление.
• Хранение для отчётов: если вы обязаны сохранять письма по нормативам, используйте корпоративные архивы и политики хранения.

Быстрый чек-лист для разных ролей

Для обычного пользователя:

• Выделить письма → Нажать «Архив» → Проверить папку «Архив» при необходимости.

Для менеджера/ответственного за проекты:

• Использовать папки по проектам + архив для завершённых потоков.
• Настроить правила для автоматической архивации писем старше N дней.

Для администратора IT:

• Проверьте политики хранения и правила Exchange/Office 365.
• Сообщите пользователям разницу между «Архивом» и удалением.

Мини-методика внедрения архивации в рабочем процессе

1. Определите критерий для архивирования (статус задачи, старше N дней, завершён проект).
2. Обучите пользователей: краткие инструкции по одной странице или короткое видео.
3. Настройте правила/Quick Steps для автоматизации.
4. Отслеживайте обратную связь и корректируйте пороговые значения (N дней).

Критерии приёмки

• Письма, помеченные как «Архив», исчезают из входящих и появляются в папке «Архив».
• Пользователь может вернуть письмо в «Входящие» через Переместить → Входящие.
• При использовании Undo действие отменяется в пределах сессии.

Тест-кейсы

1. Один пользователь: выбрать одно письмо и нажать «Архив» → письмо появляется в папке «Архив».
2. Множественный выбор: выбрать 5 писем и архивировать → все 5 перемещены.
3. Отмена: после архивации нажать «Отменить» → письма возвращены в «Входящие».
4. Восстановление: в архиве выбрать письмо → Переместить → Входящие → письмо в «Входящие».
5. Ограничение прав: учетная запись с ограниченной политикой → попытка архивировать сообщает об ошибке или действие иначе обрабатывается — проверить с администратором.

Риски и рекомендации по снижению

• Риск: пользователь нечаянно архивирует важное письмо. Митигирование: использовать уведомление «Отменить» и показывать короткую подсказку при первом использовании.
• Риск: неполная интеграция с корпоративной политикой хранения. Митигирование: согласовать поведение архива с IT и документировать отличия.

Быстрый справочник по клавишам и действиям

• Десктоп: выделить письмо → Home → Archive.
• Веб: выделить письмо → Archive в верхней панели → Undo если нужно.
• Мобильный: долго нажать → выбрать письма → значок Архив.

Чем архив отличается от удаления

• Архив — сохраняет письмо в доступном месте для поиска и восстановления.
• Удаление — перемещает в «Удалённые» и затем может быть окончательно удалено, освобождая место (в зависимости от политики).

Резюме

Архивирование — простой и безопасный способ убрать визуальный шум из «Входящих», не теряя письма навсегда. Используйте его как часть своей повседневной почтовой гигиены: архивируйте завершённые диалоги, настраивайте правила для автоматизации и знакомьтесь с корпоративными политиками хранения.

Короткое объявление для команды: «Мы начинаем использовать папку «Архив» как стандарт для завершённых переписок. Архивирование не удаляет письма и позволяет быстро восстановить переписку при необходимости.»