Как применить настройки AutoArchive к подпапкам в Outlook

Outlook поддерживает автоматическое архивирование писем, но поведение для подпапок вызывает вопросы. В этой статье мы шаг за шагом покажем, как включить AutoArchive для подпапок, разберём типичные ошибки и предложим альтернативы для администраторов и пользователей.

Как вручную задать AutoArchive для одной подпапки

1. В Outlook щёлкните правой кнопкой по нужной подпапке и выберите «Свойства».
2. Перейдите на вкладку «AutoArchive».

3. Включите нужные параметры (например, архивировать элементы старше N дней или переносить в файл архива) и сохраните изменения.
4. Повторите эти шаги для каждой подпапки, которую хотите архивировать автоматически.

Совет: если в подпапке есть собственные правила или метки, проверьте их совместимость с AutoArchive перед массовым применением.

Можно ли применить настройки ко всем подпапкам сразу?

Нет — стандартный клиент Outlook не передаёт параметры AutoArchive от родительской папки к дочерним. Каждый пользователь должен настроить свойства для каждой подпапки отдельно.

Важно: в корпоративной среде у администраторов есть дополнительные инструменты. Групповые политики (GPO), серверные правила архивации на Exchange или скрипты PowerShell позволяют централизованно управлять политиками хранения и архивирования. Эти варианты выходят за рамки локальных настроек клиента и требуют прав администратора.

Архив сохраняет структуру папок?

Да. При обычном архивировании Outlook сохраняет иерархию папок. Если вы выбираете опцию «Архивировать эту папку и все подпапки», вложенные папки сохранятся в том же виде внутри файла архива (PST).

Куда Outlook помещает архивные файлы?

Архивы Outlook обычно сохраняются в отдельный PST-файл. По умолчанию этот файл находится в папке «Документы/Outlook Files» на вашем компьютере, но путь можно изменить в настройках архива.

Удаляет ли архив писем содержимое навсегда?

Нет. Архивные письма не удаляются автоматически без вашего участия. Outlook перемещает их в PST-файл. Письма остаются на диске до тех пор, пока вы сами не удалите файл архива или не удалите письма из архива.

Быстрая проверка и отладка (чеклист)

• Убедитесь, что у подпапки включена вкладка AutoArchive и задано правильное действие.
• Проверьте локальный путь к файлу архива и наличие прав записи в папку.
• Если архив не появляется в ожидаемое время, откройте Outlook и выполните принудительное архивирование: Файл → Инструменты → Очистка почтового ящика → Архивировать.
• Для корпоративных почтовых ящиков проверьте, не перекрывают ли серверные политики локные настройки.

Когда это не работает: возможные причины

• Подпапка настроена иначе, и параметры AutoArchive отключены для неё.
• Файл архива недоступен или перемещён.
• Почтовый ящик использует Exchange Online с политиками хранения, которые переопределяют локальные AutoArchive-настройки.

Альтернативные подходы

• Использовать серверные политики хранения и архивации (Retention Policies / In-Place Archive) в Exchange Online. Это централизованное решение для организаций.
• Экспортовать письма вручную в PST и размещать их в безопасном каталоге.
• Настроить автоматизацию с помощью PowerShell для массового применения настроек или миграции архивов.

Роли и действия

• Обычный пользователь: вручную установите AutoArchive для каждой подпапки и убедитесь в доступности файла PST.
• Сетевой администратор: рассмотрите применение GPO или политик хранения на сервере для автоматического управления архивированием на уровне организации.
• Сотрудник ИТ-поддержки: проверьте права доступа к папке с PST и помогите с восстановлением архивов.

Мини-методология для массовой настройки (руководство для администраторов)

1. Определите политику хранения для типов сообщений и отделов.
2. Настройте и протестируйте политику на пилотной группе пользователей.
3. Примените политику централизованно через серверные механизмы (Exchange / GPO).
4. Мониторьте эффективность и собирайте обратную связь.

Критерии приёмки

• Каждая целевая подпапка имеет включённые параметры AutoArchive.
• Архивные PST-файлы корректно создаются и доступны для чтения.
• Структура папок в архиве соответствует исходной структуре.

Сводка

Outlook не наследует настройки AutoArchive от родительских папок. Поэтому для автоматического архивирования подпапок нужно вручную включать AutoArchive в свойствах каждой подпапки. Для организаций лучше использовать серверные политики или скрипты для централизованного управления.

Дополнительные материалы:

• Как отключить Top Results в Microsoft Outlook для Desktop и Web
• Решено: ScanPST не исправляет файл PST?
• Microsoft Outlook: лучшие способы организации писем

Если нужно, я могу подготовить короткий чеклист для массовой настройки через PowerShell или пример GPO-политики для вашей организации.