Как добавить и удалить Bates‑нумерацию в PDF: пошаговое руководство

Что такое Bates‑нумерация

Bates‑нумерация (иногда называют Bates‑штамп) — это метод присвоения уникальных идентификаторов страницам документа. Такие идентификаторы обычно вставляют в заголовки или колонтитулы страниц. Bates‑идентификатор может состоять только из цифр или быть дополнен префиксами/суффиксами (буквы, шифры, год и т. п.).

Ключевые преимущества:

• Упорядочение и однозначная идентификация страниц.
• Быстрый поиск по номеру страницы или серии (префикс/суффикс).
• Упрощение электронных ревью и обмена комплектами документов.

Важно: Bates‑нумерация не изменяет содержимое текста документа (если вы не встраиваете номера как видимый штамп), но вставляет визуальные элементы на каждый PDF‑лист.

Быстрый обзор вариантов применения

• Судебные дела и открытия материалов (litigation).
• Внутренний аудит и соответствие нормативам.
• Передача комплектов документов между командами.
• Архивирование и бэкап с гарантией единственности идентификаторов.

Когда Bates‑нумерация не подойдёт

• Если вам нужен индекс по содержимому, а не по страницам — лучше использовать метаданные и индексатор (например, полнотекстовый поиск).
• Если документы постоянно редактируются и переупорядочиваются, визуальные Bates‑штампы на страницах могут вводить в заблуждение — в таких случаях предпочтительнее хранить номера в метаданных или в имени файла.
• Для сканированных изображений с плохим качеством сначала требуется OCR, иначе автоматический поиск по номерам не сработает.

Инструменты и требования

Что нужно для работы:

• Adobe Acrobat (рекомендуется): Acrobat Pro / Acrobat DC для пакетных операций и GUI.
• Любая программа, способная редактировать колонтитулы в PDF (PDF‑редакторы, некоторые облачные сервисы).
• Для автоматизации: скрипты переименования (bash/PowerShell), утилиты работы с PDF (pdftk, qpdf, pdfcpu) или собственные скрипты на Python.

Совет: всегда работайте с копиями оригиналов. Перед массовым применением сделайте тест на нескольких файлах.

Пошаговая инструкция: добавить Bates в один PDF (Adobe Acrobat)

1. Откройте Adobe Acrobat и загрузите PDF.

2. В верхнем меню выберите Tools, чтобы открыть дополнительную панель инструментов.

3. В панели инструментов нажмите Edit PDF.

4. В наборе инструментов Edit PDF выберите More → Bates Numbering → Add.

5. В появившемся диалоге Bates Numbering выберите Add Files и добавьте нужный файл.

6. После выбора файла нажмите Add Files → Add Files.

7. Укажите папку для сохранения обработанных файлов в Output Options, настройте формат вывода и подтверждайте OK.

8. В Header and Footer установите позицию номера (верх/низ, левый/центр/право) и нажмите Insert Bates Number.

9. Укажите параметры Bates:

• Number Of Digits — количество цифр в номере (например, 3 для 001).
• Start Number — начальное значение серии.
• Prefix — префикс перед номером (например, CASEA_).
• Suffix — суффикс после номера (например, _CONF).

10. Просмотрите превью и нажмите OK, чтобы вставить Bates.

Добавление Bates ко всем PDF в папке (пакетная обработка)

1. В панели Tools снова выберите Edit PDF.

2. В Edit PDF нажмите More → Bates Numbering → Add.

3. В диалоге Bates Numbering выберите Add Folder и укажите папку с PDF.

4. Выберите папку и настройте Output Options для места сохранения.

5. Дальше те же шаги: Header and Footer → Insert Bates Number → задать параметры → OK.

Важно: процесс обработает только те файлы в папке, которые уже в формате PDF. Прочие форматы нужно сначала конвертировать.

Добавление Bates в имена файлов

Иногда удобно не изменять страницы, а добавить номер в имя файла. Это полезно для систем, где видимый штамп нежелателен.

1. Откройте файл в Acrobat → Tools → Edit PDF → More → Bates Numbering → Add.

2. В диалоге Output Options отметьте Add to original file names и используйте маркер %BATES_NUMBER_KEY% в поле Insert Before или Insert After.

3. Подтвердите OK — имена файлов получат указанный Bates маркер.

Альтернативный метод для массового переименования (bash):

# Пример: добавить префикс CASE_ и Bates номер 3 цифры
i=1
for f in *.pdf; do
  printf -v num "%03d" "$i"
  cp "$f" "CASE_${num}_$f"
  ((i++))
done

PowerShell эквивалент для Windows:

$i = 1
Get-ChildItem -Filter *.pdf | Sort-Object Name | ForEach-Object {
  $num = '{0:D3}' -f $i
  Copy-Item $_ -Destination ("CASE_{0}_" -f $num + $_.Name)
  $i++
}

Примечание: скрипты создают копии файлов с Bates в имени — это простой и безопасный способ применить идентификаторы без изменения содержимого PDF.

Редактирование и перестановка файлов в серии Bates

• Чтобы изменить порядок файлов в серии, переместите их в список Add Files (Move Up / Move Down) или перетащите в нужную позицию в диалоге добавления.
• Для продолжения серии при добавлении новых файлов запомните последний использованный номер и введите в Start Number значение следующей страницы.

Как найти страницу по Bates‑номеру

1. В Acrobat выберите Edit → Advanced Search.

2. Введите часть Bates‑номера (полный номер или префикс/суффикс) в поле поиска.

3. В Where Would You Like to Search выберите All PDF Documents In и укажите папку.

4. Нажмите Browse For Location → выберите папку → Search.

Если поисковая система не находит номера в сканированных документах, предварительно выполните OCR для документов.

Как удалить Bates из PDF

1. Откройте PDF с Bates и перейдите Tools → Edit PDF → More → Bates Numbering → Remove.

Удаление удаляет видимые штампы с каждой страницы и возвращает документ в состояние до применения штампов (в пределах сохранённых метаданных и версий файла).

Контрольные списки и роли

Ниже краткие чек‑листы по ролям: что проверить до и после применения Bates.

Роль: Паралегал / Специалист по делу

• Убедиться, что исходные файлы сохранены.
• Проверить, что выбран корректный префикс/суффикс.
• Задать Start Number и Number Of Digits согласно протоколу.
• Просмотреть 1–3 превью после проставления Bates.
• Загрузить результат в систему обмена документами.

Роль: Менеджер по записям / Records Manager

• Проверить единообразие префиксов по проектам.
• Проверить совместимость имен файлов с архивной системой.
• Убедиться, что номера не конфликтуют с существующей серией.

Роль: IT / Инженер автоматизации

• Подготовить скрипт пакетного переименования или запуск в CI.
• Проверить производительность на большом наборе файлов.
• Настроить логи и откат при ошибке.

SOP — стандартная операционная процедура для одной серии Bates (рекомендации)

1. Создайте рабочую папку: originals/ и working/. Копируйте оригиналы в originals/.
2. В working/ скопируйте только те PDF, которые будут пронумерованы.
3. Задайте префикс/суффикс и стартовый номер.
4. Примените Bates к тестовой подсерии (3–5 файлов).
5. Проверка: откройте 3 файла, выполните поиск по номеру и проверьте порядок.
6. Запустите пакет на всей рабочей папке.
7. Проверьте логи и сохраните результаты в archive/.
8. Если необходимо, добавьте номера в имена файлов копий.

Критерии приёмки

• Видимые Bates на всех страницах, соответствие формату (digits, prefix, suffix).
• Поиск по заданному номеру возвращает корректные страницы.
• Для пакетной обработки все PDF в папке обработаны, другие форматы проигнорированы.

Тестовые сценарии и кейсы приёмки

1. Тест: одиночный файл, 10 страниц, Start Number=1, Number Of Digits=3

   • Ожидаемое поведение: номера 001–010 видимы в выбранном колонтитуле; поиск находит 005.

2. Тест: папка с 100 PDF, смешанные имена; Add Folder с Output Options в отдельную папку

   • Ожидаемое поведение: все PDF в папке обработаны; исходные файлы не перезаписаны без подтверждения.

3. Тест: добавление файлов к существующей серии (последний номер 025)

   • Ожидаемое поведение: при старте новой партии указывается Start Number=26, чтобы продолжить последовательность.

4. Тест: защищённый PDF с паролем

   • Ожидаемое поведение: system запрашивает пароль и только после ввода продолжает обработку этого файла.

Альтернативные подходы и инструменты

1. PDF‑редакторы: PDF‑XChange, Nitro, Foxit — многие поддерживают Bates или аналогичные колонтитулы.
2. Командная строка + скрипты: для массовых операций проще генерировать Bates в именах файлов с помощью bash/PowerShell.
3. Автоматизация с использованием CI/CD: при интеграции в поток документооборота можно генерировать Bates при экспорте пакета.
4. Самописные решения: библиотека pdfcpu (Go), qpdf, pdftk — подходят для распараллеливания и автоматической обработки, но требуют навыков разработки.

Когда использовать альтернативы:

• Нет доступа к Adobe Acrobat.
• Требуется интеграция в автоматизированный рабочий процесс.
• Необходимо только переименование файлов, а не видимая нумерация на страницах.

Примеры шаблонов префиксов и практики именования

Стандартные шаблоны префиксов:

• PROJECTCODE_ — если серия относится к проекту.
• CLIENTIDYEAR — для ежегодных комплектов.
• CASEAPARTYB — судебные дела с указанием сторон.

Примеры конечных имён файлов:

• CASEA_001_contract.pdf
• ACME_2025_023_invoice.pdf

Рекомендация: используйте одинаковое количество цифр (Number Of Digits) для сортировки по имени.

Советы по качеству и безопасность

Important: Всегда работайте с копиями оригиналов. Храните исходные файлы в read‑only и используйте контроль версий.

Безопасность и конфиденциальность:

• Обращайтесь с конфиденциальными документами по политике компании.
• При пакетной обработке защищённых PDF заранее получите пароли или исключите такие файлы из автоматизации.
• Логи пакетной обработки не должны содержать конфиденциальный текст документа — ограничьте запись до имён файлов и ошибок.

GDPR и приватность

• Если Bates‑идентификатор содержит персональные данные (например, инициалы), убедитесь, что есть правовые основания для их обработки.
• При передаче Bates‑пронумерованных файлов третьим лицам проверьте соглашения о передаче и минимизацию данных.

Советы по совместимости и миграции

• PDF/A и резервное копирование: будьте осторожны при сохранении в PDF/A — некоторые инструменты могут изменить видимые объекты.
• Версии Acrobat: интерфейс и названия опций могут немного отличаться между Acrobat Standard, Acrobat Pro и облачной версией.
• При миграции на автоматизированные утилиты убедитесь, что тесты покрывают разные типы PDF (сканированные, генерированные из Word/Excel, архивные).

Decision flowchart: выбрать метод (Mermaid)

flowchart TD
  A[Нужно проставить Bates?] --> B{Тип задачи}
  B -->|Один файл, вручную| C[Использовать Adobe Acrobat GUI]
  B -->|Папка, одна серия| D[Adobe пакетная обработка]
  B -->|Папка, автоматика| E[Скрипт переименования или CI]
  B -->|Нужно только имя файла| F[Переименование 'bash/PowerShell']
  C --> G[Тест: 3 страницы -> OK]
  D --> H[Проверить Output Options]
  E --> I[Настроить лог и откат]
  F --> J[Тест на копии]

Частые ошибки и как их избегать

1. Неправильный Start Number — перед массовой обработкой проверьте последнюю цифру вашей серии.
2. Неправильная длина Number Of Digits — если длина меньше, последовательность может выглядеть неконсистентно.
3. Обработка смешанных форматов в папке — заранее отсортируйте и преобразуйте файлы в PDF.
4. Пропуск OCR для сканов — если вы хотите искать по текстовому представлению Bates, выполните OCR.

FAQ

Q: Повлияет ли Bates на текст, который можно копировать из PDF?
A: Видимая Bates‑нумерация добавляется как графический элемент (колонтитул) и обычно не изменяет основной текст документа. В большинстве случаев текст остаётся доступным для копирования.

Q: Можно ли удалить Bates полностью?
A: Да — через Tools → Edit PDF → More → Bates Numbering → Remove можно удалить видимые штампы с каждой страницы.

Q: Как продолжить нумерацию из существующей серии?
A: При добавлении новых файлов укажите Start Number равным значению следующей страницы после последней проставленной Bates.

Краткое резюме

• Bates‑нумерация помогает однозначно идентифицировать страницы PDF.
• В Adobe Acrobat она доступна через Tools → Edit PDF → More → Bates Numbering.
• Можно проставлять номера на страницах, добавлять их в имена файлов или автоматизировать процесс скриптами.
• Всегда тестируйте на копиях, документируйте префиксы и номера, обращайте внимание на безопасность и соответствие требованиям по защите данных.

Если нужно, могу подготовить готовый чек‑лист в формате PDF по вашей внутренней политике нумерации или пример скрипта под ваш каталог файлов.