Как добавить личную заметку в профиль Microsoft Teams

Кратко

Добавьте временное сообщение в профиль Teams, чтобы коллеги знали, что вы заняты или отсутствуете. Процедура занимает меньше пяти минут: откройте профиль, выберите «Установить сообщение о статусе», напишите текст и задайте время отображения.

Важно: личная заметка видна всем, кто откроет ваш профиль в Teams. Если нужно — удалите её вручную.

Для чего нужна личная заметка

Microsoft Teams позволяет оставлять личную заметку в профиле, чтобы другие пользователи знали, что вы временно недоступны. Это снижает количество повторных звонков и сообщений и помогает коллегам выбрать удобное время для контакта.

Коротко о разнице между личной заметкой и автоответом по почте:

• Автоответ по электронной почте срабатывает при входящем письме и отправляет автоматический ответ отправителю.
• Личная заметка в профиле видна в интерфейсе Teams всем, кто откроет ваш профиль, и остаётся в нём заданный вами промежуток времени.

Когда личная заметка полезна:

• Вы на звонке или встрече.
• На перерыве или вне офиса, но не хотите включать полный автоответ по почте.
• Работаете вне рабочего места и возвращение ожидается позже.

Как добавить личную заметку в профиль Microsoft Teams

1. Откройте приложение Microsoft Teams на компьютере или в веб-версии.
2. Нажмите на свой значок Профиль в правом верхнем углу экрана.
3. Выберите Установить сообщение о статусе под информацией профиля.
4. Введите текст заметки в появившемся поле.
5. Установите время отображения: от одного часа до недели. Откройте выпадающий список и выберите период.
6. Нажмите Готово внизу окна, чтобы сохранить сообщение.

Чтобы отредактировать заметку после публикации, повторите шаги 1–3 и нажмите на значок Карандаш. Чтобы удалить заметку раньше заданного срока, нажмите на значок Корзина рядом с карандашом.

Практические шаблоны заметок

Подберите готовый текст по ситуации. Копируйте и вставляйте, при необходимости уточните детали.

• «На встрече до 15:30. Срочные вопросы — звоните на мобильный.»
• «Работаю удалённо сегодня. Отвечаю с задержкой до 2 часов.»
• «Обед до 13:00. Пожалуйста, оставьте сообщение в чате.»
• «В командировке до 5 мая. Письма отвечаю по возвращении.»
• «Доступен в экстренных случаях. Иначе — отвечу после 16:00.»

Короткие формулы для заметок

• Укажите причину + ожидание: «На встрече до 11:00».
• Добавьте канал альтернативной связи: «Звоните +7 912 000 00 00».
• Уточните срочность: «Только в экстренных случаях».

Рольовые чеклисты при установке заметки

• Для менеджера:
  • Укажите контакт для замены.
  • Установите длительность, соответствующую встрече или отпуску.
  • Проверьте календарь команды.
• Для исполнителя:
  • Уточните, какие задачи можно отложить.
  • Укажите, когда вернётесь.
• Для отдела поддержки:
  • Перенаправьте срочные заявки.
  • Оставьте заметку с номером резервного контакта.

Когда личная заметка не подходит

• Если нужно автоматически отвечать на электронные письма — используйте автоответ в почтовом клиенте.
• Для длительных отпусков лучше настроить и автоответ, и статус в календаре.
• Если требуется блокировка входящих вызовов — настройте «Не беспокоить» и правила переадресации.

Советы и лучшие практики

• Будьте кратки. Сообщение должны прочитать за пару секунд.
• Указывайте ожидаемое время возвращения.
• Предлагайте альтернативный контакт при необходимости.
• Обновляйте заметку, если планы меняются.

Примечание: помните о конфиденциальности. Не указывайте чувствительную информацию о месте или деталях, которые не должны быть общими.

Мини-методология: как быстро написать заметку (3 шага)

1. Сформулируйте причину (встреча, обед, удалённо).
2. Назначьте время или ориентир (до 14:00, сегодня вечером).
3. Укажите действие при срочных вопросах (звонок, сообщение, контакт коллеги).

Критерии приёмки заметки

• Текст понятен за 3 секунды.
• Указано ожидаемое время возвращения или диапазон.
• Есть альтернатива для срочных коммуникаций.
• Заметка установлена на корректный период отображения.

Ограничения и частые ошибки

• Не ставьте слишком длинные сообщения — они не читаются.
• Не полагайтесь только на заметку для длительных невыходов на работу.
• На мобильных версиях интерфейс может выглядеть иначе — проверьте, как заметка отображается с телефона.

Быстрый чек при выходе из режима работы

• Отключили уведомления? Проверьте заметку в профиле.
• Если стали доступны раньше — удалите заметку.
• После возвращения подтвердите коллегам ключевые решения, если что-то ждало вашего ответа.

Итог

Личная заметка в профиле Microsoft Teams — простой и эффективный способ управлять ожиданиями коллег. Настройте короткое прозрачное сообщение, укажите время и альтернативный контакт. Это уменьшит число повторных запросов и поможет сохранить рабочий ритм в команде.

Дополнительные ресурсы

• Используйте календарь Teams и статус «Не беспокоить» для более строгой блокировки уведомлений.
• Для долгого отсутствия сочетайте заметку в Teams с автоответом в почтовом клиенте.