Как создавать, управлять и назначать категории в Outlook 2013

Кратко

Outlook 2013 позволяет помечать письма, события календаря и задачи универсальными категориями, назначать им цвета и сочетания клавиш, а затем быстро искать и фильтровать по ним. Эта статья объяснит, как настроить категории, как использовать поисковые инструменты Outlook и когда лучше применять альтернативные подходы.

Быстрые ссылки

• О категориях

• Простой поиск в Outlook

• Параметры поиска

Outlook 2013 даёт гибкие средства для организации информации: категории — это метки с цветами, которые применимы ко всем типам элементов (письма, события, задачи, заметки). Категории универсальны: вы видите их в почтовом ящике, календаре и списке задач, и им можно назначать сочетания клавиш. Это упрощает рутинную сортировку и ускоряет поиск нужного элемента.

О категориях

Чтобы настроить категории, нажмите кнопку «Категоризировать», затем выберите «Все категории…» в выпадающем меню. В этом диалоге вы можете создать новую категорию, удалить старую, переименовать, изменить цвет и назначить сочетание клавиш.

Пошагово — как добавить или изменить категорию:

1. Выделите элемент (письмо, задачу, встречу).
2. На ленте выберите Категоризировать → Все категории.
3. В диалоге нажмите Создать для новой категории, укажите имя и цвет.
4. При необходимости назначьте сочетание клавиш (например, Ctrl+F2).
5. Нажмите ОК, чтобы сохранить.

Ниже показано назначение сочетания клавиш Ctrl+F2 для синей категории — после этого применение категории к выделенному элементу можно выполнить одним нажатием клавиш.

Пример использования: у нас есть задача «live la vida loca», отмеченная категориями Личное (фиолетовый) и Срочно (красный). Категории помогают видеть приоритеты и контекст задачи в одном взгляде.

Важно: как только вы назначите сочетания клавиш и запомните их, категоризация станет очень быстрой — одновременно можно пометить несколько элементов.

Категории помогают не только отмечать элементы, но и фильтровать их. Например, мы пометили письмо в почтовом ящике категорией Работа — при необходимости можно быстро показать только «рабочие» сообщения.

Вы можете также использовать колонку КАТЕГОРИИ в представлениях (Tasks, Mail и т.д.) для быстрого помечания элементов дефолтной категорией одним кликом.

Советы по выбору системы категорий

• Будьте экономны: 8–12 категорий обычно достаточно для большинства пользователей.
• Используйте цвета для быстрой визуальной идентификации (например, красный — срочно, зелёный — финансы).
• Поддерживайте консистентность: одинаковые названия и цвета в почте и календаре.
• Документируйте соглашение: короткий реестр категорий поможет команде использовать одну систему.

Простой поиск в Outlook

Поиск в Outlook работает по всему приложению. Когда вы щёлкаете в поле поиска (в папке Входящие или в любой другой), лента изменяется и показывает инструменты поиска. Чем больше способов поиска вы используете, тем выше шанс найти нужный элемент.

Нажав кнопку Тема и введя слово, например Work, вы ограничите поиск по теме сообщения.

Обратите внимание: результаты поиска могут включать задачи, контакты и события — Outlook ищет по всему хранилищу.

Если вы хотите быстро экспериментировать, попробуйте переключать варианты на ленте поиска (От, Кому, Содержит вложения и т.д.). Если же результаты слишком широки, используйте инструменты области Scope, чтобы сузить область поиска (текущая папка, все почтовые ящики и т.д.).

Если нужна максимальная гибкость и точность, используйте форму Advanced Find, доступную через Search Tools → Advanced Find.

Форма Advanced Find позволяет одновременно комбинировать поля (From, Subject, Body, Categories, Date и т.д.) и выполнять сложные запросы без лишних проб и догадок.

Параметры поиска

Outlook использует Windows Search для индексирования содержимого — это влияет на скорость и полноту результатов. Через Параметры поиска вы можете открыть панель Indexing Options, чтобы настроить, какие местоположения индексируются.

Если индексирование отключено или выполнено не полностью, поиск может возвращать неполные результаты. В таких случаях проверьте состояние индексирования в панели Indexing Options и при необходимости запустите переконструирование индекса.

Практические сценарии и альтернативы

Когда стоит использовать категории

• Вы работаете с множеством типов элементов (почта, календарь, задачи) и хотите унифицированную метку.
• Вам важен визуальный контекст (цвета) и быстрый фильтр по нескольким измерениям (например, Проект A + Срочно).

Когда категории не подходят

• Если вам нужна жёсткая иерархическая структура хранения — лучше использовать папки.
• Если важен контроль доступа или разделение по правам — категории не ограничивают видимость.

Альтернативные подходы

• Папки и подпапки для строгой иерархии.
• Правила для автоматической сортировки входящих писем.
• Search Folders (Папка поиска) для динамических выборок по критериям.
• Флаги и напоминания для отслеживания сроков.

Мини‑методология внедрения категорий (шаг за шагом)

1. Перечислите бизнес‑контексты (проекты, роли, приоритеты).
2. Сформируйте список 8–12 категорий и сопоставьте цвета.
3. Назначьте сочетания клавиш для самых частых категорий.
4. Обучите команду: краткий меморандум с примерами использования.
5. Внедрите правила/Quick Steps, которые автоматически ставят категории для входящих.
6. Через месяц проведите ревизию и очистите не используемые категории.

Роли и контрольные списки

Для администратора:

• Убедиться, что политики Exchange не мешают использованию категорий.
• Документировать единый набор категорий для команды.

Для продвинутого пользователя:

• Назначить сочетания клавиш для 4–6 ключевых категорий.
• Создать Search Folders для часто используемых фильтров.

Для обычного пользователя:

• Использовать 4–6 категорий и одну дефолтную для быстрой пометки.
• Привыкнуть к использованию колонки Категории для массовой пометки.

Критерии приёмки

• Можно пометить письмо, событие и задачу одной категорией.
• Назначенное сочетание клавиш применяет категорию к выделенному элементу.
• По категории можно корректно отфильтровать элементы в почте и календаре.
• Поиск находит элементы по назначённой категории.

Тестовые случаи

• Применить категорию к 10 письмам и проверить, что Search Folder возвращает все 10.
• Назначить сочетание клавиш и проверить применение на выделенном письме.
• Удалить категорию и убедиться, что цвет/метка снимается, но элементы доступны.

Когда поиск подводит и способы решения

• Проблема: поиск не показывает результаты недавно добавленных писем — проверьте индексирование Windows.
• Проблема: результаты слишком широкие — сузьте область действия (Scope) или используйте Advanced Find.
• Проблема: категория не видна на мобильном устройстве — мобильный клиент может не поддерживать цвет или локальные категории (аналогичные метки могут отличаться).

Краткий словарь

• Категория — метка с именем и цветом, применимая к любому элементу Outlook.
• Scope — область поиска (текущая папка, все почтовые ящики и т.д.).
• Indexing Options — параметры индексирования Windows, влияющие на поиск.
• Advanced Find — расширенная форма поиска с множеством полей.

Примеры решений для типичных задач

• Быстрая метка входящих по проекту: создать правило, которое помечает письма по адресу отправителя или теме, затем применить категорию.
• Еженедельная ревью задач: использовать представление списка задач с колонкой Категории и фильтром по категории “Назначенные”.

Важно: категории удобны для визуальной организации и быстрого поиска, но не заменяют резервное копирование и контроль доступа.

Краткое резюме

• Категории в Outlook 2013 позволяют объединять элементы по смыслу и быстроте поиска.
• Назначение сочетаний клавиш и единая система категорий ускоряют рабочие процессы.
• Используйте Advanced Find и параметры индексирования для сложных и масштабных поисков.

Ключевые шаги: настройте 8–12 категорий, назначьте горячие клавиши для часто используемых, добавьте правила и Search Folders, и проверяйте индексирование, если поиск работает некорректно.