Пять главных раздражающих факторов Gmail и способы их устранения

Gmail — один из самых популярных почтовых сервисов в мире. Вместе с Outlook и Yahoo он контролирует львиную долю рынка электронной почты. Тем не менее у сервиса с более чем миллиардом активных пользователей в месяц есть характерные слабые места: мелкие неудобства, которые при частом использовании снижают продуктивность.

Ниже — разбор пяти самых досадных раздражителей и практические рекомендации: когда применять встроенные возможности, когда — сторонние инструменты, а когда лучше сменить клиент.

1. Сортировка писем

Ситуация знакома многим: вернулись из отпуска, а во входящих — горы писем. Хотелось бы нажать одну кнопку и отсортировать по отправителю, размеру или теме, но в Gmail такой кнопки нет. «Потоки» (threaded conversations) помогают частично, но не дают гибкой сортировки.

Обходные пути

• По отправителю: в строке поиска введите from:[имя или email]. Это ищет все письма от указанного адреса.

• По размеру: введите size:[число] или size:[число]M для мегабайт. Пример: size:10M вернёт письма больше 10 МБ.

• По типу файла: filetype:pdf, filetype:docx и т.д.

• Скрипт сортировки на текущей странице. Для пользователей Chrome (и других браузеров можно вставить код в адресную строку при открытом inbox): откройте инструменты разработчика (F12) и вставьте следующий блок кода. Он отсортирует строки текущей страницы по отправителю.

        `!function(){function e(e){var t,a,n,r,l=e.getElementsByTagName("td");for(n=0;ne?-1:e>t?1:0}function a(a){var n=Array.prototype.slice.call(a.getElementsByTagName("tr"),0);if(n.length){for(var r=n[0].parentNode,l=[],g=0;g

Важно: этот код сортирует только текущую страницу. Установите максимальное число писем на странице (Шестерёнка > Настройки > Максимальное число писем на странице) в 100 для наилучшего результата.

Когда это не поможет

• Если вам нужна постоянная глобальная сортировка по всем письмам (а не постраничная), скрипт и встроенные фильтры не заменят полноценной сортировки в базе почтового клиента.

• Если интерфейс Gmail поменяется, селекторы в скрипте перестанут работать.

Альтернативные подходы

• Используйте почтовый клиент (Outlook, Thunderbird, Mailbird, Apple Mail) и добавьте в него Gmail по IMAP/POP — там есть полноценные функции сортировки и фильтрации.

• Рассмотрите специализированные инструменты поиска и индексации (локальные решения) для больших архивах писем.

Быстрая эвристика

Если вы чаще локализуете письма по отправителю — используйте поиск from:; если нужно регулярно чистить большие вложения — используйте size: и сторонний клиент для массовых действий.

2. Удаление писем

Ожидаемое поведение: выделил письмо и нажал клавишу Delete — письмо в корзину. В Gmail такая логика работает иначе: часто нужно ставить галочку и нажимать иконку корзины в интерфейсе. Для пользователей, привыкших к клавиатурным рабочим потокам, это раздражает.

Почему так происходит

Gmail имеет собственную систему сочетаний клавиш и поведений по умолчанию; некоторые клавиши в веб-интерфейсе отданы другим функциям.

Что можно сделать

• Включите сочетания клавиш в настройках: Шестерёнка > Настройки > Общие > Сочетания клавиш: Включить. Это откроет много комбинаций, в частности «#» для перемещения в Корзину и «e» — для архивирования выделенных разговоров.

• Если именно клавиша Delete для вас критична, используйте настольный почтовый клиент (например, Thunderbird или Outlook), который позволит назначить Delete на удаление.

Ограничения

• В веб-версии Gmail напрямую переназначить клавишу Delete на удаление выделенного письма нельзя.

• Расширения браузера, которые перехватывают клавиши, работают нестабильно и могут конфликтовать с безопасностью.

3. Подписи

Gmail официально поддерживает подписи, но только одну на аккаунт (или одну на адрес при условии, что у вас несколько адресов, привязанных к аккаунту). Для людей с несколькими ролями (личная почта, работа, проект) этого часто недостаточно.

Обходные пути

• Canned Responses (Шаблоны): включите их в разделе Шестерёнка > Настройки > Лабы (в старых интерфейсах) или Настройки > Дополнительно > Шаблоны. Это позволяет сохранять готовые блоки текста, которые можно вставлять в тело письма и использовать как подписи.

• Расширения и аддоны: например, Gorgias Templates (доступен в Google Workspace Marketplace) и другие менеджеры шаблонов позволяют хранить несколько подписей и быстро вставлять их в окно создания письма.

• Используйте разные адреса в поле «От» (если у вас привязано несколько): для каждого адреса можно настроить отдельную подпись в современной версии Gmail (настройки — Аккаунты и импорт — отправлять почту как). Проверьте, доступны ли такие опции в вашем интерфейсе и тарифе.

Когда это не сработает

• Если вы используете общий корпоративный аккаунт с централизованной политикой, некоторые возможности управления подписью могут быть ограничены администратором Google Workspace.

4. Скрытые шаблоны и подписи

После того как вы создадите несколько шаблонов или подпись, Gmail иногда «прячет» их за маленьким меню (три точки) в окне создания письма. Это раздражает, если вы привыкли видеть список доступных шаблонов сразу.

Простое исправление

Перейдите в Шестерёнка > Настройки > Общие и найдите опцию «Вставлять подпись перед цитируемым текстом в ответах и удалять строку “–“ перед подписью». Отметьте её — подпись будет вставляться в более предсказуемом месте и быстрее заметна.

Альтернативы и UX-советы

• Если вы часто используете шаблоны, закрепите панель дополнений (аддонов) или установите расширение с меню быстрого доступа.

• Для бизнеса рассмотрите централизованные решения для подписи (например, через админ-панель Google Workspace), которые автоматически добавляют подписи на стороне сервера.

5. Дизайн и интерфейс

Многим кажется, что веб-интерфейс Gmail устарел: белые панели, плотная компоновка и ощущение «2008 года». При том, что у Google есть ресурсы для ребрендинга, у Gmail остаётся свой узнаваемый внешний вид.

Автор статьи предполагает две причины: Google откладывает кардинальный редизайн либо просто не видит экономического смысла в быстрых изменениях, учитывая массовое использование сервиса.

Обходные пути

• Используйте другие веб-клиенты: если у вас есть альтернативный почтовый провайдер, добавьте ваш Gmail-аккаунт в их веб-интерфейс и работайте через него.

• Поменяйте тему: Шестерёнка > Настройки > Тема > Выбрать тему. Это не изменит структуру, но поможет снизить визуальную усталость.

Альтернативы в деталях

• Настольные клиенты (Thunderbird, Outlook, Apple Mail) позволяют настроить внешний вид, панели и размеры элементов, а также интегрировать плагины.

• Для Mac и iOS существуют клиенты типа Spark, который фокусируется на современном визуальном оформлении и управлении приоритетами.

Как выбрать путь решения: дерево решений

Ниже — упрощённое дерево решений в формате Mermaid, которое поможет понять, когда применять встроенные возможности, а когда переходить на сторонние решения.

flowchart TD
  A[Есть конкретная задача сортировки/очистки?] -->|Да — однотипные операции| B[Использовать поиск 'from:, size:, filetype:']
  A -->|Да — нужен массовый контроль| C[Перейти в почтовый клиент 'IMAP' и настроить фильтры]
  A -->|Нет — нужно гибкое управление| D[Рассмотреть аддоны/расширения для шаблонов и UI]
  B --> E[Если нужно регулярное выполнение] --> C
  D --> F{Оценить риски безопасности}
  F -->|Допустимо| G[Установить расширение]
  F -->|Нет| C

Чек-листы по ролям

• Для рядового пользователя:

  • Включите шаблоны (Шаблоны > Включить).
  • Настройте подпись и опцию вставки перед цитатой.
  • Попробуйте темы для визуального комфорта.

• Для продвинутого пользователя / power user:

  • Включите сочетания клавиш и выучите 8–10 основных комбинаций.
  • Настройте локальный клиент для массовых операций (сортировка, удаление).
  • Используйте расширения только после тестирования на тестовом аккаунте.

• Для администратора IT/Google Workspace:

  • Рассмотрите централизованные политики подписей.
  • Документируйте одобренные расширения и блокируйте несанкционированные.

Короткая методика внедрения исправлений (SOP)

1. Определите 1–3 ежедневные операции, которые занимают больше всего времени (поиск, удаление, вставка подписи).
2. Попробуйте встроенный поиск и шаблоны для быстрых побед.
3. Если операций много и они повторяются, настройте локальный почтовый клиент с фильтрами.
4. При необходимости внедряйте расширения: тест → аудит безопасности → деплой.
5. Обучите пользователей: краткие инструкции и шпаргалки.

Шпаргалка сочетаний клавиш (основные)

• c — создать письмо
• r — ответить
• a — ответить всем
• f — переслать
• j/k — перейти к следующему/предыдущему разговору
• e — архивировать
• g then i — перейти во входящие (последовательность клавиш)

(Примечание: сочетания клавиш работают только при включённой опции Сочетания клавиш в Настройках.)

Когда подобные советы не помогут

• Если ваша организация централизованно управляет аккаунтами и блокирует расширения и доступ по IMAP/POP.
• Если вы работаете в ситуациях с повышенными требованиями к безопасности, где установка сторонних клиентов невозможна.
• Если вам критична глобальная сортировка по всем письмам в моментальном режиме — это архитектурное ограничение веб-интерфейса Gmail.

Правила безопасности и приватность

• Всегда проверяйте разрешения расширений и аддонов перед установкой. Некоторые требуют доступа ко всем письмам и вложениям — это серьёзный риск.
• Для корпоративных аккаунтов согласуйте установку сторонних инструментов с отделом безопасности.

Короткая сводка

• Gmail прост в базовом использовании, но имеет ряд UX-ограничений, которые мешают продвинутым сценариям.
• Комбинация встроенных возможностей (поиск, шаблоны), расширений и настольных клиентов даёт гибкость для большинства задач.
• Для организаций оптимальным будет подход «тест → политика → обучение»: сначала протестировать решения, затем стандартизировать и обучить сотрудников.

Что вас раздражает в Gmail больше всего и какие приёмы вы уже попробовали? Поделитесь в комментариях — возможно, у меня есть ещё пара рабочих обходных путей.

Image Credits: Peshkova/Shutterstock