Типы баз данных Notion и как их использовать

Важно: один и тот же набор записей может одновременно отображаться в нескольких представлениях. Меню «Добавить представление» позволяет не создавать дубликаты данных.

Зачем использовать разные представления баз данных

Notion отличается тем, что одна база данных может иметь несколько представлений — и каждое представление отображает те же элементы по-разному. Это экономит время и уменьшает количество копий данных. Вместо клонирования таблиц вы настраиваете представления: фильтры, сортировку и видимые свойства.

Кратко о плюсах:

• Универсальность: одна база — много сценариев использования.
• Контекстность: показывайте только нужные поля для конкретной роли.
• Согласованность данных: изменения в записи видны во всех представлениях.

Как создать базу данных в Notion

Где угодно в рабочей области нажмите клавишу «/» и начните вводить название представления (table, board, list и т. д.). Notion предложит два варианта отображения: встроенное (in-line) и на всю страницу (full-page).

• Встроенная база (in-line) занимает часть страницы. Удобна для заметок и документов, где нужен небольшой трекер.
• Полноэкранная база (full-page) занимает отдельную страницу. Удобна для полноценных каталогов и командной работы.

Выберите нужный вариант, затем настройте представление: фильтры, сортировку и видимость свойств. Позже можно добавить дополнительные представления для той же базы.

1. Таблица

Таблица — самое универсальное представление. Это привычная сетка строк и колонок. Первая колонка обычно содержит название записи, остальные — свойства (теги, статусы, ответственные, ссылки и т. п.).

Когда использовать таблицу:

• Когда нужно сравнивать множество свойств по записям.
• Когда важны фильтры и группировки.
• Для импорта/экспорта в CSV.

Практический пример: список книг — колонка «Название», колонка «Автор», колонка «Ссылка», колонка «Статус» (Хочу прочитать / Читаю / Прочитано). Открыв запись как страницу, вы можете добавлять заметки, выдержки и файлы — они сохраняются в одной и той же записи.

Скрытые свойства

В таблице можно скрывать отдельные свойства — они будут видны при открытии записи, но не на основном экране. Чтобы скрыть свойство, откройте меню «Свойства» и переключите нужный флажок.

2. Доска

Доска — канбан-подход: карточки перемещаются между колонками, которые обычно отражают стадии процесса (Например: Не начато, В процессе, Готово). Каждая карточка — отдельная запись базы данных.

Подходит для:

• Управления задачами команды.
• Трекинга прогресса задач (workflow).
• Визуальной сортировки задач по приоритетам и этапам.

Советы по использованию доски:

• Используйте свойство «Ответственный» и назначайте карточки людям.
• Разрешите комментарии в карточках для обсуждений.
• Настройте фильтры, чтобы видеть только релевантные карточки (например, по проекту или по ответственному).

3. Список

Список — максимально простой вид. Элементы идут вертикально без сетки. Можно показывать одно или несколько свойств под заголовком.

Когда выбирать список:

• Для простых чек-листов и каталогов.
• Когда нужно компактно просматривать заголовки и короткие пометки.

Пример: рецепты — заголовок рецепта и под ним краткое описание или теги кухни. Открыв запись, вы получаете полную инструкцию.

4. Календарь

Календарь распределяет записи по датам — дате создания или выбранному свойству «Дата» (срок, дата публикации и т. п.). Записи отображаются как карточки на соответствующих датах.

Когда использовать календарь:

• Для контент-планирования (публикации, рассылки).
• Для дедлайнов задач и событий.

Подсказка: используйте календарь одновременно с таблицей или доской — календарь покажет временную перспективу, доска — состояние задач.

5. Галерея

Галерея показывает карточки с визуальным акцентом. Это похоже на ленту изображений — удобна для витрины изображений, портфолио или карточек с обложками.

Как настроить превью карточек:

1. Откройте «Свойства».
2. В пункте «Предпросмотр карточки» выберите: Page Cover (обложка страницы), Page Content (контент страницы) или File (файлы в записи).

6. Таймлайн

Таймлайн похож на диаграмму Ганта: записи показываются на шкале времени. Вы можете менять масштаб — часы, дни, кварталы, годы — и растягивать записи, чтобы изменить длительность.

Преимущества таймлайна:

• Видно, кто и когда занят.
• Легко корректировать длительность задач перетаскиванием.
• Есть встроенный список элементов рядом с календарием для быстрого доступа.

Чтобы открыть список элементов в таймлайне, нажмите символ «>>» рядом с названием месяца.

Как выбирать представление — простая методика

Используйте эту мини-методику, чтобы быстро подобрать вид:

1. Определите главный вопрос, на который нужно ответить: «Что важнее — свойства, состояние, дата, визуализация или длительность?»
2. Сопоставьте вопросы и виды:
   • Свойства и сравнение → Таблица
   • Состояние и процесс → Доска
   • Простые списки → Список
   • Даты и публикации → Календарь
   • Изображения и портфолио → Галерея
   • Длительности и планирование → Таймлайн
3. Настройте фильтр и сортировку по задаче.
4. Создайте под-представления для конкретных ролей в команде.

Ролевые чек-листы при настройке представления

Ниже — краткие чек-листы для разных ролей. Пройдите их, чтобы быстро получить полезное представление.

Индивидуальный пользователь:

• Определите, что вы хотите отслеживать (задачи, книги, рецепты).
• Выберите таблицу или список.
• Добавьте колонку «Статус» и «Дата».
• Скрывайте лишние свойства для простоты.

Менеджер проекта:

• Используйте доску как основной вид для статусов.
• Сделайте отдельный таймлайн для видимости сроков.
• Добавьте поле «Приоритет» и «Ответственный».
• Настройте фильтры по спринту или этапу.

Контент-менеджер / SMM:

• Основной вид — календарь.
• Галерея для визуализации материалов.
• Таблица для метаданных и ссылок.
• Используйте свойства «Каналы» и «Статус публикации».

Шаблоны и примеры полей для баз данных

Шаблон для задач (рекомендуется):

• Название (Title)
• Описание (Text)
• Статус (Select: План, В работе, Готово)
• Приоритет (Select: Низкий, Средний, Высокий)
• Ответственный (Person)
• Дата начала (Date)
• Дедлайн (Date)
• Теги (Multi-select)
• Вложения (Files)

Шаблон для контента:

• Заголовок
• Тип (Select: Статья, Соцсеть, Видео)
• Канал (Select)
• Дата публикации (Date)
• Ссылка на опубликованное
• Обложка (Cover)

Таблицу и шаблоны удобно хранить как «Наcтройку шаблона» внутри самой базы — при создании новой записи можно применить готовый шаблон.

Когда базы данных Notion не подходят

Несколько сценариев, когда Notion может быть не лучшим выбором:

• Очень большие таблицы с десятками тысяч записей: производительность может падать.
• Сложные аналитические отчёты и BI: Notion не заменит специализированные инструменты визуализации и SQL-запросы.
• Тесно системная интеграция с внешними сервисами в реальном времени — лучше использовать базу данных и ETL-процессы.

Альтернативные подходы

Если Notion ограничивает вас, рассмотрите:

• Airtable — лучше для связей таблиц и небольших автоматизаций.
• Google Sheets + Apps Script — когда нужен программный контроль и аналитика.
• Специализированные PM-инструменты (Jira, Asana) — при сложных процессах и большой команде.

Ментальные модели для выбора представления

1. «Фокус на свойствах» → выбирайте таблицу.
2. «Фокус на процессе» → выбирайте доску.
3. «Фокус на времени» → календарь или таймлайн.
4. «Фокус на медиа» → галерея.

Применяйте модель «Вопрос пользователя» — спросите себя: «Что я хочу увидеть сразу?» Ответ и подскажет представление.

Советы по организации и согласованию в команде

• Используйте соглашение по именам свойств (стандартные статусы, приоритеты).
• Договоритесь о шаблонах записей.
• Скрывайте технические поля для обычных пользователей.
• Настройте права доступа на уровне страниц и рабочей области.

Как добавить и переключать представления

Чтобы добавить новое представление, нажмите на левую часть верхней панели текущего вида, где находится название представления (например, «+ Add a view»). Выберите тип и дайте имя.

Чтобы переключаться между представлениями, используйте выпадающее меню в левом верхнем углу страницы — там будут все созданные представления вашей базы.

Примеры сценариев использования

1. Личная организация чтения

• Вид: Таблица. Колонки: Название, Автор, Статус, Оценка.
• Представление «Незавершённые» — фильтр Статус != Прочитано.
• Отдельное представление «Обложки» — галерея для визуальной навигации.

2. Командная разработка продукта

• Основной вид: Доска (эпики → задачи).
• Таймлайн для релизов.
• Таблица для аналитики метрик и связей с бэклогом.

3. Контент-план

• Календарь как основной вид.
• Галерея для визуализации материалов.
• Таблица для хранения всех метаданных.

Технические советы и интеграции

• Экспортируйте таблицы в CSV для бэкапа или аналитики.
• Используйте интеграции (Zapier, Make) для автосинхронизации с другими инструментами.
• Учитывайте лимиты файлов и места в рабочей области.

Безопасность и приватность

Notion хранит данные в облаке; убедитесь, что:

• Вы контролируете доступ к страницам и рабочим пространствам.
• Личные или чувствительные данные не находятся в публичных страницах.
• Для соответствия локальным регуляциям проверьте политику обработки данных вашей организации.

Критерии приёмки для настроенной базы данных

• Есть одно основное представление для ежедневного использования.
• Создано не менее двух вспомогательных представлений (фильтры/календари/галереи).
• Наличие шаблонов записей для повторяющихся типов задач.
• Документация по назначению свойств и стандартам статусов.

Частые вопросы

Как показать обложки в галерее?

Откройте «Свойства», в разделе «Предпросмотр карточки» выберите «Page Cover» или «File». Если изображения загружены в поле «Обложка» записи, они появятся в карточке.

Можно ли связать базы между собой?

Да. Используйте тип свойства «Relation», чтобы связать записи двух баз. После связи можно подтянуть свойства через «Rollup».

Как избежать дублирования данных при нескольких представлениях?

Не создавайте отдельные базы для каждого представления. Используйте одно ядро данных и добавляйте представления — они не дублируют записи.

Пример чек-листа при переходе в Notion из таблиц Excel

• Определите ключевые сущности и поля.
• Спланируйте структуру базы (таблицы, связи).
• Импортируйте CSV как таблицу.
• Создайте представления по ролям.
• Настройте права доступа и шаблоны.
• Обучите команду и задокументируйте соглашения.

Заключение

Notion предоставляет гибкие представления баз данных, которые покрывают большинство нужд индивидуальных пользователей и малых команд. Правильный выбор представления ускорит принятие решений и снизит беспорядок в данных. Начните с определения главной потребности (свойства, процесс, время или визуализация), настройте 2–3 представления и постепенно усложняйте структуру, добавляя шаблоны и связи.

Краткое напоминание: одна база — много лиц. Используйте это преимущество, чтобы работать лучше, а не создавать дополнительные копии данных.