Изменения хранения Outlook и OneDrive с 1 февраля 2023 г.

Что меняется

Начиная с 1 февраля 2023 г., Microsoft начала объединять объём вложений и некоторых данных, используемых в приложениях Microsoft 365, с квотой облачного хранилища, доступного в OneDrive для аккаунта. Это значит:

• Объём вашей почтовой коробки Outlook.com остаётся прежним, но некоторые вложения и связанные файлы теперь засчитываются в общий лимит облачного хранилища OneDrive.
• Если вы полностью используете доступную облачную квоту, это может ограничить возможность отправлять и получать письма в Outlook.com, пока вы не освободите место или не увеличите план хранения.

Важно

• Изменение разворачивается поэтапно: новая полоса квоты и опыт отображения появятся в настройках приложений, в настройках Windows и в учётной записи Microsoft в течение нескольких недель после старта.

Как это повлияет на вас

Коротко: если вы редко используете вложения или у вас достаточно места в OneDrive, заметных изменений может не быть. Если же вы храните много больших вложений, резервных копий или медиафайлов в OneDrive и в почте, вы можете быстро достичь квоты.

Когда это важно:

• Вы часто отправляете/получаете большие вложения (видео, архивы, дизайнерские файлы).
• У вас бесплатный тариф с ограниченным хранилищем.
• Вы используете один и тот же аккаунт для почты и личного OneDrive.

Как управлять квотами облачного хранилища

Если вы исчерпали или близки к исчерпанию хранилища (Outlook.com + OneDrive.com), выполните одну из следующих рекомендаций, начиная с простых и дешёвых действий:

1. Удалите ненужные файлы и папки

   • Проверьте папки OneDrive.com и Outlook.com: старые вложения, дубликаты, временные файлы. Удалите то, что не нужно.

2. Переместите архивы на внешний диск

   • Для редко используемых файлов перенесите их на внешний жёсткий диск или NAS.

3. Используйте альтернативные облачные хранилища

   • Google Drive и Dropbox подходят для больших резервов. Помните о шифровании и политике конфиденциальности.

4. Сожмите тяжёлые файлы

   • Сжимайте видео и изображения перед загрузкой (ZIP, архиваторы, инструменты для уменьшения разрешения).

5. Обновите тариф

   • При частых проблемах с местом рассмотрите платный план с большим объёмом OneDrive.

6. Очистите корзину
   • Удалённые файлы продолжают занимать место до очистки корзины на OneDrive.com и Outlook.com. Зайдите в корзину и окончательно удалите ненужное.

OneDrive.com слева и Outlook.com справа.

7. Используйте Microsoft Teams для хранения рабочих файлов

   • Файлы, прикреплённые в Teams в контексте команды, обычно хранятся в SharePoint/Teams и могут не учитываться в личном OneDrive (проверьте политику организации).

8. Удаляйте и сохраняйте вложения отдельно

   • В Outlook можно удалить вложения из письма и сохранить их в OneDrive отдельно, чтобы уменьшить нагрузку на почтовую систему.

Практическая методология быстрого освобождения места

Шаг 1 — оценка: откройте страницу хранения в учётной записи Microsoft и посмотрите распределение по сервисам.

Шаг 2 — приоритеты: пометите файлы для удаления/переноса по критерию «редко нужен / большой / не уникален».

Шаг 3 — перенос: переместите архивы и медиаконтент на внешний диск или в альтернативный облак.

Шаг 4 — оптимизация: сожмите или конвертируйте видео и изображения.

Шаг 5 — очистка: удалите файлы и очистите корзину.

Роли и чек-листы

Чек‑лист для обычного пользователя

• Проверить объём используемого хранилища в аккаунте Microsoft.
• Удалить старые вложения в почте старше 6–12 месяцев.
• Очистить корзину OneDrive.
• Сжать или перенести большие файлы.

Чек‑лист для администратора компании

• Сообщить сотрудникам о влиянии изменений на почту и OneDrive.
• Настроить политики хранения и архивирования в Microsoft 365.
• Рассмотреть централизованное хранилище для больших общих файлов (SharePoint).

Когда эти рекомендации не сработают

• Если ваш аккаунт управляется организацией с жёсткой политикой хранения: может потребоваться обращение в ИТ‑отдел.
• Если файлы необходимы постоянно и их нельзя удалить или переместить — придётся увеличить тариф.

Быстрое дерево решений

flowchart TD
  A[Проблемы с отправкой/приёмом почты] --> B{Достаточно ли места в OneDrive?}
  B -- Да --> C[Проблема не в квоте — проверить настройки почты]
  B -- Нет --> D[Очистить корзину]
  D --> E{Освободилось ли место?}
  E -- Да --> F[Проверить работу почты]
  E -- Нет --> G[Перенести/удалить большие файлы или обновить тариф]

Примечания по безопасности и конфиденциальности

• При переносе файлов на сторонние сервисы проверяйте политику конфиденциальности и шифрование.
• Для рабочих и корпоративных данных согласуйте перемещение с ИТ‑отделом.

Критерии приёмки

• Outlook.com снова позволяет отправлять и получать письма после освобождения достаточного объёма хранилища.
• Полоса квоты в настройках отображает актуальное распределение места по сервисам.

Короткое объявление для пользователей (готовое сообщение)

Microsoft обновила учёт использования облачного хранилища: вложения в Outlook и файлы в OneDrive теперь влияют на общую квоту. Проверьте использование места, очистите корзину и перенесите редко используемые файлы на внешний диск или в другой облачный сервис. При необходимости обновите тариф.

Итог

• Изменения вступили в силу с 1 февраля 2023 г. и влияют на общую квоту OneDrive/Outlook.
• Проверьте своё использование хранилища, удалите ненужное и очистите корзину.
• Если хранение критично, рассмотрите платный план или централизованные решения для рабочих файлов.

Ключевые рекомендации

• Оцените и приоритизируйте файлы; начните с очистки корзины.
• Перенесите редко используемые большие файлы на внешний носитель.
• Используйте компрессию и альтернативные облачные сервисы при необходимости.