Как правильно написать письмо с просьбой об отпуске: шаблоны и инструкция

Получить одобрение отпуска бывает непросто. Но структурированное и профессиональное письмо значительно повышает вероятность положительного решения. Перед тем как писать, изучите политику компании по отпускам, соберите всю нужную информацию и продумайте план передачи задач.

В этой статье вы найдёте подробную инструкцию, практические советы и готовые шаблоны писем для разных ситуаций — от короткого уик‑энда до длительного отпуска.

Что сделать перед тем, как писать письмо с просьбой об отпуске

Перед отправкой письма выполните несколько простых шагов. Это увеличит ваши шансы и снизит риск конфликтов в расписании.

Изучите политику компании по отпускам

Каждая организация имеет свои правила: сроки подачи заявлений, минимальный срок уведомления, правила по использованию оплачиваемого отпуска и по совместительству. Узнайте, как оформляются отпуска у вас: через HR‑портал, форму в системе или по электронной почте. Это предотвратит бюрократические ошибки и ускорит рассмотрение.

Краткое определение: политика отпусков — набор внутренних правил компании о праве на отпуск, порядке подачи заявлений и порядке расчёта времени.

Согласуйте планы с коллегами

Перед тем, как отправлять письмо руководителю, обсудите даты с членами команды. Узнайте, кто сможет закрыть ваши задачи и нет ли у коллег важных дедлайнов в те же даты. Это поможет заранее подготовить план передачи обязанностей и уменьшит сопротивление.

Практический совет: составьте список задач и предложите конкретных людей для передачи. Так решение станет простым — руководителю останется только утвердить вариант.

Намекните о планах лично или в чате

Не отправляйте неожиданное письмо без предварительной коммуникации. Краткое упоминание лично или в корпоративном чате подготовит руководителя и покажет уважение к расписанию команды.

Формат зависит от стиля коммуникации вашего руководителя: одни предпочитают короткий разговор, другие — письма. Выберите подходящий канал.

Как составить профессиональное письмо с просьбой об отпуске

Ниже — пошаговый план и примерные формулировки. Пишите вежливо, коротко и по делу.

1. Выберите корректную тему письма

Тема должна сразу обозначать суть. Простые и понятные варианты: «Запрос отпуска», «Заявление на отпуск: ДД.ММ — ДД.ММ» или «Просьба об отпуске (имя)». Если в компании есть шаблон темы — используйте его.

Примеры тем:

• Запрос отпуска: 12.07.2025–26.07.2025
• Заявление на отпуск — Иван Иванов

2. Начните с короткого и вежливого вступления

Первый абзац должен прямо сказать о намерении. Коротко и ясно:

• «Прошу предоставить отпуск с ДД.ММ по ДД.ММ.»

Если уместно, добавьте одно предложение с причиной. Причина не обязательна, но она может помочь при коротком уведомлении или режиме ограниченных отпусков.

3. Обязательно укажите точные даты

Укажите даты начала и конца, включая рабочие или невыплачиваемые дни, если это нужно. Если вы берёте дробный день или полдня, укажите часы. Если компания использует систему «рабочие дни», уточните, сколько рабочих дней вы собираетесь отсутствовать.

Пример формулировки:

• «Прошу предоставить оплачиваемый отпуск с 12 июля 2025 г. по 26 июля 2025 г. (10 рабочих дней).»

4. Опишите план передачи задач и текущий статус работ

Самая важная часть письма — объяснение, как будет работать команда без вас. Перечислите активные проекты и статус по каждой задаче. Укажите, какие задачи завершите до ухода, какие делегируете и кто будет исполнителем.

Структура раздела «План на время отпуска»:

• Список текущих проектов и краткий статус по каждому;
• Конкретные задачи, которые будут окончены до отпуска;
• Задачи, передаваемые коллегам (имя + контакт);
• Критические дедлайны и план действий при форс‑мажоре.

Пример:

• Проект «А»: финальная правка — завершу до 10.07; ответственный после — Мария Петрова, maria@company.ru.
• Задача «Б»: поддержка клиента — передаю Сергею Иванову, тел. +7 912 000‑00‑00.

5. Укажите предпочтительный способ связи на время отсутствия

Рекомендуется отключиться, но при необходимости уточните, как с вами связаться. Укажите часы, когда вы доступны, и экстренный номер.

Пример:

• «Во время отпуска буду недоступен с 09:00 до 21:00 по местному времени. В экстренных случаях звоните на мобильный +7 9XX XXX XX XX. По электронной почте отвечу только в исключительных ситуациях.»

6. Вежливое завершение и готовность обсудить

Закончите письмо благодарностью и готовностью обсудить детали лично или по видеосвязи. Короткое «Спасибо» и подпись выглядят профессионально.

Пример окончания:

• «Спасибо за внимание. Готов обсудить детали и скорректировать даты по необходимости.»

Улучшенные шаблоны писем (короткие и полные варианты)

Ниже — адаптированные шаблоны для разных сценариев. Замените метки на свои данные.

Шаблон A — короткий, стандартный

Subject: Запрос отпуска: [Имя Фамилия] — ДД.ММ–ДД.ММ

Здравствуйте, [Имя руководителя].

Прошу предоставить оплачиваемый отпуск с [дд.мм.гггг] по [дд.мм.гггг]. Я завершу текущую задачу по проекту [название] до [дд.мм] и передал(а) ежедневную поддержку [Имя коллеги] ([контакт]). В экстренных случаях доступен(на) по телефону [номер].

Спасибо за рассмотрение.

С уважением, [Имя Фамилия]

Шаблон B — с кратким обоснованием и планом передачи

Subject: Заявление на отпуск — [Имя Фамилия]

Здравствуйте, [Имя руководителя],

Прошу предоставить отпуск с [дд.мм.гггг] по [дд.мм.гггг] для [причина — по желанию].

Текущие задачи:

• Проект «А»: финал — завершу до [дд.мм]; при необходимости контактом будет [Имя], [email].
• Проект «Б»: передаю [Имя коллеги], сроки и чек‑лист прикреплены.

Во время отпуска доступен(на) по телефону [номер] в экстренных случаях. Готов(а) обсудить детали.

Спасибо, [Имя Фамилия]

Шаблон C — когда вы будете частично на связи

Subject: Запрос отпуска (частично на связи) — [Имя Фамилия]

Здравствуйте, [Имя руководителя],

Прошу отпуск с [дд.мм] по [дд.мм]. Я планирую быть доступен(на) по почте в утренние часы (09:00–11:00 MSK) для срочных вопросов. Остальную работу передал(а) [Имя коллеги].

Спасибо за рассмотрение.

С уважением, [Имя Фамилия]

Дополнительные варианты и когда они подходят

• Экстренный короткий отпуск: пишите максимально прямо и объясните, кто прикроет основные задачи. Часто требуется личное сообщение перед отправкой почты.
• Долгосрочный неоплачиваемый отпуск: добавьте в письмо стратегию по поддержанию статуса задач, сроки возвращения и контакт HR.
• Сезонный пик у команды: предложите альтернативные даты и опишите, как можно минимизировать влияние.

Противопоказания: не отправляйте письмо в самый загруженный период проекта без предварительного согласования с руководителем.

Контрольный список перед отправкой письма (для сотрудника)

• Проверил(а) внутреннюю политику отпуска.
• Согласовал(а) даты с ключевыми коллегами.
• Указал(а) точные даты и количество рабочих дней.
• Описал(а) план передачи задач и назвал(а) ответственных.
• Указал(а) предпочтительный способ связи и экстренный контакт.
• Предложил(а) альтернативные даты (если релевантно).
• Отправил(а) личное сообщение руководителю перед письмом.

Чек‑лист для руководителя при рассмотрении запроса

• Подтвердить соответствие дат политике компании.
• Оценить влияние на проектные сроки.
• Проверить наличие замены и её готовность.
• Принять решение и уведомить сотрудника в разумные сроки.

Критерии приёмки

Письмо считается корректным, если:

• В нём указаны точные даты отпуска.
• Описан план передачи задач и указаны ответственные.
• Присутствует контакт для экстренной связи.
• Тема письма чётко отражает суть.

Модель принятия решения: простые эвристики

• Если проект критичен и нет замены — предложите альтернативные даты.
• Если сотрудник заранее сообщил и есть замена — одобрить при обычном порядке.
• Если срок краткий и были внезапные обстоятельства — согласовать срочно при наличии покрытия.

Мини‑методика подготовительного звонка с руководителем

1. Кратко обозначьте даты и причину (если уместно).
2. Скажите, какие задачи будете передавать и кому.
3. Спросите, есть ли предпочтительные даты или возражения.
4. Договоритесь о сроке ответа по письму.

Роль‑ориентированные чек‑листы

Сотрудник:

• Подготовить список задач.
• Назначить ответственных и проверить их готовность.
• Указать контакт для экстренной связи.

Руководитель:

• Проверить риски для сроков.
• Убедиться в наличии замены.
• Согласовать с HR при необходимости.

HR:

• Проверить баланс отпусков.
• Убедиться в правильности оформления (если требуется).
• Обновить записи в системе отпусков.

Примеры сложных случаев и как с ними работать

1. Долгий отпуск в разгар проекта. Вариант: предложите поэтапный уход или частичную отдалённую поддержку на согласованных условиях.
2. Непредвиденная болезнь в отпуске — сотрудник должен сообщить и, при необходимости, оформить больничный через HR.
3. Несколько людей из одного отдела одновременно просят те же даты — предложите ротацию и альтернативы.

Эти сценарии требуют гибкости и честного диалога.

Безопасность и приватность данных при указании контактов

Не публикуйте в письме лишние личные данные. Указывайте только те контакты, которые готовы делиться с руководством и коллегами. Если используете личный номер, подтвердите, что вы согласны принимать звонки по этому номеру.

Короткая заметка о GDPR и конфиденциальности: при работе с персональными данными клиентов не оставляйте в письме конфиденциальную информацию. Указывайте только имена и корпоративные контакты.

Ментальная модель: «4‑шаговый фильтр» перед отправкой

1. Цель — чётко ли я обозначил(а) цель письма?
2. Даты — указаны ли точные даты и количество рабочих дней?
3. Передача — есть ли план и ответственные?
4. Контакт — указан ли метод связи на время отпуска?

Если на все вопросы ответ «да», письмо готово к отправке.

Decision‑flow (схема принятия решения)

flowchart TD
  A[Сотрудник подаёт запрос] --> B{Соответствует ли политика}
  B -- Да --> C{Есть ли замена/покрытие}
  B -- Нет --> G[Запрос отклонён или перенаправлен в HR]
  C -- Да --> D[Руководитель утверждает]
  C -- Нет --> E[Предложить альтернативные даты]
  E --> F{Сотрудник соглашается}
  F -- Да --> D
  F -- Нет --> G
  D --> H[Уведомить сотрудника и HR]
  G --> H

Критерии приёмки письма (специфические тесты)

Тесты, по которым можно проверить корректность письма:

• Тема содержит слова «отпуск» или «заявление на отпуск».
• В теле письма есть дата начала и окончания.
• Присутствует план передачи задач с указанием имён.
• Есть контакт для экстренных случаев.

Если все пункты выполнены — письмо проходит проверку.

Советы по локализации и корпоративной культуре

• В компаниях с формальной культурой используйте официальные формулировки и «Здравствуйте/С уважением».
• В стартапах и гибких командах допустим более дружеский тон, но сохраняйте структуру и план передачи.
• В разных странах есть свои ожидания по срокам уведомления: получите информацию в HR.

Шаблон плейбука для HR и менеджера

1. Получить письмо и проверить баланс отпусков.
2. Проверить конфликтные даты в команде.
3. Согласовать с руководителем замену.
4. Уведомить сотрудника в течение договоренного срока.
5. Внести данные в систему учёта отпусков.

Часто задаваемые вопросы

Сколько заранее нужно подавать заявку?

Это зависит от политики компании. Обычно рекомендуется подавать заявку минимум за 2–4 недели для стандартного отпуска. При длительном отпуске — заранее, чтобы согласовать замену.

Нужно ли указывать причину отпуска?

Причину не обязательно указывать. Если это срочный случай или медицинская ситуация, уточнение может помочь в ускорении решения.

Что делать, если отпуск отклонён?

Обсудите причину отклонения и предложите альтернативные даты. Уточните, какие условия позволят получить одобрение.

Итог и быстрые рекомендации

• Подготовьтесь заранее: проверьте политику и согласуйте замену.
• Пишите коротко и по делу: даты, план передачи, контакт для экстренных случаев.
• Уведомьте руководителя устно или в чате перед отправкой письма.
• Используйте шаблоны и чек‑лист перед отправкой.

Спасибо за внимание. Удачного отпуска!