Как просмотреть историю печати в Windows

Что включает статья

• Как включить журнал печати через Просмотр событий (Event Viewer) шаг за шагом
• Как открыть и читать записи журнала печати
• Как настроить PaperCut Print Logger и где найти отчёты
• Альтернативы, контрольный список для разных ролей, шаблоны отчётов и рекомендации по безопасности и приватности

Почему история печати важна

История печати помогает: найти потерянные документы, проверить использование принтера другими людьми, расследовать инциденты безопасности и формировать отчёты для бухгалтерии. Для корпоративных сред журнал печати может быть источником доказательств при аудите.

Важно: по умолчанию Windows не хранит список завершённых печатных заданий. Без включённого журнала вы увидите только текущую очередь печати.

Просмотр истории печати через Просмотр событий

Просмотр событий (Event Viewer) — встроенный инструмент Windows. Он может вести журнал активности печати, но эту функцию нужно включить вручную.

Шаги для включения журналирования печати:

1. Нажмите Win + R, введите eventvwr и нажмите Enter.
2. В левой панели перейдите: Журналы приложений и служб > Microsoft > Windows > PrintService.
3. В средней панели щёлкните правой кнопкой по журналу Operational и выберите Свойства.
4. На вкладке Общие отметьте Включить журналирование и выберите поведение при достижении максимального размера журнала.
5. Нажмите Применить, затем ОК.

После включения Windows будет сохранять информацию о напечатанных документах.

Как просмотреть записи журнала:

• Откройте Просмотр событий (eventvwr).
• Перейдите к Журналы приложений и служб > Microsoft > Windows > PrintService > Operational.
• Дважды щёлкните нужную запись в средней панели.
• Внизу на вкладке Общие смотрите подробности: дату/время, имя принтера, имя пользователя и путь к печатаемому файлу.

Примечание: Записи сортируются по «Дата и время» и по «Категории задания». Чтобы очистить журнал, щёлкните правой кнопкой на Operational и выберите Очистить журнал.

Использование PaperCut Print Logger

Если вы хотите более удобный интерфейс для просмотра истории печати, экспорта в CSV/Excel и агрегирования по пользователям — PaperCut Print Logger подходит для этой задачи.

Как открыть отчёты PaperCut Print Logger:

1. Установите PaperCut Print Logger на ПК.
2. В Проводнике перейдите в C: > Program Files (x86) > PaperCut Print Logger.
3. Дважды щёлкните ярлык ViewLogs.
4. В отчёте выберите дату и нажмите View в колонке HTML, чтобы увидеть список заданий за день.
5. Нажмите CSV/Excel для сохранения отчёта в формате таблицы.

PaperCut фиксирует: время печати, имя пользователя, количество страниц, цвет/чёрно‑белая печать, размер бумаги и другие параметры.

Альтернативные методы и сценарии использования

• Локальные журналы принтера: некоторые сетевые принтеры и MFP имеют собственные журналы на веб‑интерфейсе устройства.
• Сервер печати (Print Server): в доменной среде используйте журналы на сервере печати для централизованного контроля.
• Трёхсторонние системы учёта печати: существуют коммерческие решения для корпоративного учёта расходников и квот.
• Аудит безопасности: если требуется доказуемость действий, дополнительно настройте централизованный сбор логов (SIEM).

Когда эти методы не работают:

• Локальный пользователь печатает напрямую на принтер без сетевого маршрутизации — журнал на печатном сервере может отсутствовать.
• Принтер настроен так, что не передаёт путь к файлу в событиях — тогда вы увидите только имя задания.

Решение для выбора метода

flowchart TD
  A[Нужно быстро проверить печать на одном ПК?] -->|Да| B[Использовать Event Viewer]
  A -->|Нет| C[Нужно централизованно и с экспортом?]
  C -->|Да| D[PaperCut или коммерческое решение]
  C -->|Нет| E[Проверить журнал на принтере или сервере печати]

Контрольные списки по ролям

Администратор:

• Включить журналирование PrintService на целевых хостах.
• Настроить ротацию и архивирование логов.
• Подключить сбор логов в SIEM при необходимости.

Обычный пользователь:

• Проверить очередь печати для текущих заданий.
• Спросить администратора, если нужен доступ к журналу завершённых заданий.

Аудитор/специалист по безопасности:

• Убедиться, что журналы содержат метки времени и имена пользователей.
• Проверить сохранность и доступность логов за нужный период.

SOP: Включение и извлечение журнала печати (короткая инструкция)

1. Включите журналирование PrintService (см. раздел выше).
2. Откройте Operational в PrintService и экспортируйте записи через Действия > Сохранить все события как…
3. Сохраните в формате EVTX для юридической точности и в CSV для анализа.
4. При необходимости импортируйте CSV в Excel или BI‑инструмент.

Критерии приёмки

• Журнал включён и сохраняет события.
• Запись содержит: дату/время, имя принтера, имя пользователя и путь или название печатаемого файла.
• Экспорт в CSV/Excel возможен и читаем.

Шаблон колонок отчёта (CSV/Excel)

• DateTime
• User
• PrinterName
• JobName (или FilePath)
• Pages
• ColorMode
• PaperSize
• Hostname

Используйте этот шаблон для анализа расхода бумаги и поиска конкретных документов.

Тестовые случаи и приёмка

• Печать тестового файла с уникальным именем: запись появляется в журнале в течение минуты.
• Печать с разных учётных записей: журнал показывает корректное имя пользователя.
• Очистка журнала: после очистки старые записи удаляются и новые записи добавляются корректно.

Безопасность и приватность

• Журналы печати могут содержать конфиденциальные данные (названия документов, имена пользователей). Ограничьте доступ к журналам и храните их зашифрованными при необходимости.
• В корпоративной среде проверьте соответствие требованиям локального законодательства о персональных данных и политик GDPR при работе с журналами печати.

Важно: перед передачей логов третьим лицам удаляйте или анонимизируйте конфиденциальные данные.

Методика для небольших организаций: быстрые шаги

1. Включите журналирование PrintService на рабочих станциях и сервере печати.
2. Установите PaperCut Print Logger на одну машину для агрегирования и простого просмотра.
3. Настройте ежедневный экспорт CSV и храните архивы 30–90 дней в зависимости от политики.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: журнал включён, но нет пути к файлу — причина в параметрах драйвера печати или политике принтера. Решение: проверьте настройки драйвера и обновите при необходимости.
• Ошибка: логи занимают много места — настройте ротацию и ограничьте период хранения.
• Ошибка: некорректные имена пользователей — проверьте, печатает ли пользователь под локальной учётной записью или доменной.

Краткое резюме

• Event Viewer даёт встроенный и бесплатный способ логирования печати, но требует включения и базовой работы с журналами.
• PaperCut Print Logger и другие инструменты упрощают просмотр, фильтрацию и экспорт.
• Выберите метод в зависимости от масштаба: локально — Event Viewer; для удобства и отчётов — PaperCut; для централизованного контроля — сервер печати или SIEM.

Часто задаваемые вопросы

Как быстро включить журнал печати?

Нажмите Win + R, введите eventvwr, затем в Журналы приложений и служб найдите Microsoft > Windows > PrintService > Operational и включите журналирование в свойствах.

Какие данные показывает журнал печати?

Обычно: дата и время, имя принтера, имя пользователя, название задания или путь к файлу, количество страниц и параметры печати.

Можно ли экспортировать журнал в Excel?

Да: в Просмотре событий можно сохранить события как CSV. PaperCut также предлагает экспортацию в CSV/Excel прямо из интерфейса.

Нужно ли хранить журналы из соображений приватности?

Хранение логов имеет смысл для аудита и расследований, но соблюдайте правила конфиденциальности и ограничьте доступ.

Сводка:

• Включите журнал PrintService для базовой записи истории печати.
• Для удобства используйте PaperCut Print Logger или аналогичные решения.
• Ограничьте доступ к журналам и настройте ротацию логов.

1‑строчный глоссарий

• PrintService: компонент Windows, который обрабатывает и регистрирует события печати.