Как просмотреть историю печати в Windows

К чему это нужно

• Проверить, кто и когда печатал файлы с компьютера.
• Найти утерянный документ, который уже печатался.
• Контролировать использование принтера в офисе или на общем ПК.

Быстрый обзор методов

• Встроенный способ: включить логирование печати в Просмотре событий (Event Viewer). Подходит для разовых проверок и когда не хочется устанавливать ПО.
• Сторонний способ: PaperCut Print Logger и аналогичные инструменты. Удобно для постоянного мониторинга, отчётов и экспорта в CSV/Excel.

Как включить логирование печати через Просмотр событий (Event Viewer)

Просмотр событий обычно используют для поиска ошибок системы, но он умеет и фиксировать задания печати — при условии, что вы включите соответствующий журнал.

1. Нажмите Win + R, введите eventvwr и нажмите Enter — откроется окно Просмотра событий.
2. В левой панели перейдите в раздел: Applications and Services Logs > Microsoft > Windows > PrintService.
3. В средней панели найдите журнал Operational, щёлкните по нему правой кнопкой и выберите Properties.

4. На вкладке General отметьте флажок Enable logging и укажите действие при достижении максимального размера журнала (например, перезапись событий).
5. Нажмите Apply, затем OK.

После включения журнал начнёт собирать записи о заданиях печати. Чтобы просмотреть их:

• Откройте Просмотр событий и снова перейдите в Applications and Services Logs > Microsoft > Windows > PrintService > Operational.
• Дважды щёлкните Operational для просмотра записей. В средней панели будут перечислены события; сортируйте по «Date and Time» или «Task Category».
• Выберите запись и в нижней части окна на вкладке General посмотрите подробности: время, используемый принтер и путь к файлу (если он доступен).

Важно: если в журнале нет пути к файлу, это может означать, что приложение не передаёт полный путь или принтер настроен через сервер, который не даёт эти метаданные.

Чтобы очистить историю печати в системе, щёлкните правой кнопкой по журналу Operational в разделе PrintService и выберите Clear log.

Как использовать PaperCut Print Logger для истории печати

PaperCut Print Logger — это пример стороннего утилитного решения, которое автоматически собирает и сохраняет данные о всех заданиях печати в удобном формате (HTML, CSV). Оно простое в установке и подходит, если вы хотите сохранять отчёты без ручного включения логов.

1. Скачайте и установите PaperCut Print Logger с официального сайта PaperCut или установочного пакета, предоставленного вашей организацией.
2. После установки приложение запустит фоновые службы для мониторинга заданий печати.
3. Откройте Проводник и перейдите в C: > Program Files (x86) > PaperCut Print Logger.
4. Дважды щёлкните ярлык ViewLogs.
5. В открывшемся отчёте выберите дату, затем в колонке HTML нажмите View, чтобы посмотреть список напечатанных файлов за выбранный день.
6. Для экспорта выберите CSV/Excel — отчёт сохранится для дальнейшего анализа.

PaperCut обычно собирает: время печати, имя пользователя, количество страниц, ориентацию, цвет/ч/б и имя принтера. Проверьте настройки локального экземпляра — некоторые данные могут требовать прав администратора.

Когда какой метод выбирать — схема принятия решения

flowchart TD
  A[Нужно быстро посмотреть одно задание?] -->|Да| B[Использовать Просмотр событий]
  A -->|Нет, хочу постоянный учёт и отчёты| C[Использовать PaperCut или аналог]
  C --> D{Есть ли централизованный сервер печати?}
  D -->|Да| E[Настроить логирование на сервере]
  D -->|Нет| F[Установить PaperCut на каждую машину или использовать сетевой агент]

Роли и чек-листы

Администратор:

• Убедиться, что журнал PrintService включён на нужных компьютерах/сервере.
• Настроить ротацию журналов и резервное копирование (чтобы логи не занимали весь диск).
• Ограничить доступ к журналам — только аудиторы и администраторы.
• Проверить юридические и политические требования перед хранением данных о пользователях.

Обычный пользователь:

• Если нужно — попросить администратора включить логирование или предоставить экспорт.
• Для одноразовой проверки открыть Просмотр событий при наличии прав.

Альтернативные подходы

• Настроить логирование на сетевом сервере печати (например, Windows Print Server). Серверные логи часто содержат больше данных и удобнее централизовать.
• Использовать другие сторонние решения: PaperCut MF, Print Audit, uniFLOW — они предлагают расширенные отчёты и квоты. Сравнение функционала и цен нужно смотреть на сайтах поставщиков.
• Включить аудит файловой активности (если важен именно путь к файлу) — но это даёт много лишних данных и требует аккуратной настройки.

Когда методы не сработают

• Если документ печатается локально приложением, которое не передаёт имя файла в задание печати, журнал может не содержать пути.
• При использовании некоторых лёгких сетевых принтеров или проприетарных драйверов часть метаданных может быть недоступна.
• На компьютерах без прав администратора вы не сможете включить журнал PrintService напрямую.

Конфиденциальность и соответствие требованиям

Важно учитывать, что журналы печати содержат персональные данные: имена пользователей и названия файлов. Перед сбором и хранением таких данных:

• Проверьте локальные политики конфиденциальности и требования GDPR/локального законодательства.
• Ограничьте доступ к логам и храните их только необходимое время.
• При экспорте в CSV удаляйте лишние колонки, если они не нужны для аудита.

Краткая методика внедрения в организации (мини‑план)

1. Определить цель: аудит, экономия бумаги, расследование инцидентов.
2. Выбрать способ: централизованный сервер логов или локальные агенты (PaperCut и т.п.).
3. Провести пилот на 5–10 рабочих станциях/на сервере печати.
4. Оценить объём логов, настроить ротацию и хранение.
5. Обучить администраторов и назначить ответственных за доступ к логам.

Практические советы и приёмы

• Если нужны только сведения о времени и пользователе, включите минимальное логирование — это уменьшит объём данных.
• Для регулярных отчётов настраивайте автоматический экспорт в CSV и использование Power BI или Excel для визуализации.
• Перед очисткой журналов делайте резервные копии — иногда история нужна для расследования инцидента.

Глоссарий в одну строку

• Просмотр событий (Event Viewer): встроенный инструмент Windows для просмотра системных журналов.
• PrintService: компонент Windows, отвечающий за обработку заданий печати.
• PaperCut Print Logger: сторонняя утилита для мониторинга и отчётов по печати.

Частые вопросы

Видно ли в логах содержимое файла?

Нет. Логи печати содержат метаданные (имя файла в некоторых случаях, время, пользователь, принтер), но не содержимое документа.

Можно ли автоматически удалять старые логи?

Да. Настройте ротацию журналов и политики хранения — это можно сделать через свойства журнала или внешние скрипты резервного копирования и удаления.

Нужно ли право администратора, чтобы включить логирование?

Да, включение журнала PrintService требует прав администратора на локальной машине или доступ к серверу печати.

Итого

• Для одноразовой проверки: включите журнал PrintService в Просмотре событий и посмотрите записи.
• Для постоянного и удобного учёта: разверните PaperCut Print Logger или другое коммерческое решение.
• Обязательно продумайте политики хранения и доступа к логам, чтобы соблюдать требования конфиденциальности и безопасности.