Как пользоваться Wave Accounting

Что такое Wave кратко

Wave — облачная бухгалтерская платформа для малого бизнеса. Она автоматизирует учёт транзакций, выставление счетов и базовую зарплатную ведомость.

Быстрый обзор преимуществ

• Бесплатная база функций для учёта и выставления счетов.
• Привязка банковских счетов и карт для автоматической синхронизации транзакций.
• Возможность создавать оценки, счета, счета на оплату и повторяющиеся счета.
• Инструмент Payroll для выплаты сотрудникам (доступность зависит от страны).

Начало работы с Wave

1. Перейдите на сайт Wave и нажмите Создать бесплатный аккаунт или Регистрация через Google.
2. Введите рабочую почту и пароль и кликните Начать.
3. Заполните профиль: имя, фамилия, название бизнеса, индустрия, страна. Нажмите Далее.
4. Укажите цель использования Wave: выставлять счета, вести бухгалтерию, запускать зарплату или пока не уверен(а).
5. Укажите, как давно работает бизнес, тип бизнеса, наличие банковского счёта и способы оплаты расходов. Нажмите Продолжить в Wave.

Важно: используйте рабочую почту и включите двухфакторную аутентификацию, если доступна.

Панель управления (Dashboard)

Панель показывает ключевые показатели: денежный поток, прибыль/убыток, задолженности, чистый доход и расходы. Настройте виджеты под свои задачи: транзакции, сметы, счета, повторяющиеся счета, счета к оплате, клиенты, поставщики, товары и услуги.

Как подключить счёт:

• Перейдите в “Банкинг” → “Подключённые аккаунты”.
• Выберите банк и пройдите процедуру подключения через безопасный шлюз.

Примечание: синхронизация зависит от банка и может требовать повторного входа при смене пароля.

Создание сметы

Сметы — предварительные расчёты для клиентов. После утверждения смету можно конвертировать в счёт.

1. В меню слева выберите “Продажи” → “Сметы” → “Создать смету”.
2. Заполните поля: заголовок сметы, клиент (или добавить нового клиента), валюта, дата, срок действия, P.O./S.O., подзаголовок, футер и примечание.
3. Добавьте продукты/услуги: выберите существующий товар или нажмите “Добавить новый товар“ и укажите описание, количество, цену и налог.
4. Сохраните. Через кнопку “Ещё” можно конвертировать в счёт, редактировать, отправить клиенту, экспортировать в PDF, распечатать или удалить.

Критерии приёмки для сметы:

• Указан клиент и валюта.
• Указана дата и срок действия.
• Добавлены позиции с ценами и налогами.
• Смета сохранена и доступна для конвертации.

Создание счета (Invoice)

1. Откройте “Продажи” → “Счета” → “Новый счёт”.
2. При необходимости сначала настройте шаблон: логотип, цвета, макет в “Настройки” → “Шаблоны счетов”.
3. Добавьте клиента. Введите номер счёта и P.O./S.O., если нужно.
4. Задайте дату счёта, срок оплаты, добавьте позиции (описание, количество, цена, налог) и при необходимости отредактируйте футер.
5. Нажмите “Сохранить и продолжить”, затем “Утвердить черновик” чтобы отправить счёт клиенту.

Примечание: после утверждения счёт станет подлежащим оплате и появится в отчётах о дебиторской задолженности.

Критерии приёмки для счёта:

• Счёт содержит корректные реквизиты клиента.
• Указана сумма, налоги и даты.
• Шаблон бренда применён при необходимости.
• Отправлено уведомление клиенту.

Повторяющиеся счета

Повторяющиеся счета полезны для подписочных услуг или регулярных платёжных обязательств.

1. “Продажи” → “Повторяющиеся счета” → “Создать повторяющийся счёт”.
2. Выберите клиента, укажите P.O./S.O., позиции и суммы.
3. Установите расписание генерации (ежемесячно, ежеквартально и т. п.).
4. Укажите контактный email клиента и текст письма. Можно прикрепить PDF и отправлять копию себе.
5. Сохраните расписание.

Важно: Wave может отправлять запрос на предавторизацию карты клиента для автоматической оплаты. Убедитесь в юридической основе и согласии клиента перед включением автоплатежей.

Создание счёта к оплате (Bill)

1. Перейдите в “Закупки” → “Счета” → “Создать счёт”.
2. Выберите поставщика (или добавьте нового), валюту, дату и дату оплаты, номер счёта.
3. Добавьте позиции, категорию, количество, цену и налог.
4. Сохраните счёт.

Рекомендация: прикрепляйте электронные копии счетов поставщиков к записи для удобства аудита.

Отслеживание транзакций

1. “Бухгалтерия” → “Транзакции”.
2. Подключите банк или загрузите выписку в формате CSV/OFX, либо добавьте транзакции вручную.
3. При подключении банк автоматически создаёт платёжный счёт в Wave и синхронизирует движения.
4. Сверяйте транзакции: помечайте, распределяйте по счёту и сопоставляйте с инвойсами/счетами к оплате.

Совет: проверяйте и подтверждайте импорт каждые 7–14 дней, чтобы не накапливались незаполненные операции.

План счетов (Chart of Accounts)

Wave поддерживает пять основных типов счетов: Активы, Обязательства, Доходы, Расходы и Собственный капитал.

Как добавить счёт:

1. “Бухгалтерия” → “План счетов”.
2. Нажмите “Добавить новый счёт”.
3. Выберите тип счёта, название, ID и описание. Нажмите “Сохранить”.

Хорошая практика: поддерживайте простой план счетов для малого бизнеса и добавляйте подробные категории по мере роста.

Подключённые счета

1. “Банкинг” → “Подключённые аккаунты”.
2. Выберите счёт для подключения (банковский счёт или карта) и следуйте инструкциям безопасного провайдера.

Проверьте: частота обновления, пределы истории транзакций и поддерживаемые форматы выгрузки.

Запуск Payroll

Wave Payroll позволяет платить сотрудникам и подрядчикам. Доступность и функции зависят от страны.

1. “Payroll” → “Запустить payroll”.
2. Добавьте сотрудников и подрядчиков (вкладка “Команда”).
3. В разделе бизнеса укажите реквизиты, график выплат и банковский счёт для финансирования выплат.
4. Добавьте подписанта (юридического представителя).
5. Установите расписание и авторизуйте платежи.

Важное: соблюдайте местное трудовое и налоговое законодательство. Wave упрощает расчёт начислений и удержаний, но ответственность за корректность остаётся за компанией.

Отчёты

Wave формирует основные финансовые отчёты: отчет о прибылях и убытках, баланс, отчёт о движении денежных средств, отчёты по налогам, по сотрудникам и детализированные отчёты.

Как экспортировать отчёт:

• Откройте нужный отчёт.
• Нажмите “Экспорт” и выберите CSV или PDF.

Совет: экспортируйте отчёты перед налоговыми периодами и при подготовке к аудиту.

Автоматизация и сценарии использования

Wave автоматизирует повторяющиеся счета, предавторизацию платёжных карт клиентов и синхронизацию банковских транзакций. Это сокращает ручную работу и снижает число ошибок.

Примеры сценариев:

• Абонентская подписка: создайте повторяющийся счёт с ежемесячной датой и автоматической отправкой на email.
• Ежемесячное закрытие: используйте отчёты и сверку транзакций для подготовки финансовой отчётности.

Когда Wave может не подойти

• Если у вас крупный бизнес с множеством филиалов и сложными межфилиальными операциями.
• Если требуется продвинутая кастомизация отчётности или интеграции ERP уровня.
• Если нужны расширенные налоговые функции в специфичных юрисдикциях (например, сложные НДС-сценарии в нескольких странах).

Альтернативы: QuickBooks, Xero, локальные ERP-решения. Для простоты Wave остаётся выгодным вариантом для малого бизнеса и фрилансеров.

Миграция на Wave: краткая инструкция

1. Экспортируйте данные из старой системы в CSV (транзакции, клиенты, товары, счета, поставщики).
2. Импортируйте клиентов и товаров в Wave через соответствующие импорты.
3. Загрузите банковские выписки в прошлые периоды и сверяйте.
4. Проведите контрольную проверку: сравните остатки на счетах и отчёты за последний период.
5. Закройте переносной период и начните вести текущие операции в Wave.

Совет: перед переносом сделайте резервную копию существующих данных и попробуйте миграцию на тестовом аккаунте.

Ежемесячное закрытие: SOP

Шаги для месячного закрытия бухгалтерии в Wave:

1. Импорт и сверка банковских транзакций. (Бухгалтерия)
2. Сверка дебиторской задолженности: все выставленные счета либо оплачены, либо находятся в работе. (Бухгалтерия/Менеджер по продажам)
3. Сверка кредиторской задолженности: проверены все входящие счета. (Закупки)
4. Обновление и проверка начислений зарплаты и удержаний. (HR/Бухгалтерия)
5. Проведение корректировок и начислений амортизации (при необходимости). (Бухгалтерия)
6. Создание отчётов: P&L, баланс, отчёт движения денежных средств и отправка руководству. (Бухгалтерия)
7. Архивация документов и экспорт отчётов в PDF/CSV для хранения. (Бухгалтерия)

Критерии приёмки закрытия:

• Баланс сходится.
• Все транзакции месяца учтены.
• Отчёты подписаны ответственными лицами.

Ролевые контрольные списки

Владелец бизнеса:

• Проверить основные KPI на Dashboard.
• Подтвердить шаблоны счетов и брендирование.
• Подтвердить бюджет и крупные платежи.

Бухгалтер:

• Подключить банковские выписки и сверить транзакции.
• Обновить план счетов и категории.
• Подготовить месячные отчёты.

Фрилансер/подрядчик:

• Создавать и отправлять счета своевременно.
• Указывать правильные налоговые реквизиты.
• Подключить онлайн-оплату, если требуется.

HR/Менеджер по зарплате:

• Добавить сотрудников в Payroll.
• Проверить графики выплат и реквизиты банков.
• Авторизовать платежи вовремя.

Контроль качества синхронизации: тестовые сценарии

1. Подключить тестовый банковский счёт и загрузить CSV с 30 транзакциями. Ожидаемый результат: все транзакции импортируются и распределяются по категориям.
2. Создать счёт, пометить его как оплаченный банковской транзакцией и убедиться, что баланс клиента обновился.
3. Создать повторяющийся счёт и проверить, что на следующую дату генерируется документ и отправляется email.

Мини‑методология для эффективной работы

Правило 1: минимизируйте открытые задачи — закрывайте транзакции в течение 7–14 дней. Правило 2: автоматизируйте повторяющиеся процессы (повторяющиеся счета, автоплатежи). Правило 3: храните ключевые документы в привязанном хранилище и прикрепляйте их к записям в Wave.

Безопасность и конфиденциальность

• Используйте уникальные пароли и двухфакторную аутентификацию.
• Ограничьте доступ по ролям: предоставляйте права только необходимым сотрудникам.
• Для данных клиентов и сотрудников соблюдайте местные правила конфиденциальности и хранения персональных данных.

Примечание о GDPR: если вы работаете с данными резидентов ЕС, убедитесь, что ваша работа с данными соответствует требованиям обработки и хранения персональных данных.

Полезные шаблоны и сниппеты

Шаблон уведомления клиенту при выставлении счета:

Здравствуйте, [Имя клиента].

Выставлен новый счёт №[Номер] на сумму [Сумма]. Пожалуйста, оплатите до [Дата]. Подробности в приложении.

Спасибо, [Название компании]

Пример принятия решения: какую функцию включить

flowchart TD
  A[Нужна регулярная оплата от клиента?] -->|Да| B[Использовать Повторяющиеся счета]
  A -->|Нет| C[Создавать единичные счета]
  B --> D{Требуется автоплатёж}
  D -->|Да| E[Включить предавторизацию карты]
  D -->|Нет| F[Отправлять напоминания об оплате]
  C --> G{Нужна интеграция с банком}
  G -->|Да| H[Подключить банковский счёт]
  G -->|Нет| I[Ручной импорт выписок]

Глоссарий 1 строкой

• Счёт: документ для клиента о сумме к оплате.
• Смета: предложение стоимости работы до согласования.
• Счёт к оплате: обязательство компании оплатить поставщику.
• План счетов: классификация счетов для учёта.
• Payroll: система начисления и выплаты зарплаты.

Риски и способы их снижения

Риск: неавторизованный доступ к учётной записи. Митигирование: 2FA и ограничение прав.

Риск: рассинхронизация банковских данных. Митигирование: регулярная сверка и загрузка выписок.

Риск: неверная налоговая отчётность. Митигирование: привлечение бухгалтера или аудитора перед сдачей.

Короткая сводка

Wave — хороший выбор для малого бизнеса и фрилансеров, которым нужен простой и бесплатный инструмент для учёта и выставления счетов. Он покрывает ключевые процессы: сметы, счета, повторяющиеся счета, импорт транзакций и базовую Payroll. Для масштабного бизнеса или сложных налоговых сценариев стоит рассмотреть платные альтернативы.

Если нужно, могу подготовить:

• Кастомный чеклист внедрения Wave для вашей компании;
• Шаблоны импортируемых CSV для клиентов и товаров;
• Руководство по конкретной миграции из QuickBooks или Excel.