Intelligent Recap в Microsoft Teams: как работает и как использовать

Что такое Intelligent Recap

Intelligent Recap — это инструмент на базе искусственного интеллекта, встроенный в Microsoft Teams. Одна строка определения: автоматическая обработка записи совещания для создания сводки, заметок и предложений по задачам. Функция анализирует расшифровку, упоминания участников и контекст обсуждений, чтобы выдать понятный набор действий и ключевых моментов.

Важно: Intelligent Recap доступен для пользователей с лицензией Team Premium и работает только если встреча была записана и расшифрована.

Почему это полезно

• Экономит время: автоматически формирует заметки и задачи вместо ручного конспектирования.
• Снижает потерю контекста: помогает тем, кто не успел зафиксировать ключевые моменты.
• Делает «следующие шаги» явными: на основе разговора генерируются AI‑рекомендации.

Факты из исследования Microsoft:

• 55% участников отмечают, что после встречи неясны следующие шаги.
• 56% участников говорят, что суммировать содержание встречи сложно.

Требования и подготовка

• Лицензия Team Premium для организатора/команды.
• Включённая запись встречи (Record) и расшифровка (Transcription).
• Полномочия для доступа к записи и стенограмме у участников, которым нужен Recap.

Совет: заранее уведомите участников, что встреча будет записана и обработана AI, если это требуется по политике конфиденциальности компании.

Шаг за шагом: как использовать Intelligent Recap

1. Откройте Teams и перейдите в панель «Recap» в правой части интерфейса.
2. В панели Recap просмотрите запись и ключевые моменты.
3. Найдите свои упоминания через значок @ над видеоплеером или через опцию Mentions.
4. Откройте раздел Notes, чтобы увидеть заметки команды, и рядом — AI notes (AI‑заметки), где ИИ суммирует ключевые тезисы.
5. Прокрутите вниз до раздела с AI‑предложенными задачами — там ИИ формирует задания на основе обсуждения.

Параллельно можно читать расшифровку (Transcript) и просматривать чат встречи — оба источника помогают понять контекст предложенных задач.

Краткая методология работы функции

• Входные данные: запись + стенограмма встречи.
• Анализ: NLP‑модель выделяет упоминания, решения, вопросы и просьбы о действиях.
• Выход: структурированная сводка, AI‑заметки и список рекомендованных задач со статусом и ответственными (если ИИ обнаружил упоминания).

Типичные сценарии использования

• Быстрая сводка для тех, кто опоздал на встречу.
• Генерация списка задач и назначений по итогам обсуждения.
• Хранение ключевых решений и аргументов для последующих действий.

Когда Intelligent Recap может не сработать

• Низкое качество аудио или сильные перекрывающиеся разговоры — расшифровка будет неточной.
• Языковая поддержка: если встреча идёт на языке, который не полностью поддерживается системой транскрипции, сводка может быть неполной.
• Специфическая терминология или узкоспециальный жаргон — ИИ может некорректно интерпретировать термины.

Пример: в технических обсуждениях с множеством сокращений и внутренних кодовых названий нужно проверять AI‑заметки вручную.

Альтернативные подходы

• Ручные заметки с шаблонами (SOP) для организаторов.
• Специализированные инструменты для стенографирования/транскрипции и анализа (третьи стороны).
• Комбинация: использовать Intelligent Recap для черновой версии и редактуру человеком‑экспертом для финальной документации.

Чек‑лист ролей

Организатор:

• Включить запись и транскрипцию.
• Уведомить участников о записи.
• Проверить итоговые AI‑заметки и внести правки.

Участник:

• Использовать упоминания (@), чтобы отмечать действия и ответственных.
• Проверить AI‑задачи и подтвердить срок/ответственного.

Менеджер:

• Просмотреть автоматически сгенерированные задачи и подтвердить приоритеты.

Мини‑SOP для организатора совещания

1. Перед встречей: включите запись и транскрипцию; подготовьте повестку.
2. Во время встречи: проговаривайте ключевые решения и назначайте ответственных вслух (это помогает ИИ корректно извлечь действия).
3. После встречи: откройте Recap, проверьте AI‑заметки, исправьте и назначьте окончательные сроки.

Критерии приёмки

• В сводке явно перечислены 3–5 ключевых решений.
• Список «следующих шагов» содержит ответственных и ожидаемые сроки (или заметку о том, что срок не установлен).
• Нет критических фактических ошибок в коротком изложении обсуждаемых тем.

Модель принятия решения (Mermaid)

flowchart TD
  A[Есть лицензия Team Premium?] -->|Нет| B[Переход на альтернативы или покупка лицензии]
  A -->|Да| C[Включена запись и транскрипция?]
  C -->|Нет| D[Включить запись/транскрипцию]
  C -->|Да| E[Использовать Intelligent Recap]
  E --> F{Качество аудио хорошее?}
  F -->|Да| G[Получить корректную сводку и задачи]
  F -->|Нет| H[Проверить стенограмму и редактировать AI‑заметки]

Часто задаваемые вопросы

Q: Нужно ли платить дополнительно за Intelligent Recap?
A: Функция доступна в пакете Team Premium, поэтому нужна соответствующая лицензия.

Q: Работает ли Recap для всех языков?
A: Recap использует транскрипцию и модели, поддержка языков зависит от возможностей стенограммы; для некоторых языков качество может быть ниже.

Q: Можно ли редактировать AI‑заметки?
A: Да, AI‑заметки можно просматривать и редактировать вручную, чтобы обеспечить корректность и соответствие внутренним правилам.

Заключение

Intelligent Recap превращает запись встречи в полезный набор информации: краткая сводка, AI‑заметки и предлагаемые задачи. Это особенно полезно для команд, где важно фиксировать решения и назначать ответственных быстро. Главное — обеспечить качество записи и расшифровки и проверить автоматически сгенерированные материалы перед передачей внешним стейкхолдерам.

Важно

Проверяйте соответствие использования функции внутренним политиками компании и требованиям конфиденциальности.

Краткое резюме

• Требуется лицензия Team Premium и включённая запись с транскрипцией.
• Recap предоставляет сводки, AI‑заметки и предлагаемые задачи.
• Рекомендуется проверять и корректировать AI‑выводы в сложных или технических обсуждениях.