Шаблоны OneNote для управления проектами

Microsoft OneNote — удобный инструмент для ведения проектной документации. Одна из его полезных функций — готовые шаблоны страниц: от общего обзора проекта и протоколов встреч до упрощённых и приоритетных списков задач. Этот материал объясняет, где найти шаблоны, как адаптировать их под процессы команды, когда шаблоны работают лучше, а когда стоит выбрать альтернативу, и даёт практические чеклисты и методы для внедрения шаблонов в рабочий процесс.

Доступ к встроенным шаблонам

OneNote включает встроенные шаблоны страниц, но способ доступа зависит от версии OneNote.

• В OneNote 2016 откройте меню Вставка, затем выберите Шаблоны страницы. Появится список недавно использованных шаблонов и ссылка на все доступные шаблоны через пункт Шаблоны страницы в раскрывающемся меню.

• В старых версиях OneNote добавьте новую вкладку (раздел) и нажмите на область Новая страница справа; при нажатии на стрелку откроется выпадающее меню с пунктом Шаблоны страницы.

Во всех версиях встроенные шаблоны организованы по категориям: Академические, Пустые, Бизнес, Декоративные и Планировщики. Для проектного управления основные шаблоны находятся в категориях «Бизнес» и «Планировщики».

Шаблоны для управления проектами в OneNote

Проектный обзор (Project Overview)

В категории «Бизнес» есть готовый шаблон “Проектный обзор“. Он содержит поля для информации о компании и проекте, описания, целей, ресурсов, процедур и расписания — всё оформлено списками и блоками.

Почему это полезно:

• Быстрый единый документ для заинтересованных сторон.
• Удобно делиться с командой или руководством.
• Лёгкость обновления при изменении сроков или ресурсов.

Практика: удалите примерный текст и заполните поля базовыми данными проекта: цель, ключевые заинтересованные лица, основные вехи и риски.

Протоколы встреч

В категории «Бизнес» есть несколько шаблонов для заметок о встречах: от простых до формальных.

• Simple Meeting Notes — для быстрых обсуждений: тема, повестка, участники, задачи.

• Formal Meeting Notes — для презентации статуса перед руководством: включает повестку, участников, утверждения, открытые вопросы и план следующей встречи.

Совет: если вы организатор встречи, заполните повестку заранее и поделитесь страницей в OneNote с участниками, чтобы все приходили подготовленными и могли дополнять заметки в режиме реального времени.

Списки задач

В категории «Планировщики» есть три основных шаблона для задач:

• Simple To Do List — базовый список с чекбоксами.

• Prioritized To Do List — список с приоритетами (высокий, средний, низкий).

• Project To Do List — задачи организованы по проектам и содержат поле заметок рядом с каждой группой задач. Его легко перестроить по ресурсам или по датам.

Организованный и приоритизированный список задач помогает фокусироваться на критически важных элементах и избавляет команду от двусмысленностей.

Полезные приёмы и приёмы настройки

1. Перемещение блоков и элементов

Вы можете легко перемещать блоки и отдельные элементы: наведите курсор на блок — появится четырёхстрелочная иконка, затем перетащите блок в нужное место. Это работает как с макетными блоками, так и с отдельными пунктами списка.

2. Изменение размера блоков

Блоки макета можно не только перемещать, но и изменять их ширину: выделите блок и перетащите маленькие стрелочки в его углу.

3. Базовое форматирование

Чтобы быстро изменить размер шрифта или цвет текста, наведите курсор на блок, нажмите четырёхстрелочную иконку и выберите Главная или щёлкните правой кнопкой мыши для меню форматирования. Здесь же можно добавить чекбоксы, маркеры и звёздочки.

4. Сохранение кастомных шаблонов

Если вы настроили встроенный шаблон (добавили логотип, изменили макет и стили), сохраните его как собственный шаблон:

1. Откройте меню Вид и выберите Размер бумаги.
2. В открывшейся панели внизу нажмите Сохранить текущую страницу как шаблон.
3. Дайте шаблону имя и укажите, будет ли он шаблоном по умолчанию для текущего раздела.

Когда нужно использовать сохранённый шаблон, вернитесь к тому же пути и в категориях появится Мои шаблоны — выберите нужный.

Важно: при сохранении шаблона OneNote сохраняет оформление и структуру страницы, но не данные, которые вы ввели в полях (например, конкретные задачи или даты). При необходимости создавайте мастер-страницы с образцами и отдельные копии с реальными данными.

Когда шаблоны работают хорошо и когда нет

• Подходят, если вам нужно стандартизировать документы, ускорить подготовку встреч и иметь однообразный формат для передачи знаний.
• Могут не подойти, если у проекта очень сложная зависимость задач, требуется продвинутый трекинг состояния, автоматические отчёты или масштабная интеграция с CI/CD — в этих случаях лучше использовать инструменты управления задачами (например, системы трекинга задач, специализированные PM-платформы или электронные таблицы с макросами).

Контрпример: для крупного проекта с сотнями задач и автоматическими метриками OneNote удобен как справочный центр и для совместных заметок, но не как основной трекер задач.

Альтернативные подходы и интеграции

• Комбинируйте OneNote с Outlook или Планировщиком задач: экспортируйте ключевые задачи в средство трекинга, а в OneNote храните контекст, обсуждения и решения.
• Для живого трекинга используйте таблицы Excel/Google Sheets (с фильтрами и сводными таблицами) и прикрепляйте их или ссылку в OneNote.
• Если нужна совместная работа над документами с контролем версий — рассматривайте SharePoint/Teams вместе с OneNote.

Практическая мини-методология: как внедрить шаблоны в процесс команды

1. Определите 3–5 типовых страниц: обзор проекта, протокол встречи, ежедневный стендап, список задач по проекту, отчёт о рисках.
2. Настройте и объедините поля, обязательные для заполнения (например, владелец, дата, приоритет).
3. Сохраните как «Мои шаблоны» и разместите инструкцию по использованию в вики команды или в отдельном разделе OneNote.
4. Проведите короткое обучение (15–30 минут) для команды: где найти шаблоны, как создавать и сохранять изменения.
5. Раз в спринт проверяйте заполнение шаблонов и корректируйте поля под реальные потребности.

Чек-листы по ролям

Для менеджера проекта

• Создать и настроить шаблон «Проектный обзор».
• Добавить обязательные поля: цель, сроки, ключевые ресурсы, основные риски.
• Делать ревью шаблонов раз в релиз.

Для организатора встреч

• Готовить повестку в шаблоне «Протокол встречи» заранее.
• Назначать ответственных и сроки прямо в разделе «Задачи».
• Рассылать ссылку на страницу встречи после собрания.

Для участника команды

• Вести личные заметки в копии шаблона протокола.
• Отмечать выполненные пункты в списках задач.
• Комментировать и добавлять контекст в соответствующие блоки.

Шаблоны и критерии приёмки

Критерии приёмки для созданного шаблона «Протокол встречи»:

• Все поля повестки заполнены перед встречей в 80% случаев.
• Для каждого пункта повестки назначен владелец или помечен как информационный.
• Задачи имеют дату выполнения и статус.

Быстрый справочник: паста приёмов и сочетаний клавиш (cheat sheet)

• Перетащить блок: наведите курсор → появится четырёхстрелочная иконка → перетащите.
• Добавить чекбокс: вкладка Главная → «Список задач» или контекстное меню.
• Сохранить страницу как шаблон: Вид → Размер бумаги → «Сохранить текущую страницу как шаблон».

Решение «использовать шаблон или нет» — диаграмма

flowchart TD
  A[Нужна стандартизация документации?] -->|Да| B[Шаблоны OneNote]
  A -->|Нет| C[Использовать свободный формат]
  B --> D{Требуется продвинутый трекинг?}
  D -->|Да| E[Интеграция с трекером задач]
  D -->|Нет| F[Использовать шаблон как основной документ]

Совместимость и миграция

• OneNote 2016: имеет классическую панель работы с шаблонами и удобный доступ через Вставка → Шаблоны страницы.
• OneNote для Windows (UWP) и веб-версия: функциональность шаблонов ограничена по сравнению с настольной версией; проверьте доступность «Мои шаблоны». При миграции между версиями сохранённые шаблоны могут не переноситься автоматически — экспортируйте страницы и сохраните резервные копии.

Небольшой глоссарий

• Шаблон — предзаполненная страница с макетом и стилем.
• Блок — контейнер на странице OneNote, содержащий текст, таблицу или изображение.
• Раздел — вкладка в записной книжке, содержащая страницы.
• Страница — единица контента в OneNote.

Тестовые сценарии для проверки шаблона

• Создать страницу по шаблону и проверить: поля редактируются, структура остаётся корректной после сохранения.
• Сохранить изменённый шаблон как «Мой шаблон» и создать новую страницу по нему.
• Оценить отображение шаблона в веб-версии OneNote и при совместном доступе.

Риски и смягчения

• Риск: команда не использует шаблоны — смягчение: короткое обучение и регулярные проверки.
• Риск: несовместимость шаблонов между версиями — смягчение: сохранять шаблон как страницу-образец и держать инструкцию по миграции.

Заключение

Шаблоны OneNote — быстрый способ стандартизировать проектную документацию, ускорить подготовку совещаний и структурировать списки задач. Они отличны для хранения контекста, заметок и решений, тогда как для детального трекинга задач с автоматизацией лучше комбинировать OneNote с трекерами задач и таблицами. Настройте 3–5 ключевых шаблонов, сохраните их как «Мои шаблоны», обучите команду и регулярно пересматривайте структуру под реальные потребности.

И помните: шаблоны экономят время, но не заменяют процесс управления — используйте их как часть общей методологии.

Image Credit: Alphaspirit/ Shutterstock