Notion для управления проектами — полное руководство

Содержание

• Use Notion Projects
• Get Notion Projects
• Add and Customize Your Project
• Add, Rearrange, or Remove Project Properties
• Add and Connect Your Tasks
• Key Project Management Features
• Additional Project Templates in Notion
• Project Schedule
• Task Triage
• Kanban Board
• Frequently Asked Questions

Важно: Notion также удобен как база знаний (wiki) для проекта.

Use Notion Projects

Notion недавно представил «Notion Projects» — набор готовых страниц и рабочих процессов, включающий шаблоны Projects и Tasks. Это стандартная отправная точка, которая ускоряет создание структуры проекта: страницы проектов, таблицы задач, доски, временные шкалы и связи между сущностями.

Кому подходит Notion для управления проектами

• Командам, которым важна гибкая структура данных и документация рядом с тасками.
• Проектам с необходимостью настраиваемых полей, связей и разных представлений (таблица, доска, таймлайн, календарь).
• Командам, где важна совместная работа и единая база знаний.

Когда Notion может не подойти

• Для проектов с жёсткими требованиями к SSO/SCIM или продвинутым отчётам и кастомной аналитикой — возможно, потребуется специализированная PMS или BI-инструмент.
• Для высоконагруженных процессов с тысячами тасков и сложными автоматизациями — могут быть ограничения по производительности и интеграциям.

Краткое определение основных терминов

• Проект — крупная единица работы, содержащая задачи и метаданные.
• Задача — единичная рабочая единица, которая обычно исполняется одним или несколькими исполнителями.
• Подзадача — дочерняя задача, которая относится к родительской задаче.
• Зависимость — связь «блокирует/заблокирован», означающая порядок выполнения.

Get Notion Projects

Чтобы добавить набор Notion Projects в ваше рабочее пространство, выполните следующие шаги:

1. Войдите в рабочее пространство Notion.
2. В нижней части боковой панели выберите «Templates».

3. Откройте выпадающее меню в левом верхнем углу и выберите Suggested → Projects → Projects & tasks. Альтернативно выберите Projects, tasks & sprints, если вам нужны спринты и agile-подход.

4. Нажмите «Get template» в правомнизу.

5. Разверните страницы Projects и Tasks в боковой панели. Вы увидите несколько представлений и примерные записи.

Советы при подключении шаблона

• Перед распространением в команде скорректируйте права доступа и выставьте нужные Teamspaces.
• Сначала переименуйте образцы проектов и удалите тестовые записи, чтобы команда не запуталась.

Add and Customize Your Project

Откройте страницу Projects в боковой панели. Основные представления: Active, Timeline, Board и All. Шаблон уже содержит примерные проекты.

Создание нового проекта

1. Нажмите стрелку рядом с кнопкой «New» в правом верхнем углу и выберите New Project.

2. Заполните поля проекта: название, описание, даты начала/конца, владельца, приоритет, метки и любые кастомные свойства.

Интегрированная AI-подсказка

Notion предлагает AI-панель для быстрого создания резюме проекта. Нажмите «Empty» рядом с полем Summary и воспользуйтесь подсказкой. AI сгенерирует начальный текст, который можно отредактировать.

Нажмите Update, чтобы применить результат. Если не устраивает — просто удалите текст и введите свой.

Практика: короткое, понятное резюме

• Пишите 1–3 предложения, которые описывают цель проекта и ключевой результат. Это поможет быстро понять суть при просмотре списка.

Add, Rearrange, or Remove Project Properties

Notion позволяет гибко управлять свойствами страницы проекта: добавлять поля, менять порядок, удалять или скрывать.

1. Нажмите Add a property, чтобы создать новое поле. Это может быть файл, контакт (email/телефон), дата или вычисляемое поле.

2. Чтобы изменить порядок свойств на странице, наведите курсор на элемент, пока не появится иконка-сетка слева, затем перетащите свойство.

3. Чтобы удалить свойство, наведите на него, нажмите иконку-сетки и выберите Delete property.

4. Для глобальной настройки всех страниц проекта выберите Customize page в меню свойства и настройте, какие поля показывать, скрывать или сжать.

5. Используйте выпадающие списки, чтобы переключать видимость полей и их размеры.

Рекомендации по структуре свойств

• Храните минимум обязательных полей: Название, Дата начала/окончания, Владелец, Статус, Completion (%).
• Дополнительные поля (бюджет, контакты, риски) делайте опциональными.
• Используйте типы данных (Person, Date, Select, Number) для корректного отображения и агрегации.

Add and Connect Your Tasks

Откройте Tasks в боковой панели. Шаблон показывает представления: By Project, Board, All Tasks.

Создание задачи

1. Нажмите стрелку рядом с New и выберите Task.

2. Заполните поля задачи: название, описание, срок, исполнитель, приоритет и т. д.

Связь задачи с проектом

1. Рядом с Project нажмите Empty и выберите имя проекта из списка, чтобы связать задачу с проектом.

AI для задач

AI также доступен на странице задачи: он помогает сформулировать описание, критерии приёмки или выделить подзадачи.

Key Project Management Features

После настройки проектов и задач в Notion доступны стандартные фичи управления проектом. Разберём ключевые сценарии и практические рекомендации.

Назначение исполнителей

Вы можете назначать задачи участникам рабочего пространства, Teamspace или конкретным людям, с которыми поделились страницей.

1. На странице задачи нажмите Empty рядом с Assignee и выберите пользователя.

2. В таблице также можно выбрать исполнителя прямо в ячейке.

3. Можно указывать нескольких исполнителей. Удалить исполнителя — нажать X рядом с именем.

Рекомендация: указывайте одного ответственного (Owner) и опционально нескольких исполнителей для выполнения конкретных частей.

Подзадачи

Подзадачи помогают разбить крупные таски на шаги.

1. Чтобы назначить родительскую задачу, откройте подзадачу, нажмите Empty рядом с Parent-task и выберите задачу.

2. Чтобы добавить подзадачу из родительской задачи, откройте родительскую задачу, выберите Add Sub-tasks и укажите имя.

3. Подзадачи отображаются в представлении Tasks By Project и на странице задачи.

Хорошая практика: используйте подзадачи для шагов, которые можно начать и завершить независимо. Не превращайте список чекбоксов в «скрытые задачи» — подзадачи нужны для учёта выполнения и отчётности.

Зависимости

Зависимости показывают, какие проекты или задачи блокируют другие элементы.

1. Нажмите Empty рядом с Blocked By и выберите проект или задачу, блокирующую текущий элемент.

2. Аналогично, используйте Is Blocking, чтобы отметить элементы, которые вы блокируете.

3. Зависимости видны в Active, Timeline и All представлениях.

Практическая рекомендация: ограничьте количество цепочек зависимостей. Слишком длинная цепочка усложнит планирование и увеличит риск блокировок.

Отслеживание прогресса

Notion поддерживает свойство Completion (процент выполнения), которое рассчитывается по состояниям задач или количеством закрытых подзадач.

1. Поле Completion видно в каждом представлении проектов и на странице проекта.

2. В примере шаблона Completion изначально равен 0% для тестового проекта.

3. После отметки части задач как Done процент увеличивается автоматически.

Совет: проверяйте методику расчёта Completion. Важен единый стандарт: считать проценты по задачам, по стоимостям задач или по трудоёмкости — выберите один подход и применяйте во всех проектах.

Импорт из Trello или Asana

Если вы начали работу в Trello или Asana, Notion позволяет импортировать доски и проекты.

1. Выберите Import внизу боковой панели и укажите Trello или Asana.

2. Авторизуйтесь в сервисе-источнике и следуйте подсказкам.
3. На странице импорта можно отслеживать процесс и статус переноса.

Полезно: после импорта проверьте соответствие типов полей и связи задач — часто требуется ручная донастройка.

Совет: Notion предлагает также шаблоны для студентов и для личной продуктивности.

Additional Project Templates in Notion

Если стандартного набора Projects & Tasks недостаточно, Notion имеет библиотеку бесплатных шаблонов. Ниже — три часто используемых шаблона и как их применять.

Project Schedule

Project Schedule помогает управлять важными датами: вехи, дедлайны, мероприятия и этапы. Удобен, когда нужно публично демонстрировать дорожную карту.

Основные возможности

• Быстро создавать страницы для вех, задач, встреч и финансовых событий.
• Переключаться между Timeline, List и Calendar представлениями.
• Убирать таблицу в Timeline для чистого вида дорожной карты.
• Перемещаться по таймлайну с помощью стрелок.

Когда использовать

• Для внешних презентаций статуса проекта.
• Для синхронизации сроков с клиентом или стейкхолдерами.

Task Triage

Task Triage помогает предварительно оценить и отфильтровать задачи перед включением их в проект.

Основные возможности

• Представления: все задачи, по статусу, по команде или назначенные вам.
• Секция Acceptance Criteria с чекбоксами для быстрой валидации готовности.
• Board view для перемещения задач от New до Completed via drag-and-drop.
• Быстрое назначение задач себе из главной страницы шаблона.

Когда использовать

• При большом потоке идей и задач, которые нужно сортировать до включения в проект.
• При управлении баг-трекером или запросами от клиентов.

Kanban Board

Для визуального управления задачами по стадиям подойдёт Kanban Board.

Основные возможности

• Перетаскивание карточек между колонками.
• Разделение по командам или потокам работ.
• Детальный вид карточки с датами и статусами.
• Переключение между простым, детализированным и табличным видом.

Когда использовать

• Для задач с чётким жизненным циклом: To-Do → In Progress → Review → Done.

Примечание: если в библиотеке Notion вы не находите нужного шаблона, посмотрите решения от Microsoft и Google, а также специализированные инструменты, такие как Jira или Monday.com.

Практические методики, чек-листы и шаблоны

Ниже — конкретные инструменты, которые помогут внедрить Notion в реальную работу команды.

Мини-методология запуска проекта (быстрая)

1. Инициация: создайте страницу проекта и заполните цель, ROI/цель (кратко), владельца и сроки.
2. Планирование: распишите главные этапы и вехи в Project Schedule.
3. Декомпозиция: создайте список задач и подзадач в Tasks, свяжите их с проектом.
4. Назначение: назначьте владельца проекта и ответственных за ключевые задачи.
5. Мониторинг: настройте Board и Timeline, отслеживайте Completion и зависимости.
6. Ретроспектива: после завершения соберите уроки и задокументируйте их в wiki.

Check-листы по ролям

Руководитель проекта (PM):

• Проверить, что у проекта есть цель и критерии успеха.
• Назначить владельцев и согласовать сроки.
• Настроить основное представление (Timeline + Board).
• Проверять зависимости и риски еженедельно.

Разработчик / Исполнитель:

• Разбить задачу на подзадачи и оценить время.
• Указать статусы и комментарии прогресса.
• Обновлять Acceptance Criteria перед сдачей.

Дизайнер:

• Прикреплять макеты и версии в поле файлов.
• Создавать ревью-циклы и помечать задачи на проверку.

Тестировщик / QA:

• Составить тест-кейсы в Acceptance Criteria.
• Отмечать дефекты как задачи и привязывать к релизу.

Критерии приёмки (пример)

• Все Acceptance Criteria отмечены галочками.
• Нет критических блокирующих багов.
• Документация обновлена и доступна в проекте.
• Передача знаний проведена с записью встречи.

Шаблон SOP для запуска нового проекта в Notion

1. Создать новый проект через Projects → New Project.
2. Заполнить минимум полей: цель, владелец, даты, первый milestone.
3. Импортировать или создать базовый набор задач в Tasks.
4. Назначить ответственного за проект и основных исполнителей.
5. Настроить Weekly Review — повторяющуюся задачу для проверки статуса.
6. Создать страницу wiki с ключами проекта: контакты, решения, риски.

Decision flowchart (выбор шаблона)

flowchart TD
  A[Нужна дорожная карта?] -->|Да| B[Use Project Schedule]
  A -->|Нет| C[Нужен быстрый triage?]
  C -->|Да| D[Use Task Triage]
  C -->|Нет| E[Нужна визуальная доска?]
  E -->|Да| F[Use Kanban Board]
  E -->|Нет| G[Start from Projects & Tasks]

Когда Notion не лучший выбор — альтернативы и почему

• Jira: если нужно сложное планирование спринтов, баг-трекинг и глубокая интеграция с разработкой.
• Asana/Trello: более простые Kanban/списки для легких проектов и отделов маркетинга.
• Monday.com: для визуализации ресурсов и автоматизаций на уровне предприятия.

Переход от Notion к другому инструменту потребует миграции данных и настроек. Планируйте миграцию заранее и используйте импорты/экспорты.

Контроль качества и тест-кейсы (примеры)

• TC-001: При создании нового проекта поле Owner должно быть обязательным.
• TC-002: Добавление задачи с датой в прошлом вызывает предупреждение.
• TC-003: При связывании задачи с проектом, проект отображается в представлении Tasks By Project.

Критерии приёмки для шаблона

• Все ключевые представления (Timeline/Board/All) доступны и содержат примеры.
• Переключение статусов отражается в Completion.
• Пользователь может назначить исполнителя и связать задачу с проектом.

Контроль рисков и безопасность

• Права доступа: разграничивайте права Read/Edit/Full access для Teamspaces и отдельных страниц.
• Резервные копии: экспортируйте критичные страницы в PDF/Markdown периодически.
• Конфиденциальность: для чувствительных данных используйте отдельное рабочее пространство или шифрование внешними средствами.

Локальные особенности и советы по использованию в русскоязычных командах

• Перевод названий полей: при необходимости локализуйте названия статусов и селектов (Например: New → Новая, In Progress → В работе, Done → Выполнено).
• Форматы дат: используйте формат ДД.MM.ГГГГ для единообразия.
• Отчётность: включите автоматические фильтры и saved views с ключевыми метриками для еженедельных отчётов.

Часто задаваемые вопросы

Как делиться страницами в Notion?

Notion поддерживает несколько способов шаринга: в пределах рабочего пространства, Teamspace, конкретным людям, группам, внешним пользователям или публично в Web. Для каждого варианта можно задать уровень прав: View, Comment, Edit или Full Access.

Какие инструменты подходят для управления проектами в распределённых командах?

Notion подходит благодаря доступности через веб и мобильные приложения. Однако для некоторых команд лучше комбинировать Notion (как wiki + lightweight PM) с инструментами вроде Trello, Asana, Jira или Monday.com, если нужны специализированные фичи.

Какие ещё шаблоны Notion стоит посмотреть?

Галерея Notion содержит множество шаблонов: для личной продуктивности, управления финансами, CRM, планирования контента и многого другого. Рекомендуется изучить категорию «Work» и «Product Management».

Заключение

Notion Projects — мощное и гибкое решение для многих команд. Он особенно хорош там, где важна связанная документация, гибкие свойства и многопредставленный подход к задачам (таблицы, доски, таймлайн). При корректной настройке Notion заменит несколько инструментов и упростит коммуникацию. В то же время для крупных или высокоспециализированных процессов нужны дополнительные инструменты и интеграции.

Краткие рекомендации для старта

• Начните с шаблона Projects & Tasks.
• Установите простые правила именования и статусов.
• Настройте 1–2 обязательных представления для команды (Timeline и Board).
• Проводите еженедельные ревью и обновляйте диаграмму зависимостей.

Image credit: Canva and Notion. All screenshots by Sandy Writtenhouse.