Gmail Multi-Send — как отправлять массовые рассылки прямо в Gmail

Быстрые ссылки

• Gmail Multi-Send: особенности и ограничения

• Создание массовых писем с помощью Multi-Send

Если вы до сих пор использовали сторонние инструменты для массовых рассылок, попробуйте встроенную функцию Gmail — Multi-Send. Она позволяет отправлять рассылки внутри и за пределы организации (в зависимости от настроек администратора) без отдельного сервиса.

Важно: функция доступна подписчикам Google Workspace начиная с августа 2022 и включена для следующих тарифов: Workspace Individual, Business Standard и Plus, Enterprise Starter/Standard/Plus и Education Standard/Plus.

Особенности и ограничения Gmail Multi-Send

При включении Multi-Send в окне «Написать» заголовок окна становится фиолетовым, а кнопка «Send» заменяется на «Continue». Внизу окна появляется уведомление о том, что вы в режиме Multi-Send.

Ключевые особенности:

• В каждое письмо автоматически добавляется уникальная ссылка для отписки. Получатели могут отписаться или подписаться обратно, и вы будете получать уведомления о таких действиях.
• Если в списке получателей окажется адрес, который ранее отписался, этот адрес автоматически исключается из рассылки.
• Максимум 1 500 адресатов можно добавить в поле «To» — это максимальное число писем, которые можно отправить в сутки через Multi-Send.
• Нет ограничения на количество разных получателей в месяц (ограничения по дневной квоте указаны выше).
• В полях CC и BCC можно указать только по одному получателю; он/она получит копию каждого письма.
• Нельзя использовать функции Reply (ответ), Forward (пересылка), Scheduling (отложенная отправка) и Confidential mode (конфиденциальный режим) в режиме Multi-Send.
• Функция не поддерживает mail merge или персонализацию содержимого письма по получателям.
• Вложения увеличивают использование хранилища: если вы прикрепляете файл, он учитывается в вашей квоте для каждого отправленного письма. Чтобы этого избежать, лучше вставить ссылку на файл в Google Drive.

Важно: по умолчанию Multi-Send доступен для внешних получателей у клиентов Google Workspace Business. Для Enterprise Starter и выше, а также для Education, Multi-Send по умолчанию ограничен внутренними получателями — свяжитесь с администратором, если нужно отправлять внешним адресатам.

Создание массовых писем с помощью Multi-Send — пошагово

1. Откройте Gmail и нажмите «Compose» для создания нового письма.
2. В нижней панели окна нажмите кнопку Multi-Send (двойной конверт), чтобы включить режим. При первом использовании появится объяснение — выберите “Turn On”.

3. После включения вы увидите фиолетовый заголовок и сообщение у нижней границы окна. Чтобы выключить режим, нажмите “Turn Off” в сообщении или снова кликните кнопку Multi-Send.
4. Добавьте получателей в поле To. Можно использовать группу контактов из Google Contacts: кликните на поле получателя и выберите “To”, чтобы открыть окно контактов, затем отметьте нужные контакты или список.

5. Напишите текст письма и тему. Нажмите “Continue”.
6. При первом использовании появится напоминание о лучших практиках рассылок и борьбе со спамом — нажмите “Learn More” при необходимости, затем “Got It” или “Don’t Show Again”.

7. Если в списке есть адреса, которые ранее отписались, вы увидите это на следующем экране вместе с общим числом получателей.
8. Для проверки отправьте тест себе через “Send Preview”. Когда всё готово — нажмите “Send All”.

Рекомендации по содержанию и лучшим практикам

• Соблюдайте частоту рассылок и релевантность. Небольшие регулярные письма лучше крупных редких рассылок с едва релевантным содержимым.
• Давайте получателям прозрачный способ отписаться и уважайте их выбор.
• Проверяйте спам-оценки и избегайте подозрительных заголовков и большого количества ссылок.
• Используйте ссылки на Google Drive вместо вложений, если файл большой или вы ожидаете большое число отправок.

Важно: Multi-Send не даёт персонализации. Если вам нужна сегментация и индивидуальный приветственный текст, лучше использовать специализированный ESP (email service provider) или mail merge в Google Sheets + сторонние дополнения.

Когда Multi-Send не подходит (контрпримеры)

• Нужна персонализация приветствий или контента для разных сегментов.
• Требуется A/B-тестирование тем, содержимого или CTA.
• Необходима аналитика кампаний и отслеживание открытий/кликов на уровне ESP.
• Нужно отправлять письма по расписанию с помощью одного окна отправки.

В этих случаях рассмотрите альтернативы ниже.

Альтернативные подходы

• Mail merge через Google Sheets (позволяет персонализировать, но требует настроек и часто использует сторонние аддоны).
• Профессиональные ESP (Mailchimp, SendGrid, Brevo и др.) — подходят для сложных сценариев: автоматизации, сегментации, отчётности.
• Использование API почтовых сервисов для полностью автоматизированных рассылок.

Ментальные модели и эвристики

• Простота > персонализация: выбирайте Multi-Send для простых объявлений и новостей.
• Если требуется контроль и измеримость — переходите на ESP.
• Проверяйте «Закон полезности»: если время на настройку ESP превышает выгоду от персонализации, используйте Multi-Send.

Фактбокс — ключевые цифры и даты

• Дата выпуска: август 2022 (доступность функции в Google Workspace).
• Максимум получателей в поле To: 1 500.
• CC/BCC: по одному адресу в каждом поле.
• Персонализация: не поддерживается.

Пошаговый план для рассылки (SOP)

1. Подготовьте список получателей и проверьте отписавшихся.
2. Создайте текст письма и тему, избегая слов, похожих на спам.
3. Откройте Gmail и включите Multi-Send (кнопка двойного конверта → “Turn On”).
4. Вставьте контакты (либо список контактов из Google Contacts).
5. Проверьте предварительный просмотр через “Send Preview”.
6. Отправьте тест самому и коллегам, проверьте ссылки и отображение на мобильных.
7. Нажмите “Send All” и мониторьте уведомления об отписках.
8. При необходимости скорректируйте список и повторите.

Чек-листы по ролям

Маркетолог:

• Убедиться в релевантности контента.
• Подготовить тему и CTA.
• Отправить тестовую версию и подтвердить отображение.

IT-администратор:

• Проверить, что Multi-Send разрешён для внешних получателей (если нужно).
• Контролировать квоты и политику отправки.

Оператор/сотрудник, отправляющий рассылку:

• Проверить список получателей на актуальность.
• Убедиться, что вложения заменены ссылками на Drive при необходимости.

Критерии приёмки

• Тестовое письмо корректно отображается на основных клиентах (web, mobile).
• Все ссылки работают и ведут на ожидаемые страницы.
• Отсутствуют предупреждения о спаме при отправке теста.
• Число получателей не превышает 1 500 и адреса, отписавшиеся ранее, исключены.

Тесты и контроль качества

• Отправить “Send Preview” самому и как минимум двум коллегам на разных почтовых провайдерах.
• Проверить, что ссылка для отписки присутствует и работает.
• Проверить, что вложения, если они нужны, доступны через Google Drive и открываются.

Краткий шаблон объявления (готовый текст для рассылки)

Тема: Важное обновление от команды [Название]

Здравствуйте,

Мы публикуем краткое обновление: [краткая суть]. Если вы хотите получать подробные новости — оставайтесь с нами. Если вы предпочитаете не получать такие письма, воспользуйтесь ссылкой для отписки внизу.

С уважением, [Название команды]

Краткая версия для социальных сетей (100–200 слов):

Gmail Multi-Send позволяет отправлять массовые рассылки прямо из Gmail и автоматически добавляет ссылку для отписки, упрощая соблюдение правил почтовой рассылки. Это удобный инструмент для объявлений и новостей, когда не требуется персонализация. Максимум 1 500 получателей за раз, поддержка внешних адресатов зависит от настроек администратора. Для сложных кампаний и A/B-тестов лучше использовать специализированные ESP.

Краткое резюме

Gmail Multi-Send — быстрый и встроенный способ отправить однотипное сообщение многим людям. Он удобен для внутренних объявлений, новостей и простых маркетинговых писем, но не заменит профессиональные инструменты, если вам нужна персонализация, масштабируемая аналитика или сложные автоматизации.

Важно: прежде чем отправлять массовые рассылки, согласуйте политику с администратором Google Workspace и проверьте соответствие правилам антиспама.