Как эффективно использовать новую строку поиска Microsoft Outlook

Коротко о главном

Microsoft ввела новую строку поиска (Microsoft Search) в заголовок окна Outlook и других приложений Office. Внешне она похожа на старую, но функционально гораздо мощнее: единый интерфейс поиска для приложений клиента и веб-версии в Microsoft 365/Office 365.

Где раньше был поиск и что изменилось

Раньше строка поиска располагалась под лентой и над списком писем.

Теперь строка поиска перемещена в заголовок приложения.

Преимущества нового расположения:

• Освобождает вертикальное пространство экрана — удобно на ноутбуке и планшете.
• Унифицирует поисковый интерфейс между приложениями Office.
• Добавляет поиск по функциональности Outlook (команды и действия), а не только по письмам.

Важно: если вы привыкли к старому расположению, потребуется небольшая адаптация.

Как вызывается и что показывает меню поиска

При клике в поле поиска или при использовании сочетаний клавиш появляется меню с недавними запросами, контактами и быстрыми действиями.

Сочетания клавиш:

• Ctrl+E — открыть поиск.
• Alt+Q — открыть поиск.

Плюсы меню:

• Быстрый доступ к истории запросов и вычислениям.
• Подсказки команд (например, «переместить» отображает команду «Переместить»).

Минусы:

• Выпадающее меню может перекрывать вкладку «Поиск» на ленте и скрывать инструменты.
• Нет возможности отключить выпадающий список и вернуть старое поведение (на текущий момент).

Если нужно посмотреть инструменты ленты, щёлкните по пустому месту на ленте — выпадающий список скроется.

Поиск теперь не ограничен письмами

Нововведение: поиск охватывает всю функциональность Outlook — письма, контакты, календари, задачи, а также команды и настройки. Это существенно расширяет сценарии использования:

• Нужен быстрый способ переместить письмо — введите «переместить» и выберите команду.
• Нужен контакт — начните вводить имя, увидите контакт и связанные письма.
• Нужно найти событие в календаре — запрос вернёт соответствующие элементы.

Удобный UI для создания запросов

Традиционные синтаксические фильтры (например, from:example@domain.com) всё ещё работают. Но теперь есть визуальные фильтры, которые автоматически формируют корректную командную строку.

• Нажмите стрелку рядом со строкой поиска, чтобы открыть простую панель фильтров.

• Ввод в поля фильтров автоматически добавляет правильный синтаксис в строку поиска.

Это облегчает быстрый поиск без запоминания сложного синтаксиса.

Расширенные опции поиска

Вы можете изменить не только место поиска (в папке, во всех почтовых ящиках и т.д.), но и поля по умолчанию, по которым производится поиск. Нажмите «Добавить дополнительные параметры», чтобы включить или отключить дополнительные поля.

После выбора нужных полей нажмите «Применить».

Практические примеры быстрых запросов

• Поиск писем от конкретного адреса: from:ivanov@primer.ru
• Поиск по теме: subject:отчёт
• Поиск по слову в теле письма: body:смета
• Команды и действия: move, archive, mark as read — просто введите слово и выберите действие

Совет: используйте сочетания фильтров и ключевых слов, чтобы сузить результаты: from:anna subject:счет has:attachment

Когда новый поиск может не подойти

• Если вам нужно работать с очень специализированными поисковыми операторами на регулярной основе, визуальный интерфейс может замедлять рабочий поток — в этом случае используйте устоявшийся синтаксис поиска.
• Если выпадающее меню закрывает инструменты ленты, это мешает работе на маленьких экранах — придётся привыкнуть к управлению фокусом.
• В некоторых корпоративных средах интеграция с Bing или поиск по общим почтовым ящикам может требовать дополнительных лицензий и настроек.

Альтернативные подходы

• Использовать веб-версию Outlook в браузере, если клиент ведёт себя иначе.
• Оставаться на классическом интерфейсе (если администратор предоставляет такую опцию) — временное решение для команд, не готовых к переходу.
• Настроить папки, правила и категории, чтобы снизить потребность в сложных запросах.

Шпаргалка по поиску в Outlook (Cheat sheet)

• Открыть поиск: Ctrl+E или Alt+Q.
• Быстрые фильтры: нажмите стрелку слева от поля поиска.
• История запросов: появляется автоматически при фокусе в поле.
• Расширенный поиск: Добавить дополнительные параметры → выбрать поля → Применить.
• Поиск команд: введите действие (например, переместить) и выберите команду.

Порядок действий при поисковой задаче (минимальная методология)

1. Определите цель: письмо, контакт, событие или команда.
2. Выберите место поиска: текущая папка, все почтовые ящики, личный почтовый ящик.
3. Введите ключевые слова; по необходимости откройте фильтры.
4. Используйте визуальные фильтры для точной настройки.
5. При необходимости сохраните поиск или создайте правило.

Чек-лист для ролей

• Для обычного пользователя:

  • Освоить Ctrl+E и Alt+Q.
  • Научиться открывать и применять фильтры.
  • Настроить поля поиска через «Добавить дополнительные параметры».

• Для админа ИТ:

  • Проверить, включены ли функции поиска по общим почтовым ящикам.
  • Убедиться, что лицензии O365 позволяют интеграцию с Bing (если требуется).
  • Рассмотреть политику обучения пользователей по новому интерфейсу.

Критерии приёмки

• Строка поиска открывается по Ctrl+E и Alt+Q.
• Выпадающее меню показывает историю запросов и действия.
• Визуальные фильтры корректно формируют синтаксис запроса.
• Поиск возвращает результаты не только из писем, но и из контактов/календаря/действий.

Советы по устранению проблем

• Если выпадающее меню мешает работе, щёлкните по пустому месту ленты, чтобы его скрыть.
• Если результаты неполные, проверьте выбранный диапазон поиска (текущая папка vs. все почтовые ящики).
• Если не видите результаты из общих ящиков — уточните права доступа и настройки O365 у администратора.

Ментальные модели и лучшие практики

• Думайте о поиске как о трёхслойной задаче: место → фильтры → ключевые слова.
• Для частых операций автоматизируйте: правила, ярлыки и сохранённые поиски.
• Используйте команды в поиске, когда хотите не только найти, но и выполнить действие.

Короткая инструкция для обучения команды (мини-плейбук)

• Длительность: 10–15 минут.
• Содержание:
  1. Объяснить изменение расположения поиска и преимущества.
  2. Демонстрация: открыть поиск, использовать Ctrl+E, ввести «переместить» и выполнить команду.
  3. Показать фильтры и «Добавить дополнительные параметры».
  4. Практика: 2–3 примера поиска для каждого участника.
• Результат: каждый пользователь умеет открыть поиск и найти письмо/контакт/команду.

Часто задаваемые вопросы

• Будет ли выпадающее меню скрываемым навсегда?

  • На данный момент скрыть его можно вручную щелчком по ленте, но глобальной настройки для отключения истории нет.

• Изменится ли поиск в веб-версии Outlook?

  • Microsoft Search доступна и в веб-версии; интерфейсы синхронизированы.

• Нужны ли дополнительные лицензии для расширенных функций?

  • Для поиска по общим почтовым ящикам и интеграции с Bing может потребоваться бизнес-лицензия O365.

Заключение

Новая строка поиска Microsoft Outlook — это эволюция прошлой функциональности: место переместилось, функциональность расширилась. Она экономит место на экране, облегчает формирование запросов визуальными фильтрами и позволяет искать не только письма, но и команды, контакты и события. Несмотря на небольшие неудобства с выпадающим меню, преимущественно это улучшение, которое ускоряет работу и делает Outlook более универсальным инструментом.

Важное: потренируйтесь с Ctrl+E и визуальными фильтрами — это даёт максимальную отдачу.

Короткое резюме:

• Поиск в заголовке освобождает экранное пространство.
• Меню истории и действий ускоряет повторяющиеся операции.
• Визуальные фильтры убирают необходимость запоминать синтаксис.

Если хотите, могу подготовить распечатку-шпаргалку для вашей команды с примерами быстрых запросов и рекомендуемыми правилами.