Трекинг времени в Asana: как настроить и использовать

Asana предлагает встроенные инструменты для учета и анализа рабочего времени. Это полезно при планировании задач, оценке выполнения и расчёте фактических затрат времени. Ниже — подробное руководство по ключевым функциям, практические советы и наборы действий для разных ролей.

1. Сводка по субтаскам (Subtask Rollups)

Функция свёртки субтасков показывает суммарную оценку времени и фактическое потребление для всех дочерних задач под родительской задачей. Это помогает выявлять узкие места и неэффективные периоды.

Как включить свёртку субтасков:

1. Нажмите в правом верхнем углу рабочего пространства на Настроить.
2. Включите поле Оставшееся время в разделе полей всплывающего списка.

Важно: свёртка покажет только те значения времени, которые заполнены в дочерних задачах. Если участники не заносят оценки или фактическое время, сводка останется неполной.

2. Импорт и экспорт данных трекинга времени

Если вы начинаете в Asana или мигрируете проекты в другую систему, можно импортировать и экспортировать данные времени через CSV.

Как импортировать CSV:

1. Перейдите на страницу Главная и нажмите на иконку + → Проект.
2. Выберите Импорт таблицы.
3. Загрузите или перетащите CSV-файл или укажите инструмент, из которого импортируете.
4. Также можно импортировать файл в существующий проект через выпадающее меню проекта (справа от названия проекта, рядом с иконкой избранного).

Как экспортировать CSV из Asana:

1. Откройте проект, который хотите экспортировать.
2. Нажмите на значок выпадающего меню между названием проекта и иконкой избранного.
3. Выберите Экспорт > CSV.

Совет: при экспорте проверьте, чтобы поля времени (оценка, фактическое время, оставшееся время) были видимы в представлении проекта — тогда они попадут в CSV.

3. Субтаски на временной шкале

Если у задач есть несколько субтасков, временная шкала поможет увидеть зависимые работы и пересечения сроков.

Чтобы отобразить субтаски на временной шкале:

1. В меню слева в разделе Моё рабочее пространство выберите нужный проект.
2. Переключитесь в вид Временная шкала на верхней навигационной панели.
3. Нажмите на стрелку слева от задачи, чтобы показать или скрыть её субтаски.

Примечание: стрелка отображается только у задач, в которых есть субтаски.

4. Отчёты по вкладу времени (Time Contributor Reports)

Отчёты по вкладу времени показывают, сколько времени внес каждый участник команды. Это удобно для оценки реального участия и планирования нагрузки.

Чтобы создать отчёт по вкладу времени:

1. Перейдите на страницу Отчёты, создайте новый дашборд или откройте существующий.
2. Нажмите + Добавить диаграмму и выберите тип диаграммы.
3. В разделе Ось Y выберите Запись времени > Фактическое время.
4. В разделе Ось X выберите Время добавлено пользователем.

Важно: отчёты корректны только при регулярном и единообразном заполнении записей времени участниками.

5. Поддержка трекинга времени в шаблонах

Вы можете сохранить проект как шаблон, чтобы стандартизировать поля времени и используемые статусы в будущих проектах.

Как сохранить проект как шаблон:

1. Нажмите на стрелку справа от названия проекта в верхней навигационной панели.
2. Выберите Сохранить как шаблон.
3. Переименуйте шаблон, настройте параметры Конфиденциальность (кто может просматривать и редактировать) и нажмите Создать шаблон.

Совет: включите в шаблон обязательные поля для оценки и записи времени, чтобы сбор данных был единообразным.

Когда трекинг времени в Asana может не подойти

• Если команда использует почасовую тарификацию и нужна тонкая интеграция с биллингом — лучше подключать специализированные биллинговые инструменты.
• Если сотрудники забывают записывать время — данные будут неполными и введут в заблуждение при планировании.
• Для сложных научных или исследовательских проектов, где важно фиксировать очень мелкие интервалы, стандартный трекинг Asana может быть неудобен.

Альтернативные подходы и интеграции

• Подключение внешних тайм-трекеров: Toggl Track, Clockify, Harvest — для автоматического снятия времени и более гибкого биллинга.
• Использование API Asana: для кастомного экспорта/синхронизации данных времени в BI-системы или учётные системы.
• Скрипты/ETL для агрегирования CSV и загрузки в единое хранилище данных.

Ментальные модели и эвристики для учёта времени

• Модель 2×2: планируйте время (оценка) и фиксируйте фактическое. Раз в неделю сверяйте расхождения и корректируйте оценки.
• Правило 15 минут: фиксируйте время по блокам не меньше 15 минут, чтобы снизить шум и повысить дисциплину учёта.
• «Точность против полезности»: если точность достигается чрезмерными усилиями, ориентируйтесь на достаточную точность, а не идеальную.

Мини-методология внедрения трекинга времени (шаги)

1. Определите обязательные поля (оценка, фактическое время, оставшееся время).
2. Настройте шаблон проекта с этими полями.
3. Проведите короткое обучение команды (15–30 минут) по заполнению записей времени.
4. Внедрите правило ежедневной/еженедельной записи времени.
5. Настройте дашборд с ключевыми метриками и проводите еженедельный обзор.

Проверочный список по ролям

Руководитель проекта:

• Убедиться, что шаблон содержит поля времени.
• Настроить дашборды с базовыми отчётами.
• Проводить периодические проверки целостности данных.

Член команды:

• Ежедневно вносить фактическое время по задачам.
• Оценивать задачи при планировании и обновлять оставшееся время.

Аналитик/финансист:

• Экспортировать CSV для анализа затрат.
• Настроить автоматическую синхронизацию с учётной системой.

Критерии приёмки

• Шаблон проекта содержит поля оценки и записи времени.
• Минимум 80% активных задач имеют заполненное фактическое время (или согласованный порог).
• Дашборд отображает сводные значения по проектам и исполнителям.

Краткий глоссарий

• Оценка — предполагаемое время на выполнение задачи.
• Фактическое время — реально затраченное время, записанное в задаче.
• Оставшееся время — прогноз времени, необходимого до завершения.
• Субтаск — дочерняя задача в структуре родительской задачи.

Заключение

Asana даёт базовые и удобные возможности для учёта рабочего времени: от свёртки субтасков и временной шкалы до экспорта CSV и создания унифицированных шаблонов. Чтобы данные были полезны, требуется дисциплина в заполнении записей и ясная методология в команде. Начните с шаблона и простых отчётов, затем расширяйте интеграции и автоматизацию по мере зрелости процессов.

Важно: регулярный обзор и корректировка процесса трекинга времени важнее идеальной точности. Начните просто и улучшайте практику шаг за шагом.