Как использовать шаблоны проектов Asana, чтобы ускорить работу команды

Asana — мощный инструмент управления проектами. Одна из самых полезных функций для продуктивности — шаблоны проектов. Вместо того чтобы каждый раз собирать проект с нуля, вы берёте готовую структуру: секции, задачи, примечания и роли, и адаптируете её под текущее задание.

Этот материал объясняет, что такое шаблоны в Asana, как быстро начать работу с ними, как создавать собственные шаблоны под повторяющиеся процессы и какие лучшие практики помогут сохранить шаблоны полезными со временем.

Что такое шаблоны проектов Asana

Шаблон проекта — это заранее настроенный проект с типовой структурой: разделы (стадии, колонки канбан), задачи, метки, сроки и иногда примерные зависимости. Это «plug-and-play» — вы копируете шаблон и получаете рабочую основу, которую можно настраивать для конкретного запуска.

Коротко: шаблон помогает стандартизовать процессы, снизить количество ошибок при запуске и ускорить подготовку проекта.

Важно: шаблон — не догма. Он даёт стартовую структуру; все поля, задачи и сроки можно редактировать после создания проекта.

Зачем использовать шаблоны

• Экономия времени: не нужно заново прописывать рутину и задачи для каждого похожего проекта.
• Консистентность: одинаковые процессы обеспечивают единый уровень качества и удобство аудита.
• Обучение новых сотрудников: шаблон — живая документация по процессу.
• Масштабирование: когда команда растёт, шаблоны помогают передавать опыт и практики.

Примеры применения: запуск продукта, маркетинговые кампании, набор и адаптация сотрудников, планирование контента, управление агентскими задачами.

Как использовать шаблоны Asana — пошагово

1. В левом верхнем углу приложения нажмите на оранжевую кнопку +.
   
2. Выберите пункт Проект из выпадающего меню.
3. На стартовом экране проектов выберите Использовать шаблон.
   
4. Вас встретит галерея шаблонов Asana. По умолчанию показываются шаблоны, соответствующие назначению аккаунта при регистрации. Смените категорию, нажав на выпадающий список рядом с меткой Тип в правом верхнем углу.
   
5. Просмотрите шаблоны в превью, чтобы понять структуру и преимущества для вашей команды.
6. Чтобы создать проект на основе шаблона, нажмите Использовать шаблон.
   
7. На следующем экране можно изменить название проекта и права доступа. Нажмите Создать проект после внесения изменений.
   
8. Обратите внимание на задачи с пометками README и COPY ME — в них обычно содержатся инструкции и рекомендации по использованию шаблона.
   

После создания проекта вы можете добавить, удалить или изменить любые элементы: разделы, даты, ответственных, пользовательские поля (в том числе дополнительные поля в платных тарифах). Это позволяет подгонять шаблон под конкретный поток работ.

Примечание: в бесплатной версии доступны общественные шаблоны; в платных планах (Premium/Business) — расширенные и отраслевые варианты и дополнительные кастомизации.

Как создать собственный шаблон в Asana

Если в вашей команде есть повторяющиеся процессы, стоит оформить их в свой шаблон. Так один раз настроив идеальную структуру, вы сможете многократно её воспроизводить.

Шаги для создания кастомного шаблона:

1. Создайте новый проект или дублируйте существующий проект, в котором уже прописана последовательность задач и этапов. Убедитесь, что в проекте есть все необходимые описания задач, чек-листы и файлы-примеры.
2. Откройте заголовок проекта и нажмите Сведения (Details), затем в выпадающем меню выберите Преобразовать в шаблон. Не удаляйте и не архивируйте исходный проект — он станет источником шаблона.
   
3. Повторите процесс для других важных процессов, которые хотите стандартизировать.

Где найти свои шаблоны: при создании нового проекта откройте вкладку Шаблоны — ваши шаблоны будут сгруппированы по командам и отображаться в табе с названием вашей организации.

Шаблоны можно обновлять по мере совершенствования процесса: вносите изменения в исходный проект и ре-конвертируйте, либо редактируйте шаблон напрямую, если хотите, чтобы будущие копии получали новые элементы.

Лучшие практики по работе с шаблонами

• Храните инструкции внутри шаблона: одна или две задачи с заголовками README и COPY ME с короткими инструкциями по использованию.
• Делайте шаблон минимально достаточным: включайте только те задачи и поля, которые действительно помогают запуску. Избыточность затрудняет использование.
• Используйте пользовательские поля для ключевой информации (приоритет, бюджет, владелец процесса). В платных тарифах эти поля особенно полезны.
• Версионируйте шаблоны: добавляйте в описание шаблона дату последнего изменения и краткий лог правок.
• Обучайте команду: проведите короткий воркшоп при введении новых шаблонов, чтобы все понимали назначение блоков и ответственных.

Important: не используйте шаблон как контейнер для устаревшей информации. Регулярно проверяйте и очищайте шаблоны от закреплённых временных заметок.

Когда шаблоны не работают — ограничения и типичные ошибки

• Если проект уникален по требованиям или требует гибкой креативности, строгий шаблон может мешать — он задаёт лишние рамки.
• Шаблон, содержащий неподдерживаемые или устаревшие процессы, вводит в заблуждение команду.
• Слишком сложные шаблоны снижают принятие: если копирование шаблона требует долгой ручной правки, люди начнут его игнорировать.

Совет: используйте шаблоны как стартовую точку, а не как единственный допустимый способ работы. Для уникальных задач начинайте с чистого листа или используйте облегчённые шаблоны.

Альтернативные подходы

• Макеты досок и личные шаблоны задач: вместо полного шаблона проекта можно создать набор повторяющихся задач или шаблон личной доски для одной роли.
• Интеграции и автоматизация: используйте Zapier, Make или встроенные правила Asana, чтобы автоматически создавать проекты и задачи по триггерам (например, при поступлении заказа).
• Документ в виде регламента + пустая структура: храните подробные инструкции в внешнем документе (Confluence, Google Docs) и используйте в Asana упрощённый шаблон для трекинга.

Мини-методология: как спроектировать полезный шаблон за 30–60 минут

1. Соберите требования: опросите 2–3 человека, которые чаще всего запускают проект.
2. Определите ключевые этапы (3–6) и задачники внутри каждого этапа.
3. Добавьте 3–5 стандартных задач-маркеров (README, контроль качества, утверждение) и назначьте владельцев.
4. Добавьте 2–3 пользовательских поля (статус, приоритет, ориентировочный бюджет).
5. Пропишите краткие инструкции в первых задачах и сохраните как шаблон.

Этот шаблон-дорожная карта помогает быстро зафиксировать повторяемую логику и подготовить рабочих для запуска.

Ролевые чек-листы при запуске шаблона

• Менеджер проекта:
  • Проверил название и сроки проекта.
  • Настроил права доступа и уведомления.
  • Прописал владельцев ключевых задач.
• Владелец процесса:
  • Обновил README и список зависимостей.
  • Проверил пользовательские поля.
• Исполнитель(и):
  • Ознакомились с инструкциями в COPY ME.
  • Подтвердили приоритет и дедлайны.

Критерии приёмки шаблона

• Структура отражает ключевые этапы процесса.
• Есть инструкции для владельца и исполнителей (README/COPY ME).
• Пользовательские поля покрывают нужную мета-информацию (приоритет/статус/бюджет).
• При создании проекта из шаблона не требуется более двух часов ручной настройки.

Набор тестов и приёмочных сценариев

• Создать проект из шаблона и проверить, что все обязательные задачи присутствуют.
• Назначить ответственных и проверить уведомления для них.
• Пропустить шаг (удалить задачу) и убедиться, что зависимости не ломают граф.
• Обновить шаблон и создать новую копию — проверить, что изменения применяются.

Краткий словарь терминов

• Шаблон: заранее настроенный проект, готовый для копирования.
• Пользовательские поля: дополнительные атрибуты задач/проекта для классификации и фильтрации.
• README/COPY ME: типовые задачи внутри шаблона с инструкциями для запуска.

Примеры использования шаблонов

• Запуск продукта: план релиза, маркетинговые и технические задачи, контроль качества.
• Адаптация сотрудника: чек-лист онбординга, встречи, доступы.
• Планирование контента: календарь публикаций, утверждение материалов, график публикаций.

Заключение

Шаблоны проектов Asana — простой и мощный способ стандартизировать процессы и экономить время. Начните с одной наиболее повторяющейся задачи в вашей команде, оформите её в шаблон, протестируйте, затем масштабируйте подход на другие процессы.

Короткая инструкция действий прямо сейчас:

1. Выберите один повторяющийся процесс.
2. Создайте или дублируйте проект, уберите лишнее, добавьте README.
3. Преобразуйте проект в шаблон и оповестите команду о доступности.

Замечание: регулярно пересматривайте шаблоны, чтобы они отражали актуальные практики.

Сводка ключевых идей:

• Шаблон ускоряет старт проекта.
• Шаблон лучше быть простым и понятным.
• Обновляйте шаблоны по мере улучшения процессов.