Как использовать шаблоны проектов в Asana, чтобы повысить продуктивность команды

TL;DR

Шаблоны проектов в Asana позволяют быстро запускать типовые проекты без создания структуры с нуля. Используйте встроенные шаблоны или создайте свои на основе завершённых проектов, чтобы стандартизировать процесс, экономить время и сокращать рутинные ошибки.

Важно: шаблон — это стартовая структура. Настраивайте поля, сроки и ответственных под конкретную задачу.

Шаблоны проектов — один из самых простых способов повысить продуктивность команды в Asana. Вместо устаревших таблиц, длинных почтовых цепочек и повторяющихся совещаний вы получаете готовую, воспроизводимую структуру. Если ваша команда выполняет однотипные проекты или процессы — создание шаблона сэкономит часы работы и снизит риск пропусков.

Что такое шаблоны проектов Asana?

Шаблон проекта — это заранее настроенная структура проекта: секции, задачи, пояснения и, при необходимости, поля метаданных. Фактически это «plug-and-play» — вы берёте готовый каркас и адаптируете его под конкретный кейс.

Пояснение: шаблон — это преднастроенный проект, который помогает стандартизировать шаги и ускорить запуск.

Кому полезно:

• Командам с повторяющимися процессами (onboarding, релизы, маркетинговые кампании).
• Менеджерам проектов, которые не хотят создавать доску заново каждый раз.
• Руководителям отделов для масштабирования лучших практик.

Asana предлагает бесплатные встроенные шаблоны для пользователей с бесплатными аккаунтами. Платные планы расширяют набор и дают больше настраиваемых полей и автоматизаций. Примеры шаблонов: шаблон плана продаж, шаблон агентского проекта, контент-календарь, контрольные списки для новых сотрудников и др.

Подпись: Пример интерфейса шаблона проекта в Asana с разделами и задачами.

Asana также группирует шаблоны по функциям: дизайн, IT, продукт, поддержка клиентов, операции и HR. Если вы менеджер проекта, просто найдите категорию вашей команды и выберите подходящий план проекта.

Как использовать шаблоны проектов в Asana

Ниже — пошаговая инструкция, как быстро начать новый проект из шаблона и что после этого можно настроить.

1. Откройте Asana и авторизуйтесь в рабочей области или организации.
2. В левом верхнем углу нажмите оранжевую кнопку + (Создать).

3. Выберите пункт Проект в выпадающем меню.
4. На стартовом экране проекта выберите Использовать шаблон (Use a Template).

5. Перед вами откроется галерея шаблонов, часто адаптированная под направление, указанное при регистрации. Меняйте категорию шаблонов через выпадающий список рядом с полем Тип.

6. Просмотрите превью шаблонов, чтобы понять, как они структурированы и какие задачи включают.
7. Нажмите Использовать шаблон у подходящего варианта.

8. На следующем экране персонализируйте название проекта и права доступа. Нажмите Создать проект.

9. Обратите внимание на задачи READ ME и COPY ME — в них часто содержатся инструкции по использованию шаблона.

10. Настройте проект: измените сроки, ответственных, добавьте свои кастомные поля (в платной версии) и интеграции.

Совет: сначала задайте минимально необходимые изменения, проверьте процесс на одной итерации, затем доработайте шаблон.

Как создать собственный шаблон в Asana

Если у вас есть повторяющийся рабочий процесс, создайте пользовательский шаблон на базе существующего проекта.

1. Создайте новый проект или дублируйте готовый, который точно отражает последовательность задач.
2. Убедитесь, что в проекте есть все необходимые секции, задачи и пояснительные инструкции.
3. Нажмите «Детали» (Details), откройте меню заголовка проекта и выберите «Преобразовать в шаблон» (Convert to a Template). Не удаляйте и не архивируйте исходный проект — он будет храниться как образец.

4. Повторите процесс для других процессов, которые хотите стандартизировать.

Чтобы использовать пользовательский шаблон: нажмите + в верхней панели, создайте новый проект, перейдите на вкладку Шаблоны — ваши кастомные шаблоны будут доступны в разделе вашей команды или организации.

Обновляйте шаблоны по мере того, как процессы улучшаются.

Когда шаблоны не помогают (контрпример)

• Если процесс сильно варьируется от проекта к проекту, шаблон может добавлять лишнюю связанность и мешать гибкости.
• Для сильно креативных задач, где требуется «чистый лист», готовый шаблон может ограничивать мышление команды.
• Если команда не поддерживает дисциплину по обновлению шаблона, со временем он станет устаревшим и введёт в заблуждение.

Решение: используйте шаблоны только для тех процессов, где шаги повторяются и ошибки часто повторяются.

Альтернативы и дополнения

• Макеты задач и чек-листы вне Asana (Google Sheets, Notion) — полезно для межинструментной совместимости.
• Автоматизация (Rules) в Asana — уменьшает ручную работу после создания проекта.
• Интеграции (Slack, Zapier, GitHub) — соединяют шаблон с внешними системами.

Мини-методология: как создать рабочий шаблон за 15 минут

1. Выберите тип процесса: релиз, рекламная кампания, onboarding.
2. Составьте список ключевых этапов (3–6 секций).
3. Добавьте типовые задачи для каждой секции (5–10 задач).
4. Пометьте роли и примерные сроки.
5. Добавьте одну или две инструкции внутри задач (README).
6. Сохраните как шаблон и протестируйте на одной итерации.

Чек-листы по ролям

Роль: Руководитель проекта

• Убедиться, что шаблон отражает все этапы.
• Назначить владельцев разделов.
• Настроить правила автоматизации.

Роль: Исполнитель

• Проверить свои задачи в секции «Моё» (My Tasks).
• Оставлять комментарии о непонятных шагам в шаблоне.

Роль: HR/Onboarding

• Актуализировать контрольные списки новых сотрудников.
• Проверять даты и накопленные ресурсы.

Критерии приёмки шаблона

• Шаблон повторно применим к ≥3 проектам одного типа.
• Все ключевые шаги и сроки прописаны.
• Есть инструкции для новых участников.
• Появилась автоматизация или минимум ручной работы.

Простая модель принятия решений (Mermaid)

flowchart TD
  A[Есть повторяющийся процесс?] -->|Да| B{Типичный шаг установлен?}
  A -->|Нет| E[Не нужен шаблон]
  B -->|Да| C[Создать/использовать шаблон]
  B -->|Нет| D[Собрать данные и стандартизировать]
  D --> C
  C --> F[Тестирование и улучшение]

Глоссарий (одно предложение)

• Шаблон: предустановленная структура проекта в Asana с секциями и задачами.
• Кастомное поле: дополнительное поле для метаданных задачи (например, приоритет, затраты).
• Правило (Rule): автоматизация, запускающая действия при условиях.

Советы по безопасности и приватности

• Проверьте доступы перед распространением шаблона: не все шаблоны должны быть видимы всей организации.
• Убедитесь, что в шаблоне нет чувствительных данных (пароли, личные данные).
• При работе с внешними подрядчиками используйте ограниченные права доступа.

Работайте умнее с проектами Asana

Шаблоны помогают контролировать повторяющиеся процессы и документировать лучшие практики. Они не заменяют коммуникацию и не делают команду дисциплинированной автоматически — шаблон хорош в связке с регулярными ретроспективами и обновлениями.

Для расширения возможностей используйте правила, интеграции и кастомные поля. Постепенно улучшайте шаблон по результатам каждой итерации: удаляйте лишние шаги, добавляйте пояснения и автоматизации.

Итог: начните с простого шаблона, протестируйте его одну-две итерации, затем формализуйте и распространяйте внутри команды.

Краткое резюме

• Шаблоны экономят время и уменьшают ошибки.
• Создавайте шаблоны только для повторяющихся и стабильных процессов.
• Тестируйте и обновляйте шаблоны по результатам операций.