Как отслеживать изменения в Google Docs с помощью режима «Предложения»

Быстрые ссылки

• Включить режим «Предложения»
• Пригласить пользователей для предложений
• Принять или отклонить предложения

Краткое описание

Режим «Предложения» (Suggesting) в Google Docs позволяет видеть и управлять изменениями до того, как они станут частью документа. В отличие от истории изменений, предложения отображаются прямо в тексте в удобном виде: удалённый текст зачёркнут, добавленный — зелёный. Это удобно для коллективного рецензирования и утверждения контента.

Включить режим «Предложения»

По умолчанию вы работаете в режиме редактирования («Editing»). В этом режиме все правки сразу вносятся в документ. Чтобы отслеживать правки как предложения, переключитесь в режим «Предложения».

1. Откройте документ в Google Docs.
2. В правом верхнем углу окна, под кнопкой «Поделиться», найдите значок ручки. Нажмите на него, чтобы открыть выпадающее меню режимов.

3. Выберите «Предложения». Теперь все ваши правки будут отмечаться и не станут постоянными без одобрения.

Примечание: удалённый текст отображается зачёркнутым зелёным, добавленный — зелёным. Существующий текст остаётся чёрным.

Пригласить пользователей для внесения предложений

Чтобы кто‑то другой мог предлагать правки, нужно корректно настроить доступы.

1. Нажмите «Файл» в верхнем меню, затем выберите «Поделиться».

2. В окне «Поделиться с пользователями» введите e‑mail нужного человека. Нажмите стрелку рядом с уровнем доступа и выберите «Комментатор». После этого нажмите «Отправить».

Роли и права в двух словах:

• Комментатор — может оставлять комментарии и предлагать правки без непосредственного изменения исходного текста.
• Редактор — вносит правки напрямую; их изменения не будут помечены как предложения, если только сам редактор не переключился в режим «Предложения».
• Просмотрщик — только чтение.

Совет: если документ чувствительный, давайте доступ выборочно, указывая срок действия доступа или ограничивая скачивание и печать в настройках общего доступа.

Принять или отклонить предложения

Когда кто‑то сделал предложения, справа от документа появится панель с отдельными предложениями. У каждого предложения есть кнопки для принятия и отклонения, а также возможность обсуждения.

• Чтобы принять предложение — нажмите галочку рядом с ним.
• Чтобы отклонить — нажмите крестик.
• Чтобы обсудить — оставьте комментарий или предложите альтернативный текст.

Вы также можете переходить по предложениям последовательно и принимать/отклонять их в списке.

Рекомендованный рабочий процесс при совместной правке

1. Создатель (автор) подготавливает черновик и ставит базовую структуру.
2. Автор отправляет ссылку участникам с ролью «Комментатор». Укажите дедлайн и режим принятия правок.
3. Рецензенты вносят предложения в режиме «Предложения» и обсуждают спорные места в комментариях.
4. Владелец документа или ответственный редактор просматривает все предложения, принимает существенные правки и отклоняет неактуальные.
5. Сделайте финальную проверку в режиме редактирования перед публикацией.

Роли и чек-листы

Автор — перед отправкой:

• Проверил структуру и основные блоки.
• Добавил инструкции для рецензентов (что искать: факты, стиль, структура).
• Настроил доступы и дедлайн.

Рецензент — при проверке:

• Включил режим «Предложения».
• Делает минимальные изменения текста как предложения.
• Оставляет комментарии при сомнениях.

Владелец/Редактор — при утверждении:

• Просматривает каждое предложение.
• Сравнивает предложенные правки с целями документа.
• Принимает или отклоняет и закрывает обсуждения.

Решение: что делать в разных ситуациях

flowchart TD
  A[Нужно внести правку?] --> B{У вас доступ}
  B -->|Редактор| C[Переключиться в режим «Предложения» или редактировать напрямую]
  B -->|Комментатор| D[Оставить предложение]
  B -->|Просмотрщик| E[Запросить доступ]
  C --> F[Сделать правку]
  D --> F
  E --> G[Отправить запрос на доступ владельцу]

Критерии приёмки

• Все предметные ошибки исправлены или помечены предложениями.
• Спорные правки имеют комментарии для контекста.
• Владелец документа принял или отклонил все предложения перед публикацией.

Безопасность и конфиденциальность

• Давайте доступ только нужным людям и по необходимости. Отключайте доступ после завершения рецензий.
• Для чувствительных данных используйте дополнительные ограничения: запрет скачивания, печати и копирования.
• При работе с персональными данными соблюдайте требования местного законодательства (например, правила обработки персональных данных).

Словарь

• Режим «Предложения» — режим, в котором правки помечаются как предложения и требуют одобрения.
• Комментатор — роль с правом оставлять комментарии и предлагать правки.
• Редактор — роль с правом вносить изменения напрямую.

Короткое объявление

Используйте режим «Предложения» в Google Docs, чтобы переводить коллективные правки в управляемый рабочий процесс. Пригласите рецензентов с ролью «Комментатор», соберите предложения и затем принимайте или отклоняйте их по мере необходимости. Это снижает риск случайных правок и улучшает контроль качества документов.

Итог

Режим «Предложения» — простой и надёжный способ контролировать правки в Google Docs: вы видите изменения до их применения, можете обсуждать варианты и принимать решения централизованно. Настройте доступы, определите роли и следуйте рекомендованному рабочему процессу для быстрой и безопасной совместной работы.