Как поставить статус «Отсутствую» в Asana

Почему ставить статус «Отсутствую» в Asana

Нахождение в сети не всегда означает, что человек работает. Мы используем устройства и для личного времени: смотреть видео, общаться с близкими или отдыхать. Статус «Отсутствую» служит как непрямое уведомление коллегам: не беспокоить, я вне работы.

Кому это полезно:

• сотрудникам, которые планируют отпуск или больничный;
• менеджерам, чтобы видеть доступность команды;
• админам, чтобы управлять ожиданиями и перераспределением задач.

Короткое определение: «Отсутствую» — это временный статус в Asana, который показывает вашим коллегам, что вы недоступны в указанные даты.

Важно: статус не отменяет поручения и дедлайны автоматически — это визуальный сигнал для людей, а не переназначение задач.

Как поставить статус «Отсутствую» в Asana на компьютере или в вебе

Чтобы включить статус на десктопе или в веб‑версии Asana, выполните шаги ниже:

1. Откройте Asana в браузере или в десктоп‑приложении.
2. Нажмите на свою аватарку в правом верхнем углу.
3. Выберите Мои настройки.

4. Перейдите на вкладку Профиль и найдите опцию «Показывать меня как отсутствующего».

5. Переключите тумблер рядом с «Показывать меня как отсутствующего» в положение ВКЛ.
6. Укажите первую и последнюю дату вашего отсутствия.
7. Если хотите получать уведомления на телефон, отметьте «Отправлять push‑уведомления, пока я отсутствую».
8. Проверяйте блок «Предпросмотр», чтобы убедиться, что даты и текст видны верно.
9. Нажмите Сохранить изменения.

Сроки: после указанной последней даты Asana автоматически снимет статус. Если вы вернулись раньше, вернитесь в настройки и выключите тумблер — статус снимется сразу.

Как поставить статус «Отсутствую» в мобильном приложении Asana

1. Откройте мобильное приложение Asana на iOS или Android.
2. Нажмите Аккаунт в нижнем правом углу.
3. Под своей аватаркой выберите Просмотреть профиль.
4. Рядом с «Показывать меня как отсутствующего» включите тумблер.
5. Выберите первую и последнюю дату отсутствия.
6. Если хотите продолжать получать уведомления, включите рядом опцию «Уведомлять меня во время отсутствия».

Если вы вернулись раньше, просто выключите тумблер — статус исчезнет немедленно. В противном случае Asana автоматически снимет статус после последней даты.

Примечание: если у вас экстренный отпуск и нет доступа к компьютеру, можно включить статус прямо с телефона.

Альтернативные способы уведомить команду

Если по каким‑то причинам вы не хотите или не можете использовать встроенный статус, рассмотрите эти варианты:

• Автоответ в электронной почте (OOO) с указанием замещающего коллеги.
• Обновление статуса профиля в Slack/Teams с ссылкой на Asana‑задачи и временными рамками.
• Комментарий в ключевых проектах Asana с пометкой «в отпуске» и указанием ответственного исполнителя.
• Переназначение задач через массовое редактирование или правила проекта.

Когда статус «Отсутствую» не решит проблему

Контрпример: если у вас критичная задача с жёстким дедлайном, простой статус может не остановить напоминания или автоматические назначенные уведомления. В таких случаях лучше:

• явно переназначить задачу другому члену команды;
• договориться с менеджером о смещении сроков;
• включить правила автоматического эскалации в проекте.

Быстрое руководство по решениям: когда и что использовать

flowchart TD
  A[Нужно отключиться на дни?] -->|Да| B{Есть критичные задачи?}
  B -->|Нет| C[Включить «Отсутствую»]
  B -->|Да| D[Переназначить задачи + включить «Отсутствую»]
  C --> E[Сообщить ключевым лицам]
  D --> E
  E --> F[Проверить уведомления]

Чек‑лист по ролям

Менеджеру:

• Убедиться, что у отсутствующего есть заместитель.
• Обновить план работ и переназначить приоритеты.
• Проверить автоматизации и уведомления проектов.

Исполнителю (IC):

• Включить «Показывать меня как отсутствующего» и указать даты.
• Переназначить или документировать прогресс по активным задачам.
• Оставить контакт для экстренных случаев (по согласованию).

Администратору Asana:

• Проверить, доступны ли настройки всем пользователям.
• Настроить правила эскалации для критичных задач.
• Рекомендовать двухфакторную аутентификацию для выезда в отпуск.

Мини‑методология: как подготовиться к отсутствию (быстро)

1. За 3–5 рабочих дней до отпуска: проверьте дедлайны и переназначьте задачи.
2. За 1–2 дня: включите статус «Отсутствую», обновите профиль и уведомите менеджера.
3. В день ухода: проверьте автоответы и правила проекта.
4. По возвращении: отключите статус, пройдитесь по уведомлениям и восстановите приоритеты.

Безопасность и конфиденциальность

Двухфакторная аутентификация (2FA) защитит ваш аккаунт во время отпуска. Не указывайте в статусе личные медицинские или другие чувствительные данные — ограничьтесь датами и контактами для экстренных случаев.

Важно: опция уведомлений при отсутствии может продолжать отправлять push‑сообщения — проверьте настройки устройства, если хотите полный отдых.

Краткая памятка: что делать сразу перед уходом

• Включите «Показывать меня как отсутствующего» в Asana.
• Укажите даты и сохраните изменения.
• Назначьте заместителя и обновите комментарии в критичных задачах.
• Включите 2FA, если ещё не настроено.

Глоссарий в одну строку

Asana — система управления задачами; OOO — out‑of‑office, автоматический ответ/статус отсутствия; push‑уведомления — мобильные оповещения; 2FA — двухфакторная аутентификация.

Итог

Статус «Отсутствую» в Asana — простой и эффективный способ управлять ожиданиями команды во время отпуска. Он виден коллегам, снимается автоматически и дополняется переназначением задач и уведомлениями. Настройте статус заранее и согласуйте заместителя, чтобы минимизировать риски для проектов.