Gmail: предлагайте время, когда вы свободны

Gmail теперь позволяет предлагать доступные временные слоты для индивидуальных встреч прямо в теле письма. Это сокращает переписку при согласовании времени, но пока работает только с основным календарем и только для 1:1 встреч.

Что делает новая функция

Google добавил в Gmail инструмент для предложения времени, позволяющий отправителю указать день и конкретные интервалы, когда он свободен. Получатель видит эти интервалы и может создать событие на один из них, не выходя из приложения Gmail.

Ключевые свойства функции

• Предложить день и несколько временных слотов прямо в письме
• Получатель может создать событие в выбранном слоте внутри Gmail
• Работает с основным календарём аккаунта отправителя
• На момент релиза поддерживаются только индивидуальные встречи один на один

Важное замечание

Если вы отправляете письмо нескольким адресатам, только тот, кто создаст встречу, автоматически добавится в событие. Остальным участникам придётся добавить себя вручную.

Как установить время доступности в Gmail

1. Начните писать новое письмо или ответ.
2. Нажмите на иконку Set up a time to meet в панели рядом с кнопкой отправки письма. Эта иконка даёт доступ к инструменту предложения времени.

3. Выберите опцию Offer times you’re free.
4. Укажите день и добавьте один или несколько временных интервалов, когда вы готовы провести встречу.

После отправки письма получатель увидит предложенные слоты и сможет создать событие на выбранный интервал прямо из письма. Это исключает необходимость долгой переписки в стиле «когда вам удобно» — достаточно одного клика.

Ограничения и текущее покрытие

• Функция разворачивается поэтапно и может появиться в аккаунте в течение нескольких дней. В объявлении Google упоминалось до 15 дней для полного развёртывания.
• Работает только с основным календарём аккаунта отправителя.
• Поддерживает лишь встречи 1:1. Судя по формулировке Google, возможная поддержка групповых встреч может появиться позже.
• Если вы используете несколько календарей или делитесь свободным временем через общий календарь, эти дополнительные календари пока не учитываются.

Когда функция не подойдёт

• Если вам нужно согласовать групповую встречу с несколькими участниками одновременно
• Если вы хотите учитывать внешние календари, отличные от основного
• Если вы заранее планируете многоступенчатые мероприятия с ресурсами и комнатами

В этих случаях удобнее использовать классические инструменты согласования времени или сторонние сервисы планирования.

Альтернативные подходы

• Используйте Google Календарь и функцию подбора времени или просмотр свободного времени участников, когда у вас есть доступ к их календарям
• Подключите сервисы типа Calendly или Microsoft Bookings для публичного расписания и автоматического управления участниками
• Предлагайте несколько фиксированных вариантов времени в теле письма с пометкой, что один из них будет подтверждён

Практическая методика: как предлагать слоты правильно

1. Выберите 2–4 коротких слота в пределах одного дня
2. Оставляйте буфер 10–15 минут до и после встречи для подготовки
3. Учитывайте часовые пояса адресата и указывайте время в его зоне или явно отмечайте зону
4. Для клиентов или внешних партнёров предпочитайте утренние или ранние дневные слоты
5. Обновляйте статус основного календаря — если вы передумали, отмените или отредактируйте слоты

Краткая шпаргалка по тексту письма

• Укажите цель встречи одной строкой
• Предложите день и напишите, что вы прикрепили доступные слоты
• Укажите продолжительность ожидаемой встречи
• Добавьте контакты для экстренной связи

Чек-листы по ролям

Организатор

• Включить основной календарь с актуальными событиями
• Сформировать 2–4 слота с буферами
• Указать продолжительность встречи
• Проверить часовой пояс

Получатель

• Проверить доступные слоты в письме
• Выбрать подходящий и создать событие
• Пригласить дополнительных участников, если нужно

Примеры использования и сценарии

• Внутренняя встреча 1:1 с коллегой по проекту
• Индивидуальная консультация с клиентом
• Быстрое интервью или скринкаст с новым кандидатом

Мини SOP для организации встречи через Gmail

1. Откройте письмо и выберите Set up a time to meet
2. Выберите Offer times you’re free
3. Установите дату и 2–4 интервала по 20–60 минут
4. Отправьте письмо
5. После подтверждения добавьте в событие дополнительных участников, если потребуется

Критерии приёмки

• Получатель может создать событие в предложенном слоте без перехода в Calendar
• Созданное событие отражается в основном календаре отправителя
• Если событие создано, участник-инициатор автоматически добавлен в список участников

Сценарии тестирования

• Отправитель предлагает слоты, получатель создаёт событие в одном из них
• Отправление письма нескольким адресатам, один из них создаёт событие, остальные не добавляются автоматически
• Попытка предложить время при отключённом основном календаре или при использовании дополнительного календаря

Правила безопасности и приватности

• Инструмент показывает слоты только в пределах доступности основного календаря, он не раскрывает детали событий
• Не используйте предложенные слоты для встреч с чувствительным контентом без дополнительного подтверждения каналов связи

Когда ожидать появления функции у вас

Развёртывание выполняется поэтапно. Если иконка Set up a time to meet не видна, подождите до 15 дней от даты релиза для массового развёртывания. Функция будет доступна как пользователям Workspace, так и владельцам личных Google аккаунтов.

Решающее дерево: стоит ли использовать встроенную функцию

flowchart TD
  A[Нужно согласовать встречу] --> B{Требуется группа участников?}
  B -- Да --> C[Используйте Google Календарь или сторонний планировщик]
  B -- Нет --> D{Имеете ли вы доступ к основному календарю?}
  D -- Нет --> C
  D -- Да --> E[Используйте Offer times you’re free в Gmail]
  E --> F[Создайте событие из письма и при необходимости добавьте участников]

Часто задаваемые вопросы

Появится ли функция у всех сразу

Развёртывание идёт поэтапно. Обычно Google указывает период до нескольких недель для полного охвата. Если функция не появилась, подождите и проверьте обновления Gmail.

Поддерживаются ли групповые встречи

На старте поддерживаются только встречи один на один. Возможная поддержка групповых встреч может появиться в будущих обновлениях.

Что делать, если отправил письмо нескольким людям

Только тот адресат, который создаст событие, будет автоматически добавлен в список участников. Остальных придётся добавить вручную в созданном событии.

Итог

Функция предложения времени в Gmail сокращает количество писем при согласовании встреч и упрощает организацию быстрых 1:1 событий. Для более сложных сценариев по‑прежнему стоит использовать Google Календарь или специализированные сервисы планирования.

Важно

Если ваше расписание зависит от нескольких календарей или нужна автоматическая поддержка групповых встреч, рассматривайте альтернативы или комбинируйте инструмент Gmail с Google Календарём.