Эффективные фильтры и ярлыки в Todoist

TL;DR

Если работать с фильтрами и ярлыками в Todoist осознанно, вы получите управляемую очередь задач: приоритетные задачи, задачи по энергии и по проектам доступны в один клик. Ниже — готовые фильтры, методика настройки, шаблоны и чек‑листы для разных ролей, а также рекомендации, когда фильтры не помогают.

Todoist — мощный инструмент управления задачами, доступный на большинстве платформ и в браузерах. Многие пользователи повышают удобство работы, перейдя на Todoist Pro (примерно $30 в год), поскольку расширённые фильтры и интеграции делают систему гибче. Большая часть приведённых идей работает и в других менеджерах задач, если там есть мощный язык фильтров и ярлыков.

Важно: большинство советов просты в реализации, но требуют единообразия при добавлении задач — т.е. соблюдайте соглашения по названиям проектов и ярлыков.

Что такое фильтры и ярлыки в паре слов

• Фильтр — сохранённый поиск, который показывает задачи по правилам (проекты, метки, сроки, приоритет).
• Ярлык (label) — контекст задачи: инструмент, место, уровень энергии и прочее.

1. Фильтруйте по проектам — концентрируйтесь на зоне ответственности

Новый функционал Todoist позволяет включать проекты прямо в фильтры. Используйте нотацию p:ключевое_слово, чтобы захватить проект и все вложенные под‑проекты.

Пример фильтра, чтобы видеть просроченные и сегодняшние задачи в проекте «Freelancing»:

(overdue, today) & (p1,p2) & p:Freelancing

Подсказка: p1,p2 — здесь пример ваших внутренних групп; замените на реальные имена проектов или удалите, если не нужно.

2. Ярлыки и GTD — контексты, которые действительно работают

GTD (Getting Things Done) хорошо ложится на ярлыки: @Email, @Phone, @Computer, @Office. Также используйте ярлыки для статусов: @NextAction, @Waiting, @Someday.

Фильтр для дневных задач (контексты, которые можно выполнить в течение дня):

@Post | @Phone | @Town

Фильтр для всех просроченных задач в важных проектах:

(overdue, today) & (p:Bureaucracy | p:Errands | p:Freelancing)

Универсальный фильтр «всё важное»:

p:Bureaucracy | p:Errands | p:Freelancing | @Post | @Phone | @Town | @Legal | p1

Совет: не создавайте десятки очень похожих ярлыков — лучше 8–12 осмысленных контекстов.

3. Система квадрантов Стивена Кови для приоритизации

Todoist показывает приоритеты, но квадранты Кови (важно/срочно) помогают фокусироваться.

Создайте четыре фильтра:

Квадрант 1 — Важно и Срочно

(overdue, today) & (p1,p2)

Квадрант 2 — Важно и Не срочно

(no date) & (p1,p2)

Квадрант 3 — Не важно и Срочно

(overdue, today) & (p3,p4)

Квадрант 4 — Не важно и Не срочно

(no date) & (p3,p4)

Как применять: определите, какие проекты относятся к «важным» (p1,p2) и какие — к «второстепенным» (p3,p4). В ежедневном обзоре сначала смотрите Квадрант 1, затем Квадрант 2.

4. Метки уровня энергии — планируйте по ресурсам

Разбейте задачи по требуемой умственной/физической энергии: @Morning (высокая), @Afternoon (средняя), @Evening (низкая). Это особенно полезно для ежедневного распределения и повторяющихся задач.

Фильтры по уровню энергии:

Высокая энергия

(overdue, 4 days) & @Morning

Средняя энергия

(overdue, 4 days) & @Afternoon

Низкая энергия

(overdue, 4 days) & @Evening

Примечание: здесь «4 days» — авторский пример охвата ближайшего окна; адаптируйте по своему рабочему ритму.

5. Цвета, закладки и быстрый поиск

• Цвета фильтров: нажмите «Edit» у фильтра и выберите иконку капли — используйте цвета, соответствующие связным проектам или типам задач.
• Закладка: сохраните в браузере самый рабочий фильтр как стартовую ссылку, чтобы попасть в нужный набор задач с одного клика.

6. Поиск из адресной строки браузера (Omnibar)

Чтобы быстро искать задачи через адресную строку Chrome, добавьте пользовательский поиск. В Chrome: Настройки > Поиск > Управление поисковыми системами. Пример URL для добавления (вставляйте как есть):

https://todoist.com/app?lang=en&v=315#agenda%2F%s

Назначьте ключевое слово (например, todo). Затем в адресной строке наберите «todo email», чтобы увидеть все задачи с «email».

Шаблон фильтров — краткая шпаргалка

| Все @Phone задачи | @Phone & (today | overdue) | Звонки на сегодня и просроченные | | Уровни энергии | @Morning / @Afternoon / @Evening | Задачи по ресурсу |

(Поменяйте имена проектов/ярлыков под свою организацию.)

Мини‑методика: как внедрить систему за 30 минут

1. Проведите 10 минут: перечень проектов — пометьте p1/p2/p3 по важности.
2. 10 минут: создайте 6–10 ярлыков — контексты и 3 уровня энергии.
3. 10 минут: сохраните 6 фильтров: «Сегодня/Просрочено», «Квадрант 1», «Квадрант 2», «@Phone/@Email», «Энергия: Утро/Вечер», «Backlog (без даты)».
4. Тестируйте неделю, затем отрегулируйте.

Чек‑лист для ролей

Разные роли требуют разных наборов фильтров. Ниже — минимальные наборы для старта.

Фрилансер

• p:Clients | p:Invoices
• (overdue, today) & p:Clients
• @Email | @Phone

Менеджер продукта

• p:Roadmap | p:Backlog
• no date & p:Roadmap (стратегические задачи)
• @Meeting & today

Разработчик

• p:Sprint | p:Bugfixes
• @CodeReview | @Testing
• (overdue, today) & p:Bugfixes

Студент

• p:Courses | p:Assignments
• due before: 7 days & p:Assignments
• @Library | @GroupWork

Когда фильтры не работают — распространённые ошибки и решения

• Проблема: слишком много похожих ярлыков → Решение: объедините ярлыки, проведите чистку 1 раз в месяц.
• Проблема: задачи без ярлыков и дат → Решение: введите правило добавлять минимум проект + ярлык при создании.
• Проблема: фильтры слишком точные и ничего не показывают → Решение: упростите условие, удалите лишнее «и».
• Проблема: перегрузка фильтрами → Решение: выберите 5 «рабочих» фильтров и используйте остальные только для еженедельного обзора.

Альтернативные подходы

• Канбан (Trello, доски в Todoist) для визуального потока задач.
• Calendar blocking — перенос действий в календарь для задач, требующих конкретного времени.
• Полностью событийный подход: используйте календарь как основной инструмент, если у вас много встреч.

Решающее дерево для выбора фильтра (Mermaid)

flowchart TD
  A[Нужно выбрать фильтр] --> B{Задача срочная?}
  B -- Да --> C{Проект важный?}
  B -- Нет --> D{Есть дата?}
  C -- Да --> E[Квадрант 1: 'overdue, today' & p:Важные]
  C -- Нет --> F[Квадрант 3: 'overdue, today' & p:Второстепенные]
  D -- Да --> G[Отобразить по дате: today / overdue]
  D -- Нет --> H[Квадрант 2 или 4: no date & p:...]

Глоссарий в одну строку

• Проект: категория задач.
• Ярлык (label): контекст выполнения.
• Фильтр: сохранённый запрос.
• Квадрант Кови: модель важности/срочности.

Критерии приёмки (как понять, что система работает)

• Вы находите нужные задачи в 1–2 клика.
• Ежедневный обзор занимает ≤10–15 минут.
• Количество открытых задач уменьшается по приоритетам регулярно.

Итог и следующие шаги

Фильтры и ярлыки превращают Todoist из простой «ежедневника» в умную систему принятия решений. Начните с малого: выберите 6 ярлыков и 5 фильтров, проведите недельный тест и при необходимости упростите. Поддерживайте порядок: однажды в неделю удаляйте лишние ярлыки и объединяйте дубликаты.

Важно: фильтры не заменяют процесс планирования — они только ускоряют доступ к нужным задачам.

Как вы управляете задачами? Используете ли вы GTD, квадранты Кови или другой подход? Поделитесь своими лучшими фильтрами и идеями!