Как создать собрание Microsoft Teams в Outlook

В этой статье

Toggle

• В Outlook на Windows 10
• В Outlook на the Web
• Наш хаб содержит больше материалов

В Outlook на Windows 10

Создать собрание Teams в настольной версии Outlook просто. Пошагово:

1. Откройте Outlook и выберите учётную запись, с которой хотите отправить приглашение. Обычно это учётная запись Exchange или Microsoft 365.
2. Перейдите на вкладку «Главная».
3. Нажмите стрелку рядом с «Новое сообщение» или выберите «Новое событие/Встреча». В меню должен появиться пункт «Собрание Teams» или «Teams Meeting». Выберите его.
4. Откроется окно создания собрания. Заполните поля: тема, обязательные и необязательные участники, дата и время, описание.
5. При необходимости нажмите Ctrl и кликните «Параметры собрания» чтобы настроить: кто может обходить зал ожидания, звуковые оповещения о входе/выходе участников, разрешения докладчиков и т.д.
6. Нажмите «Сохранить», затем «Отправить» чтобы разослать приглашения.

Важно: если вы не видите «Собрание Teams», вероятно, не установлен или не включён адд‑ин Teams для Outlook, либо политика администратора блокирует его. Обратитесь к администратору или проверьте обновления Office.

Полезные подсказки

• Планируйте роль участников заранее: укажите организаторов и докладчиков в описании.
• Добавьте небольшую повестку в тело приглашения — это повышает явку и фокус на встрече.

В Outlook на Web

Outlook в браузере поддерживает создание собраний Teams. Алгоритм:

1. Откройте Outlook Web и перейдите в календарь, нажав на иконку календаря.
2. Нажмите «Новое событие».
3. Заполните название, участников, дату и время.
4. Нажмите «добавить онлайн‑собрание» и выберите «Собрание Teams» из выпадающего списка.
5. Прикрепите материалы или напишите заметки в теле приглашения.
6. Нажмите «Отправить».

Примечание: Microsoft добавила эту опцию в веб‑версию в течение последних лет; если её нет, проверьте версию Outlook Web, права учётной записи и политику организации.

Альтернативные способы и сценарии

• В Microsoft Teams: создавайте собрания прямо в календаре Teams — полезно для каналов и командных встреч.
• Мобильное приложение Teams: удобно для быстрых встреч с телефона.
• Общая ссылка на собрание: можно скопировать ссылку из Teams и вставить в любое письмо или событие календаря.
• Автоматизация: для массового создания встреч используйте Microsoft Graph API или PowerShell (требует прав администратора).

Когда создание собрания может не работать

• Адд‑ин Teams отключён в Outlook или не установлен.
• Учётная запись использует локальный Exchange без интеграции с Microsoft 365.
• Политики безопасности организации запрещают приглашать внешних участников.
• Браузер устарел и не поддерживает функционал Outlook Web.

Быстрая чек‑листа ролей (организатор, докладчик, участник, гость)

• Организатор:
  • Создаёт собрание и отправляет приглашения;
  • Настраивает параметры доступа и зал ожидания;
  • Загружает материалы и назначает докладчиков.
• Докладчик:
  • Проверяет права демонстрации экрана;
  • Готовит презентацию и тестирует звук/видео.
• Участник:
  • Проверяет приглашение и время;
  • Подключается заранее, проверяет подключение.
• Гость:
  • Получает ссылку в приглашении;
  • Необходимо проверить, допускает ли администратор участие гостей.

Мини‑методика для быстрой подготовки собрания (5 шагов)

1. Определите цель и повестку (1–3 пункта).
2. Выберите оптимальное время и продолжительность.
3. Пригласите только нужных людей и назначьте роли.
4. Прикрепите материалы и инструкции по подключению.
5. Отправьте напоминание за 15–30 минут до начала.

Критерии приёмки

• Ссылка на собрание вставлена в приглашение.
• Все приглашённые получили уведомление и подтверждение.
• Параметры доступа настроены (гости/докладчики/зал ожидания).
• Тестирование оборудования для докладчиков завершено.

Короткий глоссарий

• Собрание Teams — онлайн‑встреча через Microsoft Teams;
• Адд‑ин — расширение для Outlook, добавляющее функции Teams;
• Зал ожидания — режим, где участники ожидают допуска организатором.

Важно: если вы регулярно организуете собрания для внешних участников, согласуйте политику безопасности с администратором и проверьте, включён ли приём гостей в Teams.

Краткий итог

Создать собрание Teams из Outlook просто: в настольной версии используйте пункт «Собрание Teams», в веб‑версии — опцию «добавить онлайн‑собрание». Если опция отсутствует, проверьте адд‑ин, права учётной записи и политики организации.

Если нужна инструкция для администраторов по включению интеграции или готовый чек‑лист для массовой рассылки приглашений, напишите — подготовлю шаблон.