Как создать и запланировать встречу в Microsoft Teams

Быстрые ссылки

• Как создать встречу в Microsoft Teams
• Как запланировать встречу в Microsoft Teams на рабочем столе
• Как запланировать встречу в Microsoft Teams на мобильном устройстве

Microsoft Teams позволяет мгновенно создать, запланировать и провести безопасные встречи — от разговоров с одним клиентом до совещаний с сотнями сотрудников. Приглашайте только нужных людей или собирайте весь канал в публичные или приватные сессии.

Перед началом

Важно: чтобы создавать и планировать встречи, у вас должна быть платная подписка на полную версию Teams. Пользователи с бесплатной версией могут присоединяться к приглашениям, если им отправят ссылку, но не всегда видят весь функционал планирования.

Кратко о требованиях:

• Аккаунт с платной лицензией Microsoft 365 или Teams Essentials для организатора.
• Доступ в веб, десктопное приложение или мобильное приложение Teams.
• Для записи встреч и расширённых функций администратор может потребовать дополнительные права.

Как создать мгновенную встречу в Microsoft Teams (десктоп или веб)

1. Откройте десктопное приложение Teams или веб-версию и перейдите во вкладку Календарь слева.
2. Нажмите кнопку «Встреча сейчас» в верхней части экрана.

3. Дайте встрече имя — это может быть любое понятное название.
4. С помощью переключателей рядом с иконками камеры и микрофона включите или отключите устройство перед началом.
5. Для тестирования или изменения устройств выберите «Настройка устройства» или подобную опцию. В разделе дополнительных параметров присоединения можно отключить звук при старте или добавить телефонный номер для входа по звонку.
6. Когда всё готово, нажмите «Присоединиться сейчас».

После старта встречи пригласите коллег, набрав их имена в поле «Пригласить кого-нибудь» в правом верхнем углу. Приглашения можно отправлять любому человеку, даже если у него нет подписки или он вне вашей организации.

Чтобы отправить ссылку приглашения внешним пользователям, нажмите иконку со скрепками рядом с полем приглашения и скопируйте ссылку в буфер обмена. Учтите, что Teams копирует форматированный гиперссылочный объект, удобный для вставки в письмо с форматированием, но не всегда корректно вставляемый в простые текстовые сообщения, такие как SMS.

Плавающая панель управления в нижней части окна даёт быстрый доступ к основным инструментам: таймер встречи, переключатель камеры и микрофона, демонстрация экрана или приложений, дополнительные опции (запись, настройки устройств), функция поднять руку, чат, список участников и завершение звонка.

Важно: в мобильных приложениях для Android и iOS функционал «Встреча сейчас» может отсутствовать. Тем не менее, мобильные приложения позволяют совершать аудио- и видеозвонки внутри организации. На мобильном устройстве откройте Домашнюю страницу, выберите Ещё > Звонки > Позвонить, введите имя и выберите «Видео» или «Аудиозвонок».

Примечание: описанный выше путь подходит для платных подписок. Если вы работаете в бесплатной версии Teams, некоторые пункты меню и кнопки могут быть недоступны.

Как запланировать встречу в Microsoft Teams на рабочем столе

Вы можете создавать плановые встречи из нескольких мест в десктопном приложении или веб-версии Teams. Самый наглядный способ — через вкладку Календарь слева.

1. Перейдите во вкладку Календарь. Если вкладки нет, вероятно, у вас свободная версия Teams.
2. Нажмите «Новая встреча» сверху или кликните по открытому интервалу в календаре, чтобы автоматически задать время.

3. Заполните форму: название события, обязательные и необязательные участники, дата и время, повторяемость, канал Teams или место проведения, а также описание.
4. Если вы создаёте встречу из переписки в Чате, можно нажать «Запланировать встречу», и все участники чата автоматически добавятся в приглашение.

5. Если трудно найти свободное время для всех, переключитесь на вкладку «Помощник по планированию», чтобы сравнить календари обязательных и необязательных участников.
6. После проверки нажмите «Сохранить».

Советы по заполнению приглашения:

• В описании укажите повестку и ожидаемый результат встречи.
• Добавьте ссылки на документы или повестку в теле приглашения, а также теги отдела или проекта.
• Для сторонних участников укажите краткие инструкции, как подключиться через браузер или по телефону.

Как запланировать встречу в Microsoft Teams на мобильном устройстве

На Android и iOS с платной подпиской планирование доступно в мобильном приложении.

1. Откройте приложение Teams и перейдите во вкладку Календарь внизу экрана.
2. Нажмите иконку «Запланировать встречу».

3. Заполните название, участников, время и дату. При желании поделитесь встречей с каналом, укажите физическое место, сделайте встречу повторяющейся и добавьте описание.
4. Нажмите галочку «Готово» в правом верхнем углу, чтобы сохранить событие.

После успешного создания события появится временное уведомление и вы вернётесь в календарь Teams.

Дополнительные сценарии и альтернативы

1. Интеграция с Outlook

• Планирование встречи в Outlook автоматически создаст событие Teams с ссылкой для присоединения. Это удобно, если вы работаете в Outlook как с календарём, так и с почтой.

2. Использование шаблонов повестки

• Создайте шаблон описания встречи с пунктами повестки, ролями и целями. Вставляйте шаблон при создании каждой встречи, чтобы экономить время и повышать дисциплину.

3. Внешние участники и приглашения

• При добавлении внешних пользователей лучше прикреплять инструкцию по подключению (браузерные варианты, мобильные инструкции, номера для звонков). Это снижает количество технических проблем при присоединении.

Когда это не работает: ограничения и контрпримеры

• Бесплатная версия Teams не предоставляет вкладку Календарь и некоторые опции планирования. В этом случае используйте Outlook или обновите лицензию.
• В мобильных версиях может отсутствовать «Встреча сейчас». Для мгновенных звонков используйте раздел Звонки.
• Некоторые организации блокируют создание внешних приглашений на уровне администратора. Если вы не можете отправлять внешние ссылки, обратитесь к IT-администратору.

Ментальные модели и heuristics

• Разделите встречи на три типа: информационные (читка, 1‑сторонняя), коллаборативные (обсуждение, 2‑сторонняя) и принятие решений (требуется голосование/результат). Настраивайте длительность и повестку в зависимости от типа.
• Правило двух минут: если обсуждение занимает меньше 2 минут, используйте чат или звонок, не планируйте отдельную встречу.
• 50/30/20 правило повестки: 50% на обсуждение ключевой темы, 30% на альтернативы и 20% на итоги и назначения задач.

Быстрая методология организатора (минимальный процесс)

1. Определите тип и цель встречи.
2. Выберите формат: мгновенная или плановая, канал или отдельное событие.
3. Подберите участников и проверьте их доступность через Помощник по планированию.
4. Добавьте повестку, ресурсы и инструкции для внешних участников.
5. Проведите встречу и разошлите краткие итоги и задачи.

Чек-листы по ролям

Организатор:

• Убедился в наличии лицензии и прав на создание встречи.
• Проверил доступность ключевых участников.
• Добавил повестку и материалы в текст приглашения.
• Настроил запись, если нужна архивная версия.
• Отправил напоминание за 15 минут.

Участник:

• Проверил календарь и подтвердил участие.
• Подготовил тезисы или материалы заранее.
• Присоединился за 5 минут, проверил камеру и микрофон.

IT/Администратор:

• Проверил политики внешних приглашений и записи.
• Убедился, что номера для звонков и PSTN настроены.
• Предоставил инструкции при частых проблемах подключения.

Критерии приёмки

• Приглашение содержит дату, время и ссылку для подключения.
• Все ключевые участники подтвердили участие или назначены резервные даты.
• Повестка и ожидаемый результат чётко прописаны.
• При необходимости включена опция записи и резервные телефоны для входа.

Сценарий отката при проблемах во время встречи

1. Если участники не могут подключиться — отправьте текстовую ссылку или номер для звонка в чат встречи.
2. Если качество связи плохое — попросите участников отключить видео и использовать только аудио.
3. Если запись не стартовала — зафиксируйте время начала и завершения вручную и запланируйте пересъемку ключевых фрагментов.
4. Если критические участники отсутствуют — перенесите встречу через Помощник по планированию и уведомите всех.

Короткий глоссарий

• Встреча сейчас — мгновенный режим запуска конференции.
• Новая встреча — форма для планирования события в календаре.
• Помощник по планированию — инструмент для сравнения календарей и поиска времени.

Пример потока принятия решения для выбора метода планирования

flowchart TD
  A[Нужна ли встреча прямо сейчас?] -->|Да| B[Использовать Встреча сейчас]
  A -->|Нет| C[Нужно согласовать время с участниками]
  C --> D[Использовать Новая встреча в Календаре]
  D --> E{Участники из чата?}
  E -->|Да| F[Запланировать из Чата]
  E -->|Нет| G[Запланировать и пригласить вручную]

Советы по безопасности и приватности

• Для конфиденциальных встреч используйте приватные каналы или ограничьте приглашения только сотрудниками организации.
• Администратор может запретить запись внешних встреч — уточняйте политику перед сохранением видеозаписи.
• Не публикуйте открыто ссылки с правами администратора или со специализированными привилегиями.

Краткое резюме

Teams обеспечивает гибкость: мгновенные встречи для быстрой коммуникации и плановые события для более формальной координации. Выберите формат в зависимости от цели, используйте Помощник по планированию для поиска времени, добавляйте повестку и инструкции для внешних участников. Для надёжности заранее проверьте устройства и политики организации.

Важно: если у вас бесплатная версия Teams, многие функции планирования будут ограничены. В таких случаях рассмотрите обновление лицензии или использование Outlook для создания событий Teams.

Завершая, помните, что продуманная повестка, корректные приглашения и тестирование устройств до начала встречи значительно повышают её продуктивность и сокращают технические задержки.