Как установить статус «Вне офиса» в Microsoft Teams

Короткое содержание

• На рабочем столе (или в веб‑версии) вы можете включить автоматические ответы и задать даты отсутствия.
• На мобильном приложении нельзя включить автоответ, но можно задать сообщение статуса и таймер его очистки.
• Автоответы можно настроить отдельно для внутренних и внешних контактов.

Что означает «Вне офиса» в Teams

Одной строкой: «Вне офиса» — статус, который уведомляет коллег и внешние контакты, что вы временно недоступны; при включении автоответов Teams отправляет заранее подготовленное сообщение в ответ на входящие сообщения (и синхронизируется с Outlook).

Важно: Автоответы в Teams работают через интеграцию с учетной записью Exchange/Outlook. Если ваша организация использует другую почтовую систему, поведение может отличаться.

Как поставить статус «Вне офиса» в Microsoft Teams (рабочий стол и веб)

Ниже — два способа: быстрый (через фото профиля) и через раздел настроек. Оба открывают окно «Out of Office» с одинаковыми параметрами.

Способ 1 — Через фотографию профиля

1. Откройте Microsoft Teams на компьютере или в браузере и войдите в учётную запись.
2. Нажмите на вашу фотографию профиля в правом верхнем углу.
3. Выберите «Set status message» (Установить сообщение статуса).
4. В появившемся окне нажмите кнопку Schedule Out of Office (Запланировать «Вне офиса»).

5. В окне «Out of Office» включите переключатель Turn on automatic replies (Включить автоматические ответы).
6. В текстовом поле введите сообщение для внутренних коллег (короткое и понятное). Это же сообщение будет отправлено как автоматический ответ в Outlook.

7. По желанию включите автоматические ответы для внешних контактов и введите отдельный текст для них.

8. Если хотите задать период отсутствия, отметьте Send replies only during a time period и укажите даты начала и окончания.
9. Нажмите Save — изменения применятся и синхронизируются с Outlook.

Совет: проверьте, что в календаре Outlook нет в это время встреч с пометкой «Доступен», иначе некоторые клиенты могут считать вас доступным.

Способ 2 — Через настройки Teams

1. Откройте настольное приложение Microsoft Teams.
2. Нажмите на меню с тремя точками рядом с фотографией профиля.
3. Выберите Settings (Настройки).

4. В навигации слева выберите General (Общие).
5. Прокрутите страницу вниз и нажмите Schedule (Планирование). Откроется то же окно «Out of Office», где можно выполнить шаги 5–9 из предыдущего раздела.

Как установить статус «Вне офиса» в мобильном приложении Teams

На мобильном приложении нельзя включить автоматические ответы через интерфейс. Зато вы можете установить сообщение статуса и задать таймер его хранения.

1. Откройте мобильное приложение Microsoft Teams.
2. Нажмите на фотографию профиля в левом верхнем углу.
3. Выберите Set status message.
4. Введите текст статуса в поле. Включите опцию Show when people message me, если хотите, чтобы сообщение показывалось при отправке сообщений или упомянул.
5. Задайте период показа сообщения (таймер). После окончания таймера статус автоматически очистится.
6. Нажмите Done (✔) в правом верхнем углу.

Важно: Поскольку мобильный клиент не запускает автоответы, внешние отправители не получат автоматического письма от вашей учетной записи через Teams. Если необходим автоответ для почты, включите его в Outlook на компьютере.

Шаблоны сообщений «Вне офиса» (копируйте и адаптируйте)

Короткие и понятные шаблоны — чтобы не тратить время на формулировки перед отпуском.

• Короткий (для коллег):

  Спасибо за сообщение. Я в отпуске до DD.MM.YYYY и не смогу ответить. В экстренных случаях напишите [Имя коллеги] или отправьте письмо на [email@example.com].

• Формальный (для внешних контактов):

  Спасибо за ваше сообщение. Я отсутствую до DD.MM.YYYY и отвечу после возвращения. Если вопрос срочный, пожалуйста, свяжитесь с [Имя и контакты коллеги].

• Мини‑ответ (для внутренних чатов):

  Вне офиса до DD.MM — вернусь к сообщениям после возвращения.

Замена DD.MM.YYYY на реальные даты и указание контактных лиц — обязательно.

Чек‑лист перед уходом в отпуск

Для сотрудника:

• Установить автоответ/сообщение статуса в Teams.
• Обновить календарь (отметить весь период как «Вне офиса» или «Не доступен»).
• Опубликовать в командном канале краткую ноту о замещении.
• Передать ключевые задачи коллеге и оставить контакт для экстренных случаев.

Для руководителя:

• Проверить, что у сотрудника настроена замена/передача задач.
• Обновить распределение задач внутри команды.

Для IT/администратора:

• Убедиться, что синхронизация Teams↔Outlook работает.
• Проверить политики автоответов для внешних доменов, если нужно.

Когда «Вне офиса» может не сработать

• Если ваша почта не привязана к Exchange/Outlook, автоответы могут не отправляться.
• Организация ограничила автоответы политиками безопасности (внутренние правила IT).
• Вы включили автоответ, но календарь и статус синхронизированы некорректно — проверьте подключение аккаунта.
• Мобильное приложение не поддерживает автоответы — только сообщение статуса.

Альтернативы и дополнительные подходы

• Включите автоответы непосредственно в Outlook (особенно если вы работаете с клиентами по электронной почте).
• Создайте событие в календаре «Вне офиса» с пометкой «Не доступен» — многие системы визально показывают занятость.
• Добавьте заметку в профиль Teams и закрепите сообщение в командном канале, чтобы команда видела назначенную замену.

План действий при возникших проблемах (оперативный стек)

1. Проверьте подключение к интернету и перезапустите приложение Teams.
2. Убедитесь, что вы вошли в ту же учетную запись, что и в Outlook.
3. Перейдите в Outlook и включите автоответы — проверьте, отправляет ли сервер автоответы.
4. Если автоответы не приходят, обратитесь в IT: проверьте политики организации и логи сервера.

Критерии приёмки

• Статус «Вне офиса» виден в профиле и в чате у ваших коллег.
• Автоответ отправляется входящим сообщениям (тест с другой учётной записи подтверждает).
• Период работы автоответа соответствует указанным датам.

Примеры роли‑ориентированных сообщений

Для менеджера, уходящего в отпуск:

Я в отпуске до DD.MM.YYYY. По срочным вопросам обращайтесь к [Имя заместителя, email, телефон].

Для поддержки/службы клиентов:

Спасибо за обращение. Я отсутствую до DD.MM.YYYY. Для срочной поддержки напишите на support@example.com или свяжитесь с [Имя].

Для личного контакта/партнёра:

Отвечу после DD.MM.YYYY. В экстренном случае звоните по номеру +7‑XXX‑XXX‑XXXX.

Мини‑руководство по составлению хорошего автоответа

• Назовите период отсутствия.
• Укажите, кто решит срочные вопросы.
• Дайте альтернативный канал связи, если он есть.
• Держите текст коротким (1–3 предложения).

Краткое резюме

Установка статуса «Вне офиса» в Microsoft Teams даёт вашим коллегам и внешним партнёрам ясный сигнал о недоступности. На рабочем столе вы можете включить автоматические ответы и задать период, на мобильном — установить сообщение статуса и таймер. Перед уходом используйте чек‑лист и шаблоны, чтобы минимизировать простои и вопросы от команды.

Важно: проверьте синхронизацию с Outlook и протестируйте автоответ при помощи тестовой учетной записи.

Сохраните шаблоны и чек‑листы — это экономит время и уменьшает риск недопонимания во время отпуска.