Создание списка рассылки в Outlook 2013 и 2016

Если вы планируете мероприятие, рассылаете приглашения или хотите уведомить группу людей о новом продукте, массовая отправка по email — обычная задача. Вручную копировать адреса в поля CC или BCC неудобно и чревато ошибками. В настольной версии Outlook 2013/2016 проще создать группу контактов (ранее — «список рассылки») и вставлять её имя в поле «Кому» при подготовке письма.

Для кого эта инструкция

Это руководство предназначено только для Microsoft Outlook 2013 и 2016 на рабочем столе Windows. Если вы пользуетесь Outlook Web App (веб‑версия) или мобильным приложением — процесс отличается.

Шаги: как создать группу контактов

1. Откройте Outlook и нажмите ярлык «Люди» внизу слева — это интерфейс для работы с контактами.

   

2. Выберите папку, где хотите хранить группу. Подойдёт стандартная папка «Контакты».

3. На вкладке «Главная» нажмите «Новая группа контактов» — откроется страница создания группы.

   

4. Дайте группе понятное имя (например, «Коллеги — проект X»).

5. Нажмите «Добавить контакты» и выберите людей из ваших контактов или адресной книги. Если адресата нет в списке, сначала создайте для него контакт.

   

6. После добавления всех участников нажмите «Сохранить и закрыть».

7. Чтобы использовать группу: начните новое письмо и начните вводить имя группы в поле «Кому» — Outlook обычно подставляет группу автоматически.

Полезные советы и проверки

• Важно: если Outlook не находит вашу группу при наборе в поле «Кому», убедитесь, что вы сохранили её в папке «Контакты», а не в личной папке заметок. Перезапуск Outlook может обновить кэш.
• Если у вашей организации Exchange и администратор создал глобальную рассылку, она может не отображаться среди личных групп — используйте глобальный адресный список.
• Для персонализированных массовых писем (каждому своё обращение) лучше применять «Mail Merge» в Word/Outlook — это альтернатива списку контактов.

Когда список рассылки не подойдёт

• Нужна персонализация каждого письма (имя, уникальные данные) — используйте слияние почты.
• Адресная книга компании управляется ИТ‑отделом — вы не сможете редактировать глобальные группы.
• Требуется отслеживать доставку/открытия на уровне кампании — лучше почтовые сервисы (Mailchimp, SendGrid).

Краткий чеклист перед отправкой

• Проверьте актуальность адресов в группе.
• Убедитесь, что никто не должен быть в отдельной группе с другим уровнем доступа.
• Решите: отправлять всем в поле «Кому» или скрывать адреса через «BCC».
• Тест: отправьте пробное письмо самому или группе тестовых аккаунтов.

Роль‑ориентированные заметки

• Для обычного пользователя: храните личные списки в папке «Контакты» и обновляйте по мере необходимости.
• Для администратора Exchange: используйте централизованные группы для корпоративных рассылок и настройте права на редактирование.

Быстрая методика создания и поддержки (минимум усилий)

1. Создайте группу с понятным именем и описанием. 2. Добавьте базовые поля: имя, email, роль (если нужно). 3. Периодически (раз в квартал) проверяйте и удаляйте неактивные адреса. 4. Документируйте владельца группы (ответственный контакт).

Краткий глоссарий

• Группа контактов: локальный список email‑адресов в Outlook.
• Глобальная рассылка: список, управляемый через сервер Exchange/администратора.

Тесты приёмки

• Группа отображается в списке контактов.
• При вводе имени группы в поле «Кому» Outlook предлагает автозаполнение.
• Письмо доходит до всех адресов группы (проверка на тестовой группе).

Итог

Создание группы контактов в Outlook 2013/2016 — простой и надёжный способ массовых отправок без постоянного копирования адресов. Для персонализированных рассылок и маркетинговых кампаний используйте другие инструменты. Поддерживайте группы в актуальном состоянии и назначьте ответственного за обновление.

Важно: эта инструкция применима только к настольным версиям Outlook 2013 и 2016; веб‑версия и мобильные клиенты работают по‑другому.