Как массово рассылать персонализованные письма с помощью Yet Another Mail Merge (YAMM)

Что это даёт: экономию времени, персонализацию на уровне имени/компании и простой трекинг открытий и кликов. Минимальные требования: аккаунт Google, Google Sheets и Gmail.

В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию по установке, созданию таблицы и шаблона письма, настройке рассылки, а также советы по отслеживанию, лучшим практикам, соответствию требованиям конфиденциальности и возможным альтернативам.

Что такое YAMM (одним предложением)

YAMM (Yet Another Mail Merge) — расширение для Google Sheets, которое подставляет значения из таблицы в шаблон Gmail и массово отправляет персонализированные письма.

Важно: «переменная» — это метка в шаблоне вида {{Имя}}; она должна точно совпадать с заголовком колонки в таблице.

Установка YAMM в Google Sheets

1. Перейдите на сайт YAMM и нажмите Get Started For Free (начать бесплатно).
2. Нажмите Install, чтобы установить аддон в ваш аккаунт Google.

3. Нажимайте Continue, затем выберите Google-аккаунт, в который будете устанавливать.
4. Нажмите Allow, чтобы предоставить YAMM необходимые разрешения для работы с Gmail и Google Sheets.

5. После установки вы увидите YAMM в меню Google Sheets в разделе Add-ons (Дополнения).

Важно: аддон запрашивает доступ к отправке писем и чтению черновиков — это требуется для работы с шаблонами.

Подготовка Google Sheet и шаблона письма

Нужно две вещи: таблица контактов и черновик письма в Gmail, где вы используете переменные вида {{ColumnName}}.

Структура таблицы

1. Откройте Google Sheets и создайте новый пустой документ.
2. Добавьте заголовки колонок в строке 1. Обязательное условие: заголовки должны быть в первой строке и точно совпадать с переменными в шаблоне.

Пример колонок (Row 1):

• Email
• FirstName
• Company
• Country

3. Заполните данные в строках под заголовками.

Совет: используйте столбец Email в формате local@domain.ext. YAMM отправляет письма только на валидные адреса.

Создание шаблона письма (черновика в Gmail)

1. Откройте Gmail и нажмите Compose (Создать).
2. Напишите тему и тело письма. Вставьте переменные в формате {{FirstName}} или {{Company}}.

Пример шаблона:

Тема: Привет, {{FirstName}} — важное обновление для {{Company}}

Текст письма:

Здравствуйте, {{FirstName}},

Мы подготовили новое предложение для компаний в {{Country}}. Если вам интересно, ответьте на это письмо или забронируйте время для звонка.

С уважением, Команда поддержки

3. Закройте окно черновика. Он сохранится автоматически.

Запуск слияния (из пустой таблицы)

1. В таблице выберите меню Add-ons > Yet Another Mail Merge > Start Mail Merge.

2. В окне параметров введите имя отправителя и выберите нужный черновик письма.

3. Отметьте опцию Track email opened, clicked, or bounced (отслеживать открытия, клики и возвраты).
4. Нажмите Receive a test email, чтобы получить тестовое письмо на свой адрес.
5. Проверьте тест в почтовом ящике и, если всё верно, нажмите Send Emails в таблице.

Результат: каждому адресу из колонки Email будет отправлено персонализированное письмо с подстановкой значений.

Импорт существующих контактов в Google Sheets

Если у вас уже есть список контактов в Google Contacts или в CRM (Salesforce), можно импортировать их в таблицу:

1. Создайте новую таблицу в Google Sheets.
2. В меню Add-ons выберите Yet Another Mail Merge > Import Contacts (Google, Salesforce).
3. Выберите нужный список контактов или конкретный контакт-лист из выпадающего меню.

4. Нажмите Import Contacts.
5. После импорта нажмите Start Mail Merge и следуйте шагам запуска (выше).

Преимущество: экономия времени и меньше ошибок при переносе данных.

Отслеживание кампании и анализ результатов

После отправки откройте ту же таблицу. Справа появится сайдбар с отчётом кампании. Он показывает:

• количество открытий;
• количество кликов;
• ответы;
• bounced (не доставлено);
• отписки (unsubscribe).

По каждому адресу в таблице появится колонка Merge Status с индивидуальным статусом. Цвета помогают быстро отфильтровать доставленные и проблемные письма.

Важно: сайдбар хранит данные по последним 10 дням. Для длительного хранения экспортируйте отчёт вручную (Copy to new sheet или экспорт в CSV).

Если сайдбар закрыт, откройте меню Yet Another Mail Merge > Open tracking report, чтобы восстановить его.

Тарифы YAMM и что важно знать

Базовая информация о тарифах (в долларах США):

• Бесплатно: первые 50 писем — бесплатно.
• Personal: $20/год (обычный Gmail) с лимитом до 400 получателей в день; $40/год для аккаунтов Google Workspace с лимитом до 1500 получателей в день.
• Team: планы для доменов Workspace от 5 до 100 пользователей, цена варьируется примерно от $100 до $2000 в год; лимит 1500 получателей в день на пользователя.
• Unlimited: для >100 пользователей — индивидуальная договорённость и цена по запросу; все области функционала включены.

Примечание: цены указаны в USD. Точные значения и условия лучше проверить на официальном сайте YAMM перед оплатой.

Лучшие практики рассылки и персонализации

• Подтягивайте только нужные колонки. Чем меньше лишних полей, тем проще управление.
• Всегда делайте тестовую рассылку на 1–3 адреса перед массовой отправкой.
• Переменные в шаблоне должны совпадать с заголовками колонок в точности.
• Используйте простую тему письма и предзаполненное имя отправителя.
• Не отправляйте коммерческие рассылки без явного согласия получателя — это повышает риск жалоб и блокировок.
• Разделяйте аудитории и отправляйте персонализированные сообщения по сегментам.

Соответствие требованиям безопасности и приватности

• DPA и GDPR: если вы работаете с адресатами из ЕС, убедитесь, что у вас есть правовая основа для обработки адресов (согласие, контракт, законный интерес).
• Минимизируйте хранение персональных данных: держите только те поля, которые действительно нужны для кампании.
• Убедитесь, что черновики и таблицы доступны только авторизованным сотрудникам.

Важно: YAMM требует доступ к вашему аккаунту для отправки и чтения черновиков. Проверьте политику конфиденциальности YAMM перед подключением.

Когда YAMM не подходит — альтернативные подходы

• Очень крупные рассылки (десятки тысяч писем в день) требуют специализированных ESP (SendGrid, Mailgun, Mailchimp и т.д.).
• Если нужна сложная автоматизация сценариев и триггеров — лучше выбрать платформу с workflow.
• Если требуется гарантия доставки и отдельный IP — используйте SMTP-реле и ESP с управлением репутацией.

Диагностика и распространённые проблемы

• Письма не уходят: проверьте лимит отправки Gmail и наличие ошибок Merge Status.
• Переменные не подставляются: убедитесь, что заголовки таблицы совпадают с метками в шаблоне.
• Метки содержат лишние пробелы: удалите невидимые символы и проверьте форматирование в строке заголовков.
• Не отображается сайдбар: откройте Yet Another Mail Merge > Open tracking report.

Критерии приёмки

• Все адреса из колонки Email получили статус Delivered или Opened в Merge Status.
• Переменные подставлены корректно в контрольном тестовом письме.
• Тестовая рассылка подтверждена командой (1–3 человека).
• Отчёт экспортирован, если требуется длительное хранение статистики.

Чек-лист перед отправкой

• Заголовки колонок на месте и без опечаток.
• Черновик письма проверен и закрыт (сохранён в Gmail).
• Тестовое письмо отправлено и проверено.
• Включено отслеживание (Track email opened, clicked, or bounced).
• Резервная копия таблицы сохранена.

Ролевые чек-листы

Маркетолог:

• Подготовить сегменты и контент.
• Проверить тему и CTA.

Менеджер по продажам:

• Проверить список целей и статус лидов.
• Убедиться, что персонализация корректна.

Админ (IT/GA/Workspace):

• Проверить права доступа к таблице и черновику.
• Подтвердить лимиты отправки и интеграцию.

Шаблоны и примеры (быстрый старт)

Пример заголовков таблицы (Row 1):

Пример шаблона темы и тела письма:

Тема: {{FirstName}}, у нас есть предложение для {{Company}}

Тело:

Здравствуйте {{FirstName}},

Спасибо, что зарегистрировались {{SignupDate}}. Мы подготовили специальное предложение для компаний в {{Country}}.

–

Критерии приёмки для шаблона:

• Тема отображает имя получателя.
• Ссылки в письме работают.
• Наличие четкого CTA (кнопки/ссылки).

Руководство при инцидентах и откате

Если рассылка вызывает массовые отказы или жалобы:

1. Немедленно остановите рассылку (закройте таблицу/удалите доступ отправки).
2. Проанализируйте Merge Status для списка bounced и complaints.
3. Удалите недействительные адреса и сегментируйте жалобы.
4. Свяжитесь с поддержкой YAMM, если подозреваете баг аддона.
5. При необходимости отмените кампанию и отправьте объясняющее письмо ключевым контактам.

Тест-кейсы и приёмка

1. Тест-кейс: шаблон с {{FirstName}} и пустым поле FirstName — ожидаемое поведение: письмо отправлено с fallback-значением или пустой подстановкой. Проверьте, как обрабатывается пустое значение.
2. Тест-кейс: невалидный email — ожидаемое: статус в Merge Status = bounced.
3. Тест-кейс: массовая рассылка 100 писем в день на аккаунте с лимитом 400 — ожидаемое: все письма уйдут в пределах лимита Gmail.

Модель принятия решения: YAMM или ESP

flowchart TD
  A[Нужна персонализация и удобство] --> B{Размер списка}
  B -- <1500 в день --> C[YAMM удобен и дешёв]
  B -- >1500 в день --> D[Посмотреть ESP или SMTP]
  C --> E{Нужна автоматизация?}
  E -- Да --> D
  E -- Нет --> F[Использовать YAMM]

Заключение

YAMM — практичный инструмент для небольших и средних команд, которые хотят быстро отправлять персонализованные письма через Gmail. Он прост в установке и понятен в использовании. Для масштабных кампаний или сложных автоматизаций стоит рассмотреть полноценные ESP.

Итоговые рекомендации:

• Тестируйте на небольшом сегменте перед массовой рассылкой.
• Храните статистику отдельно, если вам нужна история более 10 дней.
• Соблюдайте правила конфиденциальности при работе с персональными данными.