Отправить документ Word как тело письма

Краткое описание

Если вы хотите, чтобы содержимое документа Word стало именно телом письма (а не вложением), Word предоставляет команду, которая формирует сообщение и отправляет его из интерфейса программы. В Word 2013 эта команда не видна по умолчанию: её нужно добавить на Панель быстрого доступа или на Ленту.

Важно: команда использует ваш почтовый клиент по умолчанию (например, Outlook). Убедитесь, что почтовый клиент настроен и работает.

Пошаговая инструкция

Откройте Word и щёлкните вкладку «Файл».
В меню слева выберите «Параметры».
В диалоге «Параметры Word» выберите пункт «Панель быстрого доступа».
В правой части, в выпадающем списке “Выбрать команды” (Choose commands from), выберите «Команды, отсутствующие на ленте» (Commands Not in the Ribbon).
В списке найдите команду “Send to Mail Recipient” (в русской локали — «Отправить получателю по эл.почте») и нажмите «Добавить», чтобы поместить её в список команд на Панели быстрого доступа справа.
Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения и закрыть диалог.
На Панели быстрого доступа появится кнопка «Отправить получателю по эл.почте». Щёлкните её, чтобы создать письмо из текущего документа.
Откроется панель с полями: Кому, Копия, Тема и Введение. Введите адрес получателя в поле Кому и тему в поле Тема. При желании заполните поле Копия и поле Введение.
Если хотите, чтобы в отправленном письме отображался ваш адрес отправителя, нажмите «Параметры» и выберите «От» (From) в выпадающем меню.
Введите ваш адрес в появившемся поле «От».
Чтобы настроить свойства сообщения (отслеживание, доставка, безопасность), снова нажмите «Параметры» и выберите пункт “Параметры” из меню.
В диалоге «Свойства» можно задать параметры безопасности, настройки доставки и отслеживание. Для расширенных настроек безопасности нажмите «Параметры безопасности».

Примечание: вы можете запросить подтверждение доставки и подтверждение прочтения, как в Outlook.

Настройте параметры безопасности по необходимости и нажмите «ОК», затем закройте диалог «Свойства», чтобы вернуться к письму.
Чтобы отправить сообщение, нажмите кнопку «Отправить копию» либо используйте сочетание клавиш Alt + S.
Если вы добавили поле «От», этот адрес будет видим получателю в полученном сообщении.

Важно: после отправки в вашей почте не сохраняется стандартной записи «Отправленные», кроме самого документа Word. Если вы хотите иметь копию в вашем почтовом ящике, в меню «Параметры» выберите «Слепая копия» (Bcc) и укажите свой адрес в поле Bcc.

Когда этот способ не сработает

Если почтовый клиент не установлен или не настроен на компьютере.
Если корпоративная политика блокирует отправку почты из приложений сторонних программ.
Если документ содержит макросы или объекты, которые блокируются почтовым сервером или почтовым клиентом.

Альтернативные подходы

Скопировать содержимое Word и вставить в тело письма в вашем почтовом клиенте (Outlook, Thunderbird, Gmail в браузере).
Сохранить документ как PDF и прикрепить файл к письму, если важно сохранить форматирование и предотвратить редактирование.
Использовать функцию «Отправить как вложение» — если нужен чистый файл, а не тело письма.

Краткая методология: как выбрать подход

Нужно, чтобы текст был виден прямо в письме → использовать отправку как тело (этот метод).
Нужен неизменяемый формат → отправить PDF.
Нужна история отправлений в почтовом ящике → отправить из почтового клиента напрямую или добавить себя в Bcc.

Чеклист перед отправкой

Почтовый клиент установлен и настроен.
Проверены поля Кому и Тема.
Если нужно — указан адрес в поле От.
При необходимости добавлен Bcc для сохранения копии.
Установлены необходимые параметры безопасности.

Роль-based чеклист (Sender / IT-администратор)

Sender (Отправитель):

Убедитесь, что адрес получателя корректен.
Проверьте форматирование и вложения перед отправкой.
Добавьте себя в Bcc, если хотите копию в почте.

IT-администратор:

Проверьте, что клиент почты по умолчанию поддерживает интеграцию с Word.
Убедитесь, что политики безопасности не блокируют отправку писем из приложений.
При необходимости задокументируйте инструкцию для пользователей.

Критерии приёмки (тесты)

Тест 1: Команда «Отправить получателю по эл.почте» доступна на Панели быстрого доступа после добавления.
Тест 2: На входные поля можно ввести адреса и тему.
Тест 3: Получатель получает сообщение с содержимым документа в теле письма.
Тест 4: При добавлении Bcc копия приходит в почту отправителя.

Безопасность и конфиденциальность

Если документ содержит персональные данные, проверьте соответствие внутренним правилам обработки данных.
Не отправляйте конфиденциальную информацию без шифрования.
При необходимости используйте цифровую подпись или S/MIME — если это поддерживается вашим почтовым окружением.

Важно: отправка через Word не создаёт полноценной записи в папке «Отправленные» почтового клиента по умолчанию. Если корпоративные политики требуют учёта отправлений, используйте копию в Bcc или отправляйте через ваш почтовый клиент.

Краткий глоссарий

Панель быстрого доступа — небольшая панель с часто используемыми командами в верхней части окна Word.
Bcc — скрытая копия; адреса в этом поле не видны другим получателям.
S/MIME — стандарт для шифрования и подписи электронных сообщений.

Частые ошибки и устранение неполадок

Ошибка: кнопка не отображается после добавления.
Решение: перезапустите Word и проверьте, применяется ли изменение к нужному профилю пользователя.
Ошибка: сообщение не отправляется.
Решение: проверьте работу почтового клиента по умолчанию и наличие сетевого подключения.
Ошибка: получатель видит искажённое форматирование.
Решение: попробуйте отправить как PDF или вставить текст вручную в почтовый клиент.

Краткое резюме

Отправка документа Word как тела электронного письма удобна, если вы хотите, чтобы получатель видел текст сразу в теле письма. В Word 2013 нужно добавить команду «Отправить получателю по эл.почте» на Панель быстрого доступа. Проверьте настройки почтового клиента, поля От и Bcc, а также параметры безопасности перед отправкой.

Примечание: сохранение копии отправленного сообщения в почтовой программе требует дополнительной настройки (Bcc или отправка через сам почтовый клиент).

Авторская заметка: эта инструкция подходит для Word 2013; в более новых версиях команда может быть доступна по-другому.