Как ограничить параметры совместного доступа в Google Drive

Google Drive отлично подходит для совместной работы с документами. Но если вы делитесь конфиденциальным содержимым, важно ограничить возможности других пользователей: повторное расшаривание, скачивание, копирование, печать или изменение прав доступа.

Что вы можете ограничить

Краткое определение терминов:

• Владелец — аккаунт, который создал файл или получил права владельца.
• Редактор — может вносить изменения и управлять доступом (в большинстве случаев).
• Просмотрщик — может только просматривать.

Вы можете запретить:

• Повторное расшаривание (запрет на изменение прав доступа другими).
• Скачивание файла.
• Копирование файла.
• Печать файла.

Пошаговая инструкция: запрет скачивания, копирования и печати

1. Откройте Google Drive в браузере или в приложении.
2. Найдите файл или папку, доступ к которой хотите ограничить.
3. Кликните правой кнопкой мыши по файлу (или выберите файл и нажмите кнопку «Поделиться»).
4. Нажмите «Поделиться».
5. В окне доступа в правом верхнем углу нажмите «Настройки».
6. Снимите галочки с опций, которые хотите запретить — например, «Редакторам разрешено изменять разрешения и добавлять людей» и «Просмотрителям и комментаторам разрешено скачивать, печатать и копировать».
7. Нажмите «Сохранить».

Важно: если вы изменяете настройки у папки, они применяются только к самой папке. Файлы внутри папки сохраняют свои индивидуальные настройки доступа, их нужно менять отдельно.

Что могут делать редакторы

Когда у пользователя есть доступ редактора, он может:

• Расшаривать файл с другими людьми.
• Добавлять или удалять конкретных пользователей.
• Копировать, печатать или скачивать файл (если эти опции не запрещены настройками).

Если вы уже дали пользователю права редактора, Google позволяет ему запросить разрешение на дальнейшее распространение файла.

Когда ограничения не сработают

• Пользователь с правами владельца или администратора домена Google Workspace всегда может изменить настройки и снять ограничения.
• Если файл был ранее скачан или скопирован, запрет не удалит уже сделанные копии.
• Ограничения не предотвращают фотографирование или создание скриншотов контента на экране.

Альтернативные подходы и дополнительные меры

• Используйте «Общий диск» (Shared drives) в Google Workspace: у него своя модель прав и централизованное управление.
• Ограничьте доступ по ссылке: установите доступ «Только по ссылке» или конкретным аккаунтам и отключите доступ «Все у кого есть ссылка». Это уменьшит риск случайного доступа.
• Для особо чувствительных данных используйте шифрование перед загрузкой и распределяйте ключи отдельно.
• Администратор домена Google Workspace может настроить политики обмена для всей организационной единицы.

Ментальные модели и эвристики

• Принцип наименьших привилегий: давайте только те права, которые действительно нужны человеку для работы.
• Предположение неизбежной утечки: если возможен скриншот/фото, трактуйте данные как потенциально утекающие и применяйте дополнительные меры.
• «Папка не равна файлам»: всегда проверяйте и менять права на уровне файлов, если нужно.

Чек-листы по ролям

Чек-лист для владельца файла:

• Убедиться, что у нужных людей правильные роли (Редактор/Комментатор/Просмотрщик).
• Отключить опции скачивания/копирования/печати для просмотрщиков и комментаторов.
• Проверить, не назначены ли дополнительные владельцы.

Чек-лист для администратора Workspace:

• Настроить глобальные политики обмена.
• Включить аудит и журналирование действий с файлами.
• Обучить пользователей процедурам безопасного обмена.

Быстрая методика проверки (mini-SOP)

1. Откройте файл → Поделиться.
2. Проверьте список пользователей и их роли.
3. Нажмите «Настройки» и снимите нужные галочки.
4. Сохраните и отправьте уведомление ключевым получателям.

Диаграмма принятия решения

flowchart TD
  A[Нужно ограничить доступ?] -->|Да| B{Это файл или папка?}
  B -->|Файл| C[Откройте файл → Поделиться → Настройки]
  B -->|Папка| D[Откройте папку → Поделиться → Настройки]
  C --> E{Редакторы есть?}
  D --> E
  E -->|Да| F[Отключите разрешения на изменение и скачивание]
  E -->|Нет| G[Отключите скачивание/копирование для просмотрщиков]
  F --> H[Проверить файлы внутри и права владения]
  G --> H

Критерии приёмки

• Скачивание, копирование и печать не доступны для пользователей без прав редактора.
• Права в папке соответствуют политике, а критичные файлы дополнительно проверены.
• Аудит показывает, что доступы были изменены и сохранены.

Риски и смягчение

• Скриншоты/фото экрана — риск, который нельзя устранить технически; обучайте пользователей и добавляйте водяные знаки для важных документов.
• Предыдущие копии остаются вне управления — контролируйте передачу документов и используйте метаданные/водяные знаки.

Итог

Ограничение опций совместного доступа в Google Drive — простой и эффективный способ снизить риск несанкционированного распространения данных. Помните, что технические меры не дают 100% гарантии от утечек: комбинируйте настройки доступа с политиками, обучением и, при необходимости, шифрованием.