Как удалить скрытую персональную информацию, которую Microsoft Office добавляет в документы

• Microsoft Office автоматически сохраняет метаданные в файлах: авторы, время создания и изменения, правки, предыдущие версии и скрытые элементы. Перед публикацией или отправкой файлов проверьте и при необходимости удалите эту информацию с помощью средства Document Inspector.
• Удаление метаданных необратимо для большинства полей, поэтому заранее сохраните копию файла, если хотите её сохранить.

Быстрые ссылки

• Просмотр и удаление скрытых данных

• Какие типы метаданных Office сохраняет

• Как остановить сохранение метаданных Office

Microsoft Office сохраняет в документах скрытые метаданные: сколько времени вы работали над файлом, имена участников, дата создания и изменения, предыдущие версии и многое другое. Эти данные могут нарушать конфиденциальность или вызвать неловкость при публикации документа.

Ниже — подробная инструкция, контрольный список, методология и рекомендации для разных ролей, чтобы вы могли безопасно публиковать или отправлять файлы.

Просмотр и удаление скрытых данных

На Office 2013 и Office 2010:

1. Откройте меню Файл → Информация.
2. Найдите инструмент Проверка документа (Inspect Document) — он будет на виду и сообщит о потенциально чувствительной информации.

В Office 2007 нажмите кнопку Office (кнопка-орб на ленте), наведите на Подготовить и выберите Проверить документ.

![Экран Document Inspector в Office 2013 с предупреждением о скрытых персональных метаданных] (https://static1.howtogeekimages.com/wordpress/wp-content/uploads/2014/01/office-2013-inspect-document-hidden-personal-metadata4.png)

Чтобы просмотреть скрытые метаданные:

• Нажмите кнопку Проверить на наличие проблем → Проверить документ.
• Выберите типы метаданных, которые нужно просмотреть; можно оставить все флажки для полной проверки.

Нажмите «Проверить» — Office просканирует документ. Для удаления нажмите «Удалить все» напротив соответствующего типа метаданных.

Важно: большинство метаданных нельзя будет восстановить после удаления. Рекомендуется создать копию документа через «Сохранить как» перед очисткой, если вы хотите сохранить оригинальную историю.

Важно: удаление метаданных необратимо для большинства полей. Сохраните исходную копию, если хотите сохранить историю редактирования или имена авторов.

Какие типы метаданных Office сохраняет

Office сохраняет свойства документа: автор, тема, заголовок, дата создания, дата последнего изменения, время, проведённое за документом. Также сохраняется имя шаблона, заголовки электронной почты и сопутствующая информация.

Это может привести к неловким ситуациям. Допустим, вы отправили отчёт руководителю, утверждая, что работали над ним весь день — метаданные могут показать, что вы потратили всего несколько минут, работали с коллегами или использовали шаблон с неудачным именем.

Кроме того, в документ могут попадать:

• заголовки и колонтитулы;
• водяные знаки;
• текст, помеченный как «скрытый»;
• комментарии, отметки правок, рукописные пометки (ink), предыдущие версии.

Если вы сотрудничали над документом, метаданные покажут всех участников и историю правок. Для публичного размещения чаще всего безопаснее полностью удалить такие данные.

Как остановить Office от сохранения метаданных

Нет глобальной настройки, которая запретит Office добавлять метаданные в каждый документ по умолчанию. Но вы можете включить опцию автоматического удаления персональной информации при сохранении в каждом конкретном документе.

Чтобы включить автоматическое удаление при сохранении:

1. Откройте меню Файл → Параметры (Options).
2. Выберите Центр управления безопасностью (Trust Center).
3. Нажмите Параметры центра управления безопасностью (Trust Center Settings).
4. Перейдите в раздел Параметры конфиденциальности (Privacy Options).
5. Включите «Удалять личную информацию из свойств файла при сохранении» (Remove personal information from file properties on save).

Если опция неактивна (серого цвета), сначала нажмите кнопку Document Inspector, выполните проверку и удалите персональную информацию из текущего документа — затем опция станет доступна.

Запомните: это документно-специфичная настройка — её нужно изменить для каждого файла отдельно.

Мини‑методология: быстрый рабочий процесс перед публикацией

1. Сделайте «Сохранить как» — создайте резервную копию оригинала.
2. Запустите Проверку документа (Inspect Document) и просканируйте все типы метаданных.
3. Просмотрите результаты — при необходимости снимите метаданные, которые хотите сохранить.
4. Нажмите «Удалить все» для нежелательных типов данных.
5. Сохраните очищенный файл и ещё раз запустите Проверку, чтобы убедиться, что ничего не осталось.
6. Для документов, которые будете часто публиковать, включите опцию удаления при сохранении.

Контрольный список для ролей

Автор:

• Сделать резервную копию «Сохранить как» перед очисткой.
• Запустить Проверку документа и удалить все личные данные.
• Проверить заголовки, колонтитулы и скрытый текст.

Редактор / Редактор публикаций:

• Запрашивать у авторов очищенную версию для публикации.
• Прогонять документы через инструмент перед публикацией.
• Удостовериться, что имена и комментарии удалены.

ИТ‑администратор:

• Инструктировать сотрудников о рисках метаданных.
• Подготовить шаблоны и инструкции по очистке документов.
• Автоматизировать (скриптами) проверку на стороне сервера при массовой публикации, где это возможно.

Критерии приёмки

Перед публикацией документ считается готовым, если выполнены все пункты:

• Создана резервная копия исходного документа.
• Document Inspector не находит персональных данных или предыдущих версий.
• Нет скрытого текста, комментариев или рукописных отметок.
• Свойства файла (Файл → Сведения) не содержат личных имен или нежелательных заголовков.

Решающее дерево: удалить или оставить метаданные

flowchart TD
  A[Собираетесь публиковать или отправлять файл?] -->|Да| B{Содержит ли документ личные данные?}
  A -->|Нет| Z[Не нужно удалять метаданные]
  B -->|Да| C[Создать резервную копию «Сохранить как»]
  C --> D[Запустить Document Inspector и удалить]
  D --> E{Требуется ли хранить история правок?}
  E -->|Да| F[Сохранить резервную копию с метаданными в безопасном хранилище]
  E -->|Нет| G[Опубликовать очищенный файл]
  B -->|Нет| G

Когда удаление метаданных может навредить

• Если вам нужно сохранить историю правок для аудита или соответствия (compliance) — удаление лишит вас этой информации.
• Для внутренних корпоративных процедур, где требуются имена авторов и временные метки, метаданные полезны.

В таких случаях используйте резервную копию и храните её в защищённом репозитории перед очисткой публичной версии.

Тесты и критерии приёмки (простые тест‑кейсы)

1. Открыть исходный документ -> запустить Document Inspector -> убедиться, что он находит метаданные.
2. Нажать «Удалить все» для всех типов -> сохранить файл -> повторно запустить Inspector -> убедиться, что проблем нет.
3. Проверить свойства файла (Файл → Сведения) — поля Автор, Последнее изменение и Примечания должны быть пустыми или содержать только допустимые значения.
4. Если опция удаления при сохранении включена, изменения должны примениться при каждой новой записи файла.

Безопасность и конфиденциальность — практические заметки

• Никогда не публикуйте файлы без проверки, если в документе были внешние участники или конфиденциальные правки.
• Для юридически значимых документов храните оригиналы с метаданными в защищённом архиве и публикуйте только очищенные копии.
• В корпоративной среде рассмотрите создание политик, требующих проверки метаданных перед внешним распространением.

Примеры исключений и редкие случаи

• Документы, экспортированные в PDF: проверьте метаданные в PDF (свойства файла) — они могут содержать ту же персональную информацию.
• Файлы, созданные в старых версиях Office, могут хранить дополнительные скрытые данные; проверяйте отдельно.

Короткое объявление для команды (100–200 слов)

Перед отправкой или публикацией документов убедитесь, что из файлов удалена личная информация. Microsoft Office сохраняет авторов, время редактирования, комментарии и предыдущие версии — всё это может раскрыть лишние сведения о сотрудниках и процессе работы. Используйте «Проверку документа» (Document Inspector) для поиска и удаления скрытых данных. Создавайте резервные копии исходных файлов перед очисткой. ИТ‑отдел подготовил инструкции и контрольные списки для авторов, редакторов и администраторов — следуйте им, чтобы избежать утечек и случайной публикации личной информации.

Краткое резюме

• Office сохраняет много скрытой информации — проверяйте документ перед публикацией.
• Используйте Document Inspector для поиска и удаления метаданных.
• Создавайте резервную копию исходного документа перед очисткой.
• Настройка автоматического удаления возможна, но её нужно включать для каждого документа отдельно.

Если нужна помощь с автоматизацией массовой очистки в корпоративной среде или готовые шаблоны инструкций для сотрудников, опишите ваш сценарий — подготовлю пошаговый плейбук.