Как уменьшить размер файла данных Outlook

TL;DR

Если вы удалили ненужные письма, но файл .pst/.ost остался большого размера, освободить место можно, очистив корзину и выполнив сжатие (Compact). Также можно архивировать или вынести вложения для долгосрочного хранения.

Быстрые ссылки

• Шаг 1: Проверьте учётные записи и удалите ненужное
• Шаг 2: Очистите папку «Удалённые»
• Шаг 3: Выполните сжатие файла данных Outlook

Outlook сохраняет все письма, контакты, события календаря, задачи и заметки в файлах данных (.pst для локальных POP3-учётных записей и .ost для кэшированных Exchange/IMAP). Вложения увеличивают объём файлов быстро. Даже после удаления писем размер файла не уменьшается автоматически — освободившееся место помечается как доступное внутри файла, но физически остаётся на диске до сжатия.

Важно: сжатие освобождает место в файле на диске, но не восстанавливает удалённые элементы на сервере. Всегда делайте бэкап перед массовыми операциями с файлами данных.

Шаг 1: Проверьте учётные записи и удалите то, что не нужно

Перед сжатием пройдите по почтовому ящику и удалите сообщения и элементы календаря, задачи и заметки, которые не нужны. Оптимально сначала оценить, какие папки занимают больше всего места — это помогает решить, откуда можно удалить данные с наибольшим эффектом.

1. Выберите папку «Входящие» или любую другую папку в том аккаунте, файл данных которого нужно сжать.
2. Нажмите вкладку “Файл”.

3. На экране сведений нажмите “Инструменты” и выберите “Очистка почтового ящика” (Mailbox Cleanup).

4. В диалоге нажмите “Просмотреть размер почтового ящика” (View Mailbox Size), чтобы увидеть размер каждой папки.

5. В окне размеров папок просмотрите, какие папки самые крупные, и закройте окно, когда закончите.

6. Для оценки объёма корзины нажмите “Просмотреть размер удалённых элементов” (View Deleted Items Size).

7. Если папка «Удалённые» занимает место, очистите её заранее.

Совет: используйте сортировку по размеру вложений и по старшинству, чтобы быстро найти тяжёлые элементы. Удаляйте только после проверки — некоторые вложения могут быть единственными копиями важных документов.

Шаг 2: Очистите папку «Удалённые»

После удаления элементов окончательно освободите место, очистив папку «Удалённые».

• Если окно “Очистка почтового ящика” всё ещё открыто, нажмите “Очистить” (Empty) рядом с папкой “Удалённые”.

• Подтвердите удаление, когда появится запрос.

Если диалог уже закрыт, откройте панель Почта (Ctrl+1), щёлкните правой кнопкой по папке «Удалённые» в нужном аккаунте и выберите “Очистить папку” (Empty Folder).

Важно: нажатие Shift+Delete удаляет элементы сразу и минует папку «Удалённые». Это необратимо без резервной копии.

Шаг 3: Выполните сжатие файла данных Outlook

После удаления элементов и очистки корзины выполните сжатие файла данных.

1. Откройте вкладку “Файл” в основном окне Outlook.
2. Убедитесь, что отображается “Сведения” (Info). Затем нажмите “Параметры учётной записи” (Account Settings) и снова “Параметры учётной записи” в выпадающем меню.

3. В диалоге “Параметры учётной записи” перейдите на вкладку “Файлы данных” (Data Files).

4. Выберите файл данных, который нужно сжать, и нажмите “Параметры” (Settings).

5. В появившемся окне нажмите “Сжать сейчас” (Compact Now).

6. Подождите, пока процесс завершится. Во время сжатия Outlook может потребовать времени — для больших файлов это может занять минуты или дольше.

После завершения нажмите “ОК” или закройте диалоги.

На нашем примере файл уменьшился с ~951 МБ до ~845 МБ — освобождённый объём зависит от исходного заполнения файла и от того, сколько элементов было удалено.

Периодическое сжатие помогает улучшить производительность Outlook: меньший файл обычно ускоряет запуск, поиск и закрытие приложения.

Альтернативные подходы и хорошие практики

• Архивация: используйте встроенную архивацию Outlook (AutoArchive) или вручную перемещайте старые письма в отдельный .pst на внешний диск.
• Вынесение вложений: сохраните крупные вложения на облачном диске (OneDrive, Google Drive) и удалите вложение из письма, оставив ссылку.
• Правила очистки: создайте правило, которое удаляет или перемещает письма старше N месяцев.
• Удалённые элементы на сервере: для Exchange/IMAP учётных записей проверьте, не хранит ли сервер копии, которые нужно очистить через веб-интерфейс.

Когда сжатие не даёт эффекта

• Если вы используете кэшированную почту (OST) и сервер хранит полные копии, размер локального файла может быстро восстановиться при синхронизации.
• Если файлы сильно фрагментированы на диске, сжатие не уменьшит количество кластеров на физическом диске — подумайте о дефрагментации (только для HDD).
• Для очень больших почтовых ящиков может потребоваться экспорт в новый .pst вместо сжатия старого.

Мини-SOP: быстрый чеклист для пользователя

1. Создайте резервную копию файла .pst/.ost.
2. Просмотрите размеры папок через “Очистку почтового ящика” → “Просмотреть размер почтового ящика”.
3. Удалите ненужные письма и элементы календаря/задачи/заметки.
4. Очистите папку «Удалённые» (правой кнопкой → “Очистить папку” или через диалог).
5. Перейдите в “Параметры учётной записи” → вкладка “Файлы данных” → “Параметры” → “Сжать сейчас”.
6. Проверьте итоговый размер и повторите при необходимости.

Критерии приёмки:

• Размер файла уменьшился минимум на 5–10% от исходного, либо освобождённое место соответствует объёму удалённых элементов.
• Outlook запускается и работает без ошибок после операции.

Роли и обязанности

• Для обычного пользователя: выполнять чеклист раз в 3–6 месяцев; экспортировать важные письма в архив.
• Для администратора почты: настроить правила хранения на сервере, контролировать квоты и предлагать обучение пользователей по работе с вложениями.

Безопасность и конфиденциальность

• PST/OST файлы могут содержать персональные и конфиденциальные данные. Храните их в зашифрованном контейнере или используйте пароль PST при переносе на внешний носитель.
• При переносе вложений в облако проверьте настройки доступа: используйте ссылку с ограниченным доступом и сроком действия.
• GDPR/закон о защите данных: удаление локальной копии не отменяет обязанности контролировать хранение персональных данных на сервере. Убедитесь, что политика хранения соответствует требованиям организации.

Практические подсказки и эвристики

• Эвристика 1: сначала удаляйте большие вложения — они дают наибольший эффект.
• Эвристика 2: если файл > 10 ГБ и сжатие всего не помогает, экспортируйте старые данные в отдельный .pst.
• Эвристика 3: автоматизируйте очистку для писем старше 2 лет, если их редко просматривают.

Фактическая заметка:

• Небольшие сжатия занимают минуты; для гигабайтных файлов процесс может занять десяки минут.

Тесты и приёмка изменений

Тест-кейсы:

• После удаления 500 МБ вложений и сжатия размер файла должен уменьшиться на близкую сумму.
• Сжатие на рабочем ноутбуке не должно помешать отправке/приёму новых писем после завершения операции.

Критерии приёмки перечислены выше.

Краткое резюме

• Удаляйте ненужные элементы и окончательно очищайте папку «Удалённые» перед сжатием.
• Сжатие выполняется в “Параметрах учётной записи” → “Файлы данных” → “Параметры” → “Сжать сейчас”.
• Альтернативы: архивирование, перемещение вложений в облако, экспорт в новый .pst.

Важно: всегда делайте резервные копии перед крупными изменениями и следите за политиками безопасности при обращении с личными данными.

Дополнительно: если хотите, могу подготовить короткую инструкцию для администраторов с массовым экспортом PST и рекомендациями по политике хранения.