Закрепление часто используемых файлов и папок на экране «Открыть» в Office 2013

Краткое описание метода

В Office 2013 можно «закрепить» элементы в разделах «Недавние документы» и «Недавние папки» на экране «Открыть». После закрепления элемент перемещается в верх списка и остаётся там, пока вы не открепите его. Это простой способ получить быстрый доступ к часто используемым файлам и рабочим папкам.

Важно: закрепление работает для локальных и сетевых файлов при условии, что у вас есть доступ и вы открывали файл хотя бы один раз.

Что понадобится

• Установленный Microsoft Office 2013 (например, Word, Excel, PowerPoint).
• Файл или папка, которые вы уже открывали или которые можно открыть прямо сейчас.

Шаг 1 — Откройте файл и перейдите на вкладку Файл

1. Откройте документ в Word (новый или существующий).
2. Нажмите вкладку «Файл» в левом верхнем углу.

Шаг 2 — Перейдите к списку Недавние документы

1. На экране «Открыть» выберите «Недавние документы», если эта секция не активна по умолчанию.

Шаг 3 — Закрепление файла

1. В списке «Недавние документы» наведите указатель мыши на документ, который хотите закрепить.
2. Нажмите значок булавки (он располагается справа от имени файла). Булавка повернётся в вертикальное положение, а файл переместится в начало списка.

Примечание: если нужного файла нет в списке «Недавние документы», откройте его один раз, закройте — после этого он появится в списке и его можно будет закрепить.

Шаг 4 — Закрепление папки

1. На экране «Открыть» выберите «Компьютер».

2. В разделе «Недавние папки» наведите курсор на нужную папку и нажмите значок булавки.

Примечание: если нужной папки нет в списке, откройте любой файл из этой папки с помощью кнопки «Обзор», затем повторите шаги закрепления.

После открытия файла снова перейдите в «Файл» → «Открыть» → «Компьютер». Текущая папка отобразится вверху списка, а закреплённая папка будет над остальными с разделительной линией.

Что произойдёт после закрепления

• Элемент перемещается в верх списка «Недавние документы» или «Недавние папки».
• Между закреплёнными элементами и остальными появится разделительная линия.
• Закреплённые элементы остаются в списке до тех пор, пока вы не нажмёте булавку снова для открепления.

Альтернативные подходы и советы

• Добавьте часто используемые файлы в «Избранное» Проводника Windows — если вы работаете с файлами вне Office, это ускорит доступ.
• Для сетевых документов используйте сопоставленный сетевой диск, чтобы путь выглядел как локальный и легче индексировался Office.
• Добавьте ярлыки папок на Рабочем столе или в панели быстрого доступа Windows, если закрепление в Office вам не подходит.

Роли и контрольные списки

Для конечного пользователя:

• Открыл нужный файл хотя бы один раз.
• Перешёл на «Файл» → «Открыть» → «Недавние документы» или «Компьютер».
• Нажал булавку рядом с нужным элементом.

Для IT-администратора:

• Убедиться, что пользователи имеют права на запись в сетевых папках, если ожидается закрепление сетевых ресурсов.
• Проверить групповые политики, которые могут очищать недавние документы.
• Документировать стандарты хранения и резервного копирования общих папок.

Критерии приёмки

• Закреплённый файл появляется вверху списка «Недавние документы» с вертикальной булавкой.
• Закреплённая папка отображается вверху списка «Недавние папок» в разделе «Компьютер».
• После перезапуска приложения закрепления сохраняются (если нет политик, которые их очищают).

Устранение проблем

1. Булавка не появляется или не сохраняется:
   • Проверьте, не очищает ли системная утилита список «Недавние документы». Некоторые политики безопасности делают это при выходе.
   • Попробуйте открыть и закрепить файл локально, чтобы исключить проблемы сети.
2. Папка не отображается в «Недавних папках»:
   • Откройте файл внутри папки через «Обзор», затем повторите закрепление.
3. Сетевые файлы корректно не сохраняются:
   • Убедитесь, что сетевой путь доступен и подключён. Рассмотрите сопоставление сетевого диска.

Быстрый чек-лист для команды поддержки

• Проверить наличие прав пользователя на файл/папку.
• Проверить, не работает ли очистка истории документов по расписанию.
• Отключить дополнения Office, которые могут изменять поведение экрана «Открыть».
• Тестировать закрепление на локальном файле, затем на сетевом.

Небольшая методология для внедрения у команды

1. Обучите пользователей базовым шагам закрепления (шаги выше).
2. Определите стандартные рабочие папки и рекомендованные места хранения.
3. Настройте гайд по хранению и резервному копированию для общих ресурсов.
4. Отслеживайте обращения в службу поддержки и корректируйте рекомендации.

Короткий словарь

• Булавка — значок, которым закрепляют элемент в списке для быстрого доступа.
• Недавние документы — список файлов, которые вы открывали в Office.
• Компьютер — раздел экрана «Открыть», где отображаются папки и диски.

Когда этот метод не сработает

• Если организация применяет политику, автоматически очищающую «Недавние документы». В этом случае закрепления могут удаляться.
• Для временных сеансов без прав на запись в профиль пользователя закрепления могут не сохраняться.

Краткое резюме

Закрепление файлов и папок на экране «Открыть» — простой и быстрый способ ускорить рабочие процессы в Office 2013. Откройте файл или папку, перейдите в «Файл» → «Открыть» и нажмите значок булавки рядом с нужным элементом. При проблемах проверьте права доступа и настройки политики очистки истории.

Важно: закрепления сохраняются до явного открепления или вмешательства системной политики.