Как массово переслать письма в Outlook

Если нужно быстро переслать несколько писем в Outlook, выделите их (Ctrl / Cmd / Shift / Ctrl+A), нажмите «Переслать» или Ctrl+F — Outlook создаст новое письмо с прикреплёнными MSG-файлами. Для десятков и сотен писем лучше экспортировать в PST или использовать автоматическую пересылку.

Email повседневен, но в нём много полезных приёмов. Один из частых вопросов — можно ли переслать в Outlook сразу несколько писем. Ответ — да. Ниже — подробная инструкция, советы, альтернативы и чек-листы для разных ролей.

Определение: MSG — это формат файла, в котором Outlook сохраняет отдельное сообщение электронной почты.

Краткая инструкция: как выбрать и переслать несколько писем

1. Откройте папку входящих или любую другую папку в Outlook.
2. Выделите нужные сообщения:
   • Для выборки отдельных писем удерживайте Ctrl (в Windows) или Cmd (на Mac) и кликните по каждому.
   • Чтобы выбрать подряд идущие сообщения, кликните первое, затем удерживайте Shift и кликните последнее.
   • Для выбора всех писем в папке нажмите Ctrl + A (или Cmd + A).
3. После выделения используйте один из способов пересылки:
   • Правый клик (Control‑клик на Mac) по выделенному сообщению → выберите Переслать.
   • Нажмите кнопку Переслать в разделе «Ответить» на вкладке «Главная» в ленте.
   • Используйте сочетание клавиш Ctrl + F (или Cmd + F на Mac).

После этого Outlook создаст новое письмо, в которое автоматически добавит все выбранные сообщения в виде вложений .msg. Введите адрес получателя и отправьте письмо — все прикреплённые сообщения будут доступны адресату.

Когда метод с MSG-вложениями удобен

• Небольшое количество писем (до десятка).
• Нужно сохранить оригинальные метаданные (тема, отправитель, временные метки) и заголовки.
• Получатель использует Outlook и может открыть .msg-файлы.

Важно: .msg-файлы редко удобно просматривать на мобильных клиентах или в веб‑интерфейсах без поддержки MSG.

Когда так делать не стоит — типичные ограничения и ошибки

• Большие объёмы: пересылка сотен писем создаст множество вложений и превратит одно письмо в тяжёлый файл. Это неудобно для пересылки и для хранения.
• Ограничения размера: почтовые серверы часто ограничивают размер одного сообщения (например, 25–50 МБ). Много вложений легко превысит лимит.
• Совместимость: получатель без Outlook может не открыть .msg.

Альтернативные подходы (когда нужно масштабно экспортировать или передавать письма)

1. Экспорт в PST (рекомендуется для миграции или резервной копии)
   • Outlook → Файл → Открыть и экспортировать → Импорт/Экспорт → Экспорт в файл → Файл данных Outlook (.pst).
   • PST можно затем импортировать в другой профиль Outlook или с помощью инструментов миграции.
2. Экспорт в формат EML или PDF
   • EML проще открыть в других почтовых клиентах.
   • PDF пригодится, если нужно создать читаемый архив для сторонних пользователей или юридических целей.
3. Автоматическая пересылка правилом
   • Если требуется пересылать все входящие сообщения определённого типа, используйте «Правила» → «Создать правило» → задать условия и действие «переслать».
4. Использовать внешний инструмент миграции или IMAP-перенос
   • Для переноса большого почтового ящика на другую платформу (Gmail, другой Exchange) лучше использовать специализированные инструменты или встроенную IMAP‑синхронизацию.

Мини‑методика для массовой передачи большого архива

1. Оцените объём писем и общий объём вложений.
2. Если объём небольшой (< лимита почтового сервера), можно сгруппировать и переслать кусками (по 20–50 писем).
3. Для большого объёма экспортируйте в PST и передавайте файл через защищённый облачный диск или корпоративный файловый сервер.
4. Документируйте список экспортированных папок и даты (чтобы в случае вопросов быстро восстановить выборку).

Чек‑лист для ролей

• Пользователь:
  • Выбрать письма, переслать или экспортировать.
  • Проверить размер итогового письма и убедиться, что получатель сможет открыть вложения.
• IT‑поддержка:
  • Предложить экспорт PST для крупных выборок.
  • Настроить правила пересылки при постоянной потребности.
• Администратор почтового сервера:
  • Обеспечить место для хранения PST и контроль квот на размер почтовых сообщений.

Критерии приёмки

• Сообщения доставлены получателю и открываются в его почтовом клиенте.
• Если использовался PST — импорт прошёл без ошибок и все папки/сообщения на месте.
• Размер передаваемого пакета не превысил лимиты почтового сервера.

Советы по безопасности и конфиденциальности

• Перед пересылкой проверьте содержание писем на конфиденциальную информацию.
• Если вы пересылаете рабочую почту за пределы организации, согласуйте это с политикой безопасности.
• При передаче PST-файлов используйте защищённые каналы (шифрование, корпоративный облачный диск, SFTP).

Краткий глоссарий (в 1 строке)

• MSG — формат файла отдельного письма Outlook.
• PST — персональный файл данных Outlook для архивации всех папок.
• IMAP — протокол доступа к почте, подходящий для синхронизации между серверами и клиентами.

Частые ошибки и как их исправить

• “Письма не прикрепляются” — убедитесь, что сообщения действительно выделены; повторите выделение через Ctrl/Cmd + клик.
• “Получатель не открывает вложения” — предложите отправить письма в формате PDF или EML, либо загрузить PST на общий диск и дать ссылку.
• “Превышен лимит размера” — разделите пакет на несколько писем или используйте облачный диск со ссылкой.

Важно: массовая пересылка почты может нарушать корпоративные правила хранения и разграничения доступа. Всегда проверяйте внутренние политики компании.

Короткое резюме

Переслать в Outlook несколько писем просто: выделите их и используйте «Переслать» — сообщения будут вложены как .msg. Для больших объёмов используйте экспорт в PST, правила пересылки или специализированные инструменты миграции.

Список ключевых действий:

• Выделение: Ctrl/Cmd, Shift, Ctrl+A.
• Пересылка: правый клик → Переслать; кнопка в ленте; Ctrl+F.
• Альтернатива для масштабных задач: экспорт в PST или использование правил.