Как добавить список таблиц и рисунков в Microsoft Word

Многие научные работы, отчёты и руководства требуют отдельного списка таблиц и рисунков. Даже если это не обязательно, такой список значительно улучшает навигацию по документу: читатель быстро находит нужную таблицу или иллюстрацию. Microsoft Word автоматизирует создание и обновление таких списков, если вы правильно используете подписи (captions).

Ниже — подробная инструкция, дополнительные советы по оформлению и проверке, а также готовые чеклисты для автора, редактора и верстальщика.

Короткое пояснение

Подпись — однострочный текст, привязанный к таблице или рисунку (обычно «Таблица 1», «Рисунок 2» и т. п.). Список таблиц/рисунков формируется автоматически на основе этих подписей. Если подпись отсутствует или написана вручную без использования команды «Вставить подпись», Word не сможет корректно включить объект в список.

Перед началом: что нужно сделать

• Добавьте подпись к каждой таблице и рисунку через «Вставка подписи» (References → Insert Caption).
• Придерживайтесь единого стиля подписи (метки «Таблица», «Рисунок» или собственная метка).
• Решите, хотите ли отображать метку и номер в итоговом списке (обычно да для академических работ).

Важно: подпись нужно добавлять к самому объекту (рисунку или таблице), а не просто печатать текст сверху или снизу. Только встроенные подписи попадут в автоматический список.

Как вставить список таблиц и рисунков в Microsoft Word

1. Поместите курсор в то место документа, куда должен быть вставлен список таблиц/рисунков.
2. Перейдите на вкладку Ссылки (References) и выберите Вставить таблицу иллюстраций (Insert Table of Figures).
3. В общих настройках установите Метка подписи на «Рисунок» или «Таблица» (или используйте свою метку).
4. В разделе Форматы (Formats) выберите внешний вид списка — стандартный стиль, компактный или другой доступный шаблон.
5. Если не хотите показывать метки и номера, снимите галочку Включать метку и номер (Include label and number).
6. Можно дополнительно настроить: показывать номера страниц, выравнивание номеров страниц и символ заполняющего табулятора (tab leader).
7. Нажмите ОК — список будет сгенерирован и вставлен в документ. Результат будет выглядеть как автоматически оформленный список.

Как обновлять список таблиц и рисунков

Если вы добавили, удалили или переименовали подписи, список нужно обновить.

1. Щёлкните правой кнопкой по списку и выберите Обновить поле (Update Field).
2. В появившемся окне выберите Обновить целиком таблицу (Update entire table), чтобы подтянуть новые подписи и номера страниц, затем нажмите ОК. Список обновится автоматически.

Полезные советы и типичные ошибки

• Совет: используйте встроенные стили подписи и единообразные метки (например, «Таблица», «Рисунок») — это упростит автоматизацию и последующую верстку.
• Ошибка: ручной текст под объектом не станет частью списка. Проверяйте, что подпись создана через меню «Вставить подпись».
• Если требуется многоуровневые подписи (например, таблицы в приложениях), настройте формат номера в диалоге подписи (номер главы + номер объекта).

Альтернативные подходы

• Если вам нужно простое перечисление без номеров страниц, можно собрать список вручную, но он не будет автоматически обновляться.
• Для массовых правок подписи (смена слова «Рисунок» на «Иллюстрация») используйте поиск и замену для метки подписи или настройте поле Caption через параметры.
• При совместной работе в Google Docs автоматический список таблиц/рисунков недоступен; можно экспортировать в Word для финальной сборки.

Чеклист перед сдачей документа

• У всех таблиц и рисунков есть подписи, созданные через Insert Caption.
• Метки подписей согласованы (Таблица/Рисунок).
• Список вставлен в нужном месте (перед содержанием/после оглавления по требованию издателя).
• Все номера страниц в списке соответствуют текущему документу (обновлено поле).
• Стиль и формат списка соответствуют требованиям оформления (ГОСТ, журнальные инструкции и т. п.).

Ролевая разбивка задач (кто отвечает за что)

• Автор: вставляет подписи, проверяет содержание таблиц и рисунков.
• Редактор: проверяет единообразие меток, стиль подписей и оформление списка.
• Верстальщик: настраивает номера глав в подписи, формат табуляции и финальный вид списка.

Мини-SOP: вставка и обновление списка (быстро)

1. Автор: Вставить подпись ко всем объектам (References → Insert Caption).
2. Редактор: В документе поставить курсор, выбрать References → Insert Table of Figures, настроить формат.
3. Верстальщик: Проверить соответствие номеров глав и форматирования, обновить поле (правый клик → Update Field).

Когда автоматический список не подойдёт

• Если заказчик хочет нетипичный формат списка (например, с картинками рядом с подписью), потребуется ручная верстка.
• При экспорте в PDF из нестандартного редактора автоматические поля могут сломаться — проверяйте финальную версию.

Небольшая методология проверки (контроль качества)

1. Пройти по документу и убедиться, что каждая подпись создавалась через Insert Caption.
2. Открыть список и проверить соответствие названий и номеров страниц с фактическими объектами.
3. Обновить поля перед финальным экспортом в PDF.

Критерии приёмки

• Все таблицы и рисунки отображаются в списке.
• Номера страниц актуальны для финального варианта документа.
• Формат списка соответствует требованиям издателя или внутреннему стилю.

Краткий глоссарий

• Подпись (Caption) — связанный с объектом текст, который Word распознаёт для автоматического списка.
• Таблица иллюстраций (Table of Figures) — диалог Word для вставки списка рисунков/таблиц.

Итог

Добавление списков таблиц и рисунков в Word — простая автоматизированная операция при условии, что подписи добавлены корректно. Следуйте чеклистам и процедурам выше, чтобы ускорить проверку, избежать ошибок при верстке и сэкономить время при финальной подготовке документа.

Важно: перед отправкой работы издателю обязательно обновите все поля и просмотрите PDF-версию, чтобы убедиться в корректности номеров страниц и формата.