Скрыть выполненные задачи в Outlook

Когда вы отмечаете задачу как выполненную в Outlook, она перемещается из папки «Задачи» в папку «Выполненные элементы». По умолчанию эти выполненные задачи всё ещё отображаются в общем представлении — и это может мешать, если вы хотите видеть только активные задачи. Ниже — два рабочих способа убрать выполненные задачи из основного списка: создать фильтр и настроить автоархивацию.

Зачем скрывать выполненные задачи

Скрытие завершённых задач помогает:

• уменьшить визуальный шум и быстрее находить нерешённые дела;
• избежать случайного редактирования уже завершённых задач;
• улучшить приоритезацию и соблюдение сроков за счёт списка только с активными элементами.

Важно: скрытие — не удаление. Задачи останутся в папке «Выполненные элементы» или в архиве, если вы настроите автоархивацию.

Быстрый план действий

1. Решите, нужен ли вам временный фильтр (скрывает на экране) или автоматическая архивация (переносит старые задачи в архив).
2. Если нужно только скрыть — создайте фильтр во «Вид» → «Панель списка дел» → «Задачи».
3. Для автоматического удаления/переноса включите автоархивацию в свойствах папки «Выполненные задачи».

Как автоматически скрыть выполненные задачи в Outlook

1. Запустите приложение Outlook.
2. Откройте вкладку Вид, нажмите опцию Панель списка дел, затем выберите Задачи в всплывающем меню.
3. В диалоговом окне Дополнительные параметры представления нажмите кнопку Фильтр, затем нажмите OK.
4. Перейдите на вкладку Дополнительно, и в разделе Задать дополнительные критерии выберите Выполнено в выпадающем списке Поле.
5. Установите условие равно, а в поле Значение введите нет, затем нажмите OK.
6. Вернитесь в список задач — все выполненные элементы теперь скрыты.

Примечание: этот метод просто скрывает завершённые задачи в текущем представлении. Они остаются в папке «Выполненные элементы» и доступны через поиск или при смене представления.

Как архивировать выполненные задачи в Outlook

Архивация полезна, если вы хотите автоматически убирать старые завершённые задачи из рабочего вида и хранить их отдельно.

1. Откройте Outlook.
2. Во вкладке Вид нажмите Панель списка дел, выберите Задачи.
3. Найдите папку Выполненные задачи, щёлкните по ней правой кнопкой мыши и выберите Свойства.
4. Перейдите на вкладку Автоархивация, затем отметьте поле Архивировать элементы в этой папке, используя параметры по умолчанию.
5. Если нужно удалять или перемещать задачи через определённый срок, отметьте Архивировать эту папку с такими параметрами и настройте период очистки.

Важно: автоархивация переместит элементы в файл архива (.pst) или удалит их в соответствии с параметрами. Проверьте настройки архива и резервное копирование, если сохранность данных критична.

Когда один метод лучше другого

• Фильтр подходит, если вы хотите временно скрыть выполненные задачи и быстро вернуться к ним при необходимости.
• Автоархивация подходит для долгосрочного упорядочивания почтового ящика и сокращения размера файла Outlook.
• Если вы используете Outlook Web (OWA), фильтры в настольном приложении не всегда применимы — в веб-клиенте настройка представлений своя.

Контрольный чеклист перед применением изменений

• Убедитесь, что вы понимаете разницу между “скрытием” и “архивацией”.
• Проверьте, что вам не нужна история задач для аудита или отчётности.
• Сделайте резервную копию PST/OST перед массовыми автоматическими удалениями.
• Для корпоративных почтовых ящиков уточните у администратора правила хранения и политики архивации.

Рекомендации для разных ролей

Пользователь:

• Создайте фильтр, если хотите видеть только активные задачи.
• Периодически просматривайте папку «Выполненные элементы», прежде чем включать автоархивацию.

Администратор почтовой системы:

• Настройте централизованные политики хранения для согласованности.
• Предоставьте инструкции сотрудникам о том, где искать архивные задачи.

Критерии приёмки

• Выполненные задачи не отображаются в основном списке задач при открытии Outlook.
• Поиск возвращает выполненные задачи, если это требуется (фильтр — экранный, не удаляет).
• Автоархивация переносит/удаляет элементы согласно настроенному сроку и политике.

Мини-методология выбора подхода

1. Оцените объём завершённых задач и требования к хранению данных.
2. Если нужна простая визуальная очистка — примените фильтр.
3. Если важна автоматизация и долгосрочное хранение — настройте автоархивацию.
4. Тестируйте изменения на одной учётной записи или папке перед массовым применением.

Безопасность и конфиденциальность

• Выполненные задачи могут содержать личные данные. Убедитесь, что настройки архивации соответствуют политике конфиденциальности вашей организации.
• Резервное копирование PST-файлов шифруйте и храните в безопасном месте.

Частые проблемы и устранение неполадок

• После применения фильтра задачи всё ещё видны: проверьте, не открыто ли другое представление или виджет, который отображает все элементы.
• Архив не создаётся: проверьте параметры автоархивации в настройках Outlook и разрешения на запись в папку архива.
• Используете Outlook Web: большинство описанных настроек актуальны только для десктопного клиента.

Сводка

Скрывать выполненные задачи в Outlook можно двумя простыми способами: применить фильтр представления, чтобы не видеть завершённые задачи на экране, или настроить автоархивацию для автоматического переноса/удаления старых завершённых элементов. Выбор зависит от ваших задач: временная чистка — фильтр, долгосрочная оптимизация — архив. Не забудьте сделать резервную копию и согласовать политику хранения с ИТ‑отделом.

Кстати: если у вас возникают проблемы с запуском Outlook в Windows 11, у нас есть отдельная статья с подробным разбором причин и способов решения.

Понравилась инструкция? Напишите, какой метод вы выбрали и почему.

Краткое резюме:

• Фильтр скрывает завершённые задачи в представлении.
• Автоархивация переносит или удаляет элементы автоматически.
• Создайте резервную копию перед массовыми изменениями.

1-линейный глоссарий:

• Выполненные элементы — задачи, отмеченные как завершённые и перемещённые в отдельную папку.