Как печатать в Microsoft Word: советы и макросы

TL;DR

Если вы часто печатаете из Word, несколько простых приёмов значительно ускорят работу и улучшат результат: печать разных тиражей для отдельных страниц, удаление гиперссылок перед печатью, печать примечаний и создание макросов для быстрых настроек. В статье — пошаговые инструкции, готовые макросы, проверочный чеклист и рекомендации по устранению проблем.

Введение

Microsoft Word делает печать простой, но всегда можно улучшить процесс. Эта статья объясняет практические приёмы для повседневной печати: как напечатать разные количества копий для отдельных страниц, как удалить гиперссылки перед печатью, печатать комментарии и автоматизировать рутинные операции с помощью макросов. Материал ориентирован на пользователей Windows и настольную версию Word. Если вы используете Word Online или macOS, большинство идей остаются актуальными, но интерфейс может отличаться.

Важно: все шаги предполагают, что у вас установлены драйверы принтера и документ открыт в Word.

Что вы получите из этой статьи

• Пошаговые инструкции для трёх основных сценариев печати.
• Готовый VBA-код макроса и объяснение параметров PrintOut.
• Чеклисты и сценарии использования по ролям (автор, редактор, администратор).
• Советы по отладке и альтернативные подходы.

1. Как печатать разное количество копий для отдельных страниц

Когда вы указываете число копий в диалоге печати, Word по умолчанию повторит весь документ это количество раз. Но часто нужно получить, например, 1 копию страницы 1, 3 копии страницы 2 и 2 копии страницы 3. Это легко сделать прямо из меню печати.

Шаги:

1. Откройте документ и перейдите в меню «Файл» → «Печать» или нажмите Ctrl + P.
2. В разделе «Параметры» найдите поле для указания страниц (обычно подписано как «Страницы» или «Pages»).
3. Введите номера страниц в нужном порядке, каждый номер повторяется столько раз, сколько копий требуется. Пример: 1, 2, 2, 2, 3, 3.
4. Убедитесь, что в поле «Копии» стоит 1 (иначе весь набор повторится целиком).
5. Нажмите «Печать».

Примечание: порядок важен — принтер распечатает страницы в том порядке, в котором вы их ввели.

Когда это полезно

• Подготовка раздаточных материалов с индивидуальными тиражами для разных разделов.
• Печать серийных бланков, где каждая страница должна идти в определённом количестве.

Ограничения и альтернативы

• Если у вас много страниц и сложные требования к тиражам, лучше подготовить отдельный документ с нужным порядком страниц (например, скриптом или слиянием) — это проще для массовой автоматизации.
• Некоторые принтеры и драйверы поддерживают расширенное управление тиражами; проверьте свойства принтера.

2. Как удалить гиперссылки перед печатью

Печатные страницы выглядят аккуратно, если в тексте отсутствуют яркие синие гиперссылки и подчёркивания. Удаление всех гиперссылок вручную занимает много времени; есть простые и быстрые способы.

Вручную (по одному ссылочному фрагменту):

1. Выделите текст с ссылкой и щёлкните правой кнопкой мыши.
2. В контекстном меню выберите «Удалить гиперссылку».

Массово (быстро):

1. Выделите весь документ: Ctrl + A.
2. Нажмите Ctrl + Shift + F9 — эта комбинация удалит все гиперссылки и превратит их в обычный текст.

Примечания и предостережения

• Ctrl + Shift + F9 удаляет не только активные веб-ссылки, но и поля (например, поля ссылок на закладки, перекрёстные ссылки и т.п.). Если вам нужны некоторые поля — не используйте массовое удаление, а удаляйте ссылки выборочно.
• Если вам нужно сохранить URL рядом с текстом, сначала сделайте копию документа и преобразуйте гиперссылки вручную или при помощи макроса, который добавит URL в скобках.

Быстрый макрос для сохранения URL в скобках (опишите специалисту VBA, если нужно). В этой статье мы не публикуем сложные макросы, которые модифицируют текстовые поля без явной необходимости.

3. Как печатать комментарии вместе с документом

Комментарии и правки удобны для совместной работы. По умолчанию комментарии — это разметка (markup), и чтобы они печатались, нужно включить соответствующую опцию.

Шаги:

1. Перейдите в меню «Печать» (Ctrl + P).
2. В разделе «Параметры» откройте первый раскрывающийся список (обычно показывает «Печатать все страницы»).
3. В списке выберите «Печать разметки» (Print Markup). После этого в окне предварительного просмотра вы увидите комментарии на полях или в балуне в зависимости от макета.
4. Нажмите «Печать».

Когда печатать с разметкой

• Для совещаний, где нужно обсуждать правки и комментарии.
• При передаче финализируемых версий, где важно сохранить контекст обсуждения.

Совет: если комментариев слишком много и они мешают чтению основного текста, рассмотрите вариант печати двух версий: с разметкой для редакторов и без разметки для читателей.

4. Настройка сочетаний клавиш и макросы для печати

Если вы часто выполняете однотипные операции печати (например, печать текущей страницы ×2, печать с разметкой и уменьшением до 75%), макросы и сочетания клавиш экономят время. Макрос — это последовательность действий, записанная Word, которую можно назначить на комбинацию клавиш.

Создание простого макроса, который печатает две копии текущей страницы

1. Перейдите на вкладку «Разработчик» и выберите «Записать макрос».
2. В диалоге задайте имя макроса и описание. В поле «Хранить макрос в» выберите «Все документы (Normal.dotm)», чтобы макрос был доступен всегда.
3. В разделе «Назначить макрос» нажмите «Клавиатура», затем введите новую комбинацию клавиш и нажмите «Назначить».
4. Нажмите «ОК», чтобы начать запись.
5. Перейдите в меню «Печать», установите «Копии» = 2 и в параметрах печати выберите «Печатать текущую страницу».
6. Нажмите «Печать» и затем вернитесь на вкладку «Разработчик» и нажмите «Остановить запись».

Теперь при нажатии назначенного сочетания клавиш Word выполнит те же действия автоматически.

Код макроса (пример)

Sub PrintCurrentPageX2()
'
' PrintCurrentPageX2 Macro
'
Application.PrintOut FileName:="", Range:=wdPrintCurrentPage, Item:=_ 
wdPrintDocumentContent, Copies:=2, Pages:="", PageType:=wdPrintAllPages, _
Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:=False, PrintZoomColumn:=0, _
PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, PrintZoomPaperHeight:=0
End Sub

Пояснение параметров (в одну строку):

• Range — определяет, что печатать (wdPrintCurrentPage печатает текущую страницу).
• Copies — число копий.
• Collate — склейка страниц при печати нескольких копий.

Важно: код создаётся автоматически при записи. Вы можете открыть редактор VBA через «Разработчик» → «Макросы» → «Изменить», чтобы править параметры вручную.

Идеи для других макросов

• Печать только страниц с комментариями (комбинация фильтра содержания и печати).
• Печать документа, уменьшив масштаб до 75% и распечатав с разметкой.
• Подготовка компоновки брошюры (Imposition) — для сложной печати разворотов.

Разбор ошибок и советы по отладке

Если печать не идёт по плану, проверьте по порядку:

1. Принтер: включён, выбран по умолчанию и доступен в системе.
2. Драйверы: обновите драйвер принтера с сайта производителя при возникновении проблем.
3. Параметры печати в Word: правильно ли указаны диапазоны страниц и число копий.
4. Предпросмотр печати: используйте его, чтобы проверить порядок и наличие разметки.
5. Макросы: если макрос не срабатывает, проверьте безопасность макросов (Файл → Параметры → Центр управления безопасностью → Параметры центра управления безопасностью → Параметры макросов).

Частые симптомы и решения

• Печатается пустая страница: проверьте, не выбран ли диапазон печати, который не содержит текста.
• Гиперссылки всё ещё подчёркнуты: возможно, документ содержит поля; используйте Ctrl + Shift + F9 с осторожностью.
• Макрос печатает не ту страницу: убедитесь, что курсор находится на нужной странице перед запуском макроса.

Быстрые сценарии использования (шаблоны действий)

Шаблон 1 — Экспресс-распечатка текущей страницы ×2:

• Откройте документ → поставьте курсор на нужной странице → нажмите сочетание клавиш макроса → получите две копии.

Шаблон 2 — Подготовка раздаточных материалов с комментариями:

• Отредактируйте документ → проверьте комментарии → печать → выбрать «Печать разметки» → распечатать.

Шаблон 3 — Удалить гиперссылки перед массовой рассылкой печатных копий:

• Создайте резервную копию документа → Ctrl + A → Ctrl + Shift + F9 → проверить результаты → печать.

Чеклист перед массовой печатью (роль: Администратор / Координатор)

• Проверить доступность принтера и очередь печати.
• Открыть предпросмотр печати и проверить порядок страниц.
• Убедиться, что нужная версия документа: контроль версий/дата.
• Удалить ненужные гиперссылки или добавить URL в скобках при необходимости.
• Включить печать разметки, если нужно сохранить комментарии.
• Если используются макросы, проверить, что они разрешены и корректны.

Мини-методология: Как выбрать лучший подход для печати

1. Определите цель печати: ознакомление, обсуждение, рассылка, архив.
2. Если это обсуждение — печатайте с разметкой.
3. Если это официальная рассылка — удалите гиперссылки и проверьте форматирование.
4. Для повторяющихся задач — автоматизируйте макросами и назначьте сочетания клавиш.

Эта простая модель помогает сократить количество ошибок и сэкономить время.

Быстрые советы и «когда это не сработает»

• Если документ содержит интерактивные формы (Content Controls), удаление полей может испортить данные — делайте резервную копию.
• Для очень больших объёмов печати (сотни экземпляров) лучше использовать специализированное ПО для тиражирования или услуги типографии.
• Word не заменит полноценную предпечатную верстку для сложных книг и брошюр; для этого используют InDesign или аналогичные программы.

Критерии приёмки

• Документ печатается в нужном порядке и в нужных количествах.
• Если требовалось — гиперссылки удалены или сохранены в нужном формате.
• Комментарии печатаются при необходимости.
• Автоматизация (макрос) выполняет назначенную задачу без ошибок.

Ролевые чеклисты

Для автора:

• Перед печатью проверьте орфографию и форматирование.
• Подумайте, нужны ли ссылки на бумажной версии.

Для редактора:

• Включайте «Печать разметки» при проверке правок.
• Используйте предпросмотр, чтобы проверить вид балуна с комментариями.

Для администратора/офис-менеджера:

• Настройте макросы для часто выполняемых задач.
• Проверьте, чтобы макросы были доступны всем нужным сотрудникам.

Чек-лист безопасности и конфиденциальности

• Перед массовой печатью проверьте документ на конфиденциальную информацию.
• При отправке документа на внешний принтер убедитесь, что соблюдены правила безопасности данных организации.

Справочник (коротко)

• PrintOut — метод VBA для печати из Word.
• Range := wdPrintCurrentPage — печатает текущую страницу.
• Copies — количество копий.
• Ctrl + Shift + F9 — удалить поля/гиперссылки в выделении.

Пример сценария: печать заметок для встречи (SOP)

1. Откройте финальную версию документа.
2. Создайте резервную копию (например, «Документдляпечати.docx»).
3. Если встреча требует комментариев — включите «Печать разметки».
4. Если нужно убрать гиперссылки — Ctrl + A, Ctrl + Shift + F9 (проверить после этого).
5. Предпросмотр → проверьте порядок страниц → печать.

Частые вопросы (FAQ)

Q: Что делать, если макрос не запускается?
A: Проверьте настройки безопасности макросов и убедитесь, что макрос сохранён в Normal.dotm или в текущем документе.

Q: Можно ли отменить Ctrl + Shift + F9?
A: Отмена возможна через Ctrl + Z сразу после операции; если документ закрыт и сохранён — сохранённые изменения вернуть сложнее, потому всегда делайте резервную копию.

Заключение

Печать в Microsoft Word — не просто щелчок по кнопке. Понимание параметров печати, умение быстро удалять гиперссылки и использовать макросы позволяет экономить время и избегать ошибок. Начните с простых приёмов (ввод страниц в нужном порядке, Ctrl + Shift + F9 для удаления ссылок), затем автоматизируйте повторяющиеся действия при помощи макросов. Это особенно полезно в командной работе и при подготовке материалов для печати в больших тиражах.

Ключевые действия сегодня: проверьте предпросмотр печати перед отправкой на принтер, создайте один простой макрос для часто выполняемой задачи и храните резервную копию документа перед массовыми правками.

Приложение: диаграмма принятия решения (Mermaid)

flowchart TD
  A[Нужно распечатать документ?] --> B{Тип печати}
  B -->|Обычная| C[Печать всех страниц]
  B -->|Тиражи по страницам| D[Ввести номера страниц в нужном порядке]
  B -->|С комментариями| E[Включить Печать разметки]
  B -->|Удалить ссылки| F[Ctrl + A -> Ctrl + Shift + F9]
  D --> G[Проверить предпросмотр -> Печать]
  E --> G
  F --> G
  C --> G

1‑строчный глоссарий

PrintOut — метод VBA для отправки документа на печать; Range, Copies — ключевые параметры этого метода.