Как исправить ERROR_SHARING_BUFFER_EXCEEDED в SharePoint

Что такое ERROR_SHARING_BUFFER_EXCEEDED

Это ошибка, которая сигнализирует о превышении внутреннего буфера при выполнении операций с элементами списков или библиотек SharePoint. В одном предложении: SharePoint не смог обработать объём данных за один проход и вернул ошибку.

Ключевой ориентир: классическое ограничение для производительности списков в SharePoint — порог просмотра списка в 5000 элементов. Этот порог не всегда означает немедленное падение работы, но при сложных запросах, неподходящих индексах или неэффективном коде он часто является причиной ошибок.

Быстрый план действий

1. Оцените размер списков и библиотек.
2. Попробуйте простые исправления: индексы, фильтры, представления.
3. При необходимости разбейте список или мигрируйте данные в другую коллекцию.
4. Оптимизируйте кастомные решения и процессы, которые читают большие объёмы.
5. Настройте маршрутизацию контента и регулирование нагрузки.

Подробные решения и пошаговые инструкции

1. Проверьте лимиты списков коллекции сайтов

Шаги:

1. Откройте ваш сайт SharePoint.
2. Перейдите в «Параметры сайта» (щёлкните по значку шестерёнки → Параметры сайта).
3. В разделе «Администрирование сайта» откройте «Функции коллекции сайтов» и убедитесь, что необходимый функционал (например, механизм публикации) включён при необходимости.
4. Вернитесь в «Параметры сайта» и откройте «Библиотеки и списки сайта» (или аналогичный раздел).
5. Просмотрите настройки каждой библиотеки и посмотрите число элементов — не превышает ли оно 5000.

Почему это помогает: вы быстро поймёте, какие списки являются кандидатом на оптимизацию или разделение.

2. Разбейте большие списки на подсписки и используйте представления

Шаги:

1. Откройте крупный список в SharePoint.
2. Нажмите «Создать представление» и создайте несколько представлений с фильтрами по дате, по отделу или по другим релевантным полям.
3. В «Параметрах сайта» → «Библиотеки и списки сайта» настройте представления для пользователей.
4. Ограничьте каждое представление, чтобы показывалась только часть данных.

Пояснение: представления с фильтрами уменьшают объём обрабатываемых за один запрос данных и позволяют избежать буферных переполнений.

3. Используйте Content Organizer для автоматического распределения документов

Шаги:

1. Перейдите в «Параметры сайта» → «Администрирование коллекции сайтов» → «Параметры маршрутизации контента» (Content Organizer).
2. Включите механизм маршрутизации контента, если он не активирован.
3. Создайте правила маршрутизации на основе метаданных (например, департамент, тип документа, проект).
4. Загрузите несколько тестовых файлов и проверьте, куда они попадают.

Когда это применимо: если у вас много документов, но их можно логически распределить по папкам/библиотекам, автоматическая маршрутизация снизит плотность данных в каждой библиотеке.

4. Ограничьте или отложите менее важные процессы (throttling)

Шаги:

1. Для SharePoint On-Premises откройте Центр администрирования SharePoint.
2. Перейдите в раздел «Мониторинг» → «Настройка правил ограничения».
3. Уменьшите ресурсы для фоновых/менее критичных задач и убедитесь, что критические рабочие процессы имеют более высокие приоритеты.
4. Сохраните изменения и наблюдайте за производительностью.

Совет: в SharePoint Online большинство ограничений — облачные и управляются Microsoft, но оптимизация ваших процессов (частота запланированных задач, ограничения выборок) всё равно помогает.

5. Индексы и фильтрация столбцов

Шаги:

1. Откройте проблемный список или библиотеку.
2. Перейдите в «Настройки списка/библиотеки» → Раздел «Столбцы».
3. Добавьте индекс для столбцов, которые часто используются в фильтрах и представлениях.
4. Убедитесь, что представления используют индексированные столбцы в первом фильтре.
5. Проверьте скорость загрузки фильтрованных представлений.

Примечание: индексирование — самый безопасный и краткосрочно эффективный метод улучшения производительности запросов.

Пример PowerShell (PnP.PowerShell) для быстрой проверки числа элементов:

# Подключение к сайту SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite -Interactive
# Получить число элементов списка
(Get-PnPList -Identity "Название списка").ItemCount

А чтобы выгрузить элементы партиями:

Get-PnPListItem -List "LargeList" -PageSize 500 | Export-Csv large-list.csv -NoTypeInformation

6. Оптимизация кастомных решений и внешних интеграций

Шаги:

1. Проверьте весь кастомный код, плагины и интеграции, которые обращаются к проблемному списку.
2. Найдите места, где происходит массовая выборка всех элементов (например, запрос без фильтрации или без пагинации).
3. Перепишите запросы: добавьте фильтры, используйте серверную пагинацию, лимитируйте выборки до нужного набора полей (select/projection).
4. Тестируйте изменения в тестовой среде.
5. Внедрите обновления и мониторьте поведение.

Общие рекомендации для разработчиков:

• Используйте REST/CSOM/Graph с параметрами $top, $filter и $select.
• Включите пагинацию и кэширование результатов там, где это допустимо.
• Не запрашивайте все поля без необходимости.

7. Миграция лишних данных в другую коллекцию сайтов

Шаги:

1. Идентифицируйте логические границы (департамент, год, проект), по которым можно разделить данные.
2. Создайте новую коллекцию сайтов для переноса данных.
3. Используйте экспорт/импорт, PowerShell (PnP) или инструменты миграции, чтобы переместить данные.
4. Обновите ссылки и права доступа на новые местоположения.
5. Проверьте целостность данных и доступы.

Советы по миграции:

• Перед массовой миграцией протестируйте на пилотной выборке.
• Переносите разрешения и метаданные вместе с контентом.
• Обратите внимание на возможные зависимости (ссылки, рабочие процессы).

Методология диагностики: быстрый чеклист (минимальная проверка за 10–30 минут)

1. Посмотрите число элементов списка (ItemCount).
2. Откройте текущее представление — есть ли в нём фильтр по индексированному столбцу?
3. Есть ли недавно добавленный кастомный код/плагин, который выполнял массовые выборки?
4. Были ли в логах ошибки, совпадающие по времени с инцидентом?
5. Если похоже на пиковую нагрузку — проверьте расписание фоновых задач.

Когда предложенные решения не сработают — примеры ситуаций

• Сценарий: большинство пользователей одновременно запускают отчёт, делающий сложные объединённые запросы. Тогда даже индексированные представления могут не помочь; требуется переработка отчётов или ограничение одновременных запусков.
• Сценарий: внешний интеграционный сервис постоянно запрашивает весь список без фильтрации — нужно исправлять интеграцию.
• Сценарий: ограничение находится в сторонней службе или сетевом оборудовании — расследуйте инфраструктуру.

Дополнительные подходы и альтернативы

• Использовать внешний хранилище (Data Warehouse) для отчётов и агрегирования, оставив в SharePoint только «оперативные» данные.
• Переносить архивные данные в отдельную библиотеку/архивную коллекцию сайтов.
• Использовать Managed Metadata и навигацию по метаданным вместо огромных списков.

Роли и чеклисты (кто что делает)

Администратор SharePoint:

• Проверить ItemCount в списках.
• Включить Content Organizer при необходимости.
• Настроить индексы и представления.
• Провести миграцию при согласии владельцев данных.

Разработчик:

• Проверить и оптимизировать запросы к SharePoint (фильтры, пагинация, select).
• Тестировать нагрузку в staging.
• Добавить логирование и метрики для запросов к спискам.

Владелец данных / Power User:

• Разбить контент по логике (проекты, годы, отделы).
• Настроить представления для типичных сценариев пользователей.
• Устраивать обучение пользователей по загрузке и организации документов.

Специалист по безопасности / соответствию:

• Проверить перенос персональных данных при миграции.
• Убедиться, что права доступа повторно настроены корректно.

Тесты и критерии приёмки

Критерии успеха после исправлений:

• Представления загружаются за приемлемое время (зависит от среды, обычно <5–10 сек).
• Ошибка ERROR_SHARING_BUFFER_EXCEEDED не повторяется при тех же сценариях.
• Нагрузочные тесты с имитацией реального трафика не приводят к переполнению буфера.

Примеры тестов:

• Тест 1: открыть проблемное представление 10 раз подряд на разных аккаунтах — проверить стабильность.
• Тест 2: запустить автоматизированный процесс, который ранее вызывал ошибку, и убедиться, что он завершился успешно.
• Тест 3: выполнить выборку через API с пагинацией и сверить данные с исходной базой.

Runbook при возникновении инцидента

1. Зафиксировать время и пользователей, у которых возникла ошибка.
2. Оценить размер списка и текущее представление.
3. Если критично — временно переключить пользователей на резервное представление с фильтрацией по индексу.
4. Оповестить разработчиков для проверки потенциально проблемных запросов.
5. При необходимости спланировать миграцию или разбиение данных.
6. После исправления выполнить постинцидентный анализ и записать уроки.

Откат: если изменения конфигурации вызвали побочные эффекты, вернуть предыдущие представления/индексы и восстановить настройки из бэкапа.

Безопасность и соответствие при миграциях

• При перемещении данных проверьте наличие персональных данных и соблюдение политик GDPR/локальных регуляций.
• Не переносите доступы автоматически без проверки — настройте права вручную или по шаблону.
• Убедитесь, что аудит логирования включён и сохраняет информацию о перемещениях.

Мини-методология принятия решения (Decision tree)

flowchart TD
  A[Проблема: ERROR_SHARING_BUFFER_EXCEEDED] --> B{ItemCount > 5000?}
  B -- Да --> C{Есть индекс/фильтр?}
  B -- Нет --> D[Проверить кастомный код и интеграции]
  C -- Да --> E[Оптимизировать запросы и добавить пагинацию]
  C -- Нет --> F[Добавить индекс и создать представления]
  E --> G[Тестировать и мониторить]
  F --> G
  D --> G
  G --> H[Если не помогло: разбить список или мигрировать]

Когда нужен внешний инструмент миграции

Если у вас сложные зависимости, множество версий документов, рабочие процессы, разрешения и метаданные — используйте специализированные инструменты миграции или услуги с опытом переноса SharePoint. В простых случаях достаточно PnP-скриптов и ручной проверки.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: массовый экспорт всех элементов без фильтрации — избегайте.
• Ошибка: настройка индекса не на тот столбец — тестируйте представления после добавления индексов.
• Ошибка: перенос данных без проверки ссылок — проверьте связанные ссылки и рабочие процессы.

Часто задаваемые вопросы

Что вызывает ERROR_SHARING_BUFFER_EXCEEDED чаще всего

Обычно комбинация большого количества элементов, сложных фильтров/запросов и отсутствия индексированных столбцов.

Поможет ли простое индексирование всегда

Нет. Индексы помогают при корректной структуре представлений, но не решат проблемы плохо написанного кода или одновременных пиковых нагрузок.

Как предотвратить повторение ошибки

Регулярно мониторьте ItemCount, используйте индексированные представления, оптимизируйте интеграции и распределяйте архивные данные по коллекциям сайтов.

Заключение

ERROR_SHARING_BUFFER_EXCEEDED — знак того, что SharePoint перегружен объёмом обрабатываемых данных или не справляется с конкретным запросом. Начните с проверки размеров списков и добавления индексов, затем переходите к оптимизации кода, разбиению списков и миграции при необходимости. Всегда тестируйте изменения в тестовой среде и документируйте шаги для повторного использования.

Если наша инструкция помогла — напишите, какие шаги вы применили и какие результаты получили.