Как добавлять шаблоны в ClickUp и ускорить командную работу

ClickUp охватывает всё: от управления задачами и проектами до совместной работы команды и отчётности. Уже в базовой настройке инструмент сильно помогает, но добавление шаблонов делает управление проектами ещё быстрее и предсказуемее.

Важно: шаблоны доступны на всех планах ClickUp, включая бесплатный. Ниже — подробное руководство, советы по кастомизации и практические шаблоны действий для администраторов, менеджеров и исполнителей.

Что такое «Template Center» и какие там бывают шаблоны

Template Center — это библиотека шаблонов ClickUp. В ней вы найдёте шаблоны для бухгалтерии, маркетинга, создания дизайнов, CRM и многих других задач. Шаблоны в ClickUp делятся на две главные категории:

Workspace — шаблоны рабочего пространства

Это шаблоны, которые создали участники вашего рабочего пространства (workspace). Они доступны только тем членам рабочей области, которым разрешён доступ к этим шаблонам.

Community — шаблоны сообщества

Это шаблоны, созданные участниками сообщества ClickUp. Они доступны всем пользователям и часто полезны как отправная точка или вдохновение.

Как найти шаблон в Template Center

Ниже — понятная последовательность действий для поиска шаблонов в интерфейсе ClickUp. Если вы не уверены, что такое workspace, сначала ознакомьтесь с базовой терминологией ClickUp.

1. Откройте приложение ClickUp на компьютере или зайдите на сайт ClickUp.
2. В левой боковой панели найдите раздел SPACES (РАБОЧИЕ ПРОСТРАНСТВА).
3. Наведите курсор на нужное пространство (space). Рядом появятся дополнительные элементы управления — многоточие и значок «плюс».

4. Нажмите на многоточие (ellipsis).
5. Выберите пункт Templates (Шаблоны) и кликните Browse Templates (Просмотр шаблонов).
6. Откроется Template Center — библиотека шаблонов ClickUp.

7. В текстовом поле вверху можно ввести название шаблона или ключевое слово.
8. Если вы не уверены, что искать, просмотрите категории и фильтры — по типу, уровню и отделу.

Совет: при первом знакомстве с Template Center используйте фильтры по отделу (например, «Маркетинг», «Разработка», «Финансы»), чтобы быстро сузить результаты.

Как добавить шаблон в своё рабочее пространство

Когда вы нашли подходящий шаблон, добавление занимает несколько шагов:

1. В Template Center кликните по карточке выбранного шаблона.
2. Нажмите кнопку Add to Library (Добавить в библиотеку).

3. После добавления внизу экрана появится подсказка «Your template has been created» (Ваш шаблон создан).
4. Нажмите View in Library (Просмотреть в библиотеке), затем Use Template (Использовать шаблон).
5. Переименуйте шаблон, если нужно.
6. Для шаблона папки выберите пространство, в которое хотите его добавить: «Select location for this Folder to be created».

7. Нажмите Use Template. Через несколько секунд новая структура появится в выбранной области.

Примечание: если шаблон скрывает важные элементы (статусы задач, поля, сроки), следуйте разделу кастомизации ниже, чтобы выбрать только то, что нужно.

Кастомизация шаблона при импорте

Если вы хотите сохранить все настройки шаблона — отметьте опцию Import everything (Импортировать всё) при добавлении.

Если нужно гибко настроить импорт, выберите Customize import items (Настроить импортируемые элементы) перед нажатием Use Template. После этого снимите галочки с элементов, которые не хотите добавлять в проект.

После создания шаблона вы можете изменить его название, описание, теги и параметры доступа:

1. Наведите курсор на пространство и нажмите многоточие.
2. Выберите Templates и затем Update existing Template (Обновить существующий шаблон).

3. В окне изменения можно переименовать шаблон, изменить описание и добавить теги — это помогает вашей команде быстро находить правильный шаблон.
4. Ограничьте доступ через опции шаринга: поставьте Select people (Выбрать людей) и добавьте участников рабочего пространства, которым можно пользоваться шаблоном.

Рекомендации по структуре шаблона и модели использования

• Начинайте с минимального рабочего набора: статусы, обязательные поля, основные виды задач и папка с контрольным списком. Дополнительные автоматизации и интеграции добавляйте по мере привыкания команды.
• Версионируйте ключевые шаблоны: указывайте в описании дату и изменения при обновлении шаблона.
• Создавайте шаблоны для повторяющихся процессов (релизы, кампания, отчёты), а не для единичных активностей.

Сравнение: Workspace vs Community

Выбор зависит от того, нужна ли вам строгая внутренняя политика (используйте Workspace-шаблон) или вы хотите вдохновиться внешними идеями (Community).

Когда шаблоны не подходят — контрпримеры

• Проекты с высокой уникальностью, где каждая задача сильно отличается от предыдущих — шаблон может навредить, если он навязывает лишние поля и статусы.
• Если команда в процессе перестройки процессов, внедрение готовых шаблонов может запутать и замедлить адаптацию.

В таких случаях проще создать лёгкий «каркас» и постепенно развивать его вместе с процессом.

SOP: Быстрая инструкция администратора для добавления шаблона (шаг‑за‑шагом)

1. Открыть ClickUp → перейти в нужное пространство (SPACES).
2. Многоточие → Templates → Browse Templates.
3. Найти шаблон по ключевым словам/фильтрам.
4. Add to Library → View in Library → Use Template.
5. Выбрать Customize import items при необходимости.
6. Назначить локацию (пространство/папка) и нажать Use Template.
7. Проверить результат: статусы, поля, автоматизации.
8. Обновить описание и теги, установить права доступа.

Чек‑листы по ролям

Администратор:

• Проверить соответствие шаблона корпоративным стандартам.
• Опробовать импорт в тестовом пространстве.
• Настроить доступы и теги.
• Сообщить команде об изменениях и добавить краткое руководство.

Менеджер проекта:

• Настроить сроки и ответственных.
• Убрать или добавить кастомные поля под проект.
• Проверить автоматизации и уведомления.

Исполнитель:

• Ознакомиться с описанием шаблона и чек‑листом задачи.
• Открыть несколько задач и убедиться, что поля понятны.
• Сообщить о непонятных полях или лишних шагах менеджеру.

Дерево принятия решения: какой шаблон выбрать

flowchart TD
  A'Нужен шаблон?' -->|Да| B{Шаблон для внутреннего процесса?}
  B -->|Да| C[Искать в Workspace]
  B -->|Нет| D[Искать в Community]
  C --> E{Требуется полная копия проекта?}
  E -->|Да| F[Use Template + Import everything]
  E -->|Нет| G[Use Template + Customize import items]
  D --> H{Шаблон подходит под ваш процесс?}
  H -->|Да| F
  H -->|Нет| I[Сделать каркас вручную]
  A -->|Нет| J[Создать шаблон на основе чек‑листа]

Методика проверки качества шаблона (мини‑методология)

1. Тест: импортируйте шаблон в тестовое пространство.
2. Прогон: выполните гипотетический проект — пройдите ключевые задачи от начала до конца.
3. Анализ: определите лишние/нехватающие поля, статусы и автоматизации.
4. Итерация: обновите шаблон и задокументируйте изменения (дата, что изменено, зачем).

Мини‑глоссарий (1 строка на термин)

• Workspace — рабочая область в ClickUp, где живут ваши проекты.
• Template Center — библиотека шаблонов ClickUp.
• Folder template — шаблон структуры папки с задачами и списками.
• Import everything — опция импорта всех элементов шаблона.

Критерии приёмки

• Шаблон импортируется без ошибок в тестовом пространстве.
• Все обязательные поля совпадают с требованиями проекта.
• Члены команды понимают назначение каждого поля и статуса.
• Документация по шаблону обновлена (описание, теги, права доступа).

Советы по использованию шаблонов в личной жизни

Шаблоны ClickUp хорошо подходят и для личных целей: планирование бюджета, подготовка к мероприятию, хобби‑проекты. Создайте отдельное пространство «Личное» и добавьте туда упрощённые шаблоны.

Заключение

Добавление шаблонов в ClickUp ускоряет запуск проектов, упрощает передачу практик между командами и помогает сохранять качество работ. Начните с базового шаблона, прогоните его в тестовом пространстве, затем утоните и версионируйте. Регулярно обновляйте описание и теги, чтобы команда могла быстро находить нужный шаблон.

Важно: не бойтесь убирать лишние элементы — лучший шаблон тот, который помогает, а не мешает.

Ключевые действия прямо сейчас:

• Откройте Template Center и посмотрите шаблоны по вашему отделу;
• Импортируйте один шаблон в тестовое пространство;
• Пройдитесь по мини‑SOP и назначьте ответственного за версионирование шаблонов.