Как добавить шаблоны в ClickUp и быстро настроить их под задачи
ClickUp покрывает управление проектами, тасками, командную работу и отчётность. По умолчанию платформа уже мощная — но правильно подобранные шаблоны ускоряют настройку процессов и повышают стабильность работы команды.
Ниже пошагово объяснено, где находятся шаблоны, как их добавить и настроить, а также даны практические приёмы, чек‑листы для ролей и рекомендации на случай, если шаблоны не подходят.
Что такое Центр шаблонов ClickUp
Центр шаблонов — это библиотека готовых шаблонов для разных типов работы: бухгалтерия, дизайн, CRM, разработка, маркетинг и т.д. Шаблоны делятся на две основные категории:
Workspace
Шаблоны рабочего пространства создали участники вашей организации. Они доступны только тем членам рабочего пространства, которым дали доступ.
Community
Шаблоны сообщества создают пользователи ClickUp и делают свои конфигурации доступными всем. Это быстрый способ взять чужую проверенную структуру и адаптировать её под себя.
Где найти шаблоны в интерфейсе ClickUp
- Откройте десктоп‑приложение ClickUp или войдите на сайт.
- В боковой панели под SPACES (в русифицированной версии — «РАЗДЕЛЫ») видны ваши пространства.
- Наведите курсор на нужное пространство — появится многоточие и знак «плюс».
- Нажмите на многоточие (ellipsis).
- Выберите Templates, затем Browse Templates.
- Откроется Template Center.
- В строке поиска сверху можно ввести название шаблона.
- Если вы не уверены, что ищете — просто просмотрите категории.
- Для уточнения результатов используйте фильтры по типу, уровню и отделу.
Как добавить шаблон в рабочее пространство
- Кликните по понравившемуся шаблону в Template Center.
- Нажмите кнопку Add to Library.
- После добавления в библиотеку в левом нижнем углу появится уведомление “Your template has been created”.
- Нажмите View in Library, затем Use Template.
- Переименуйте шаблон по необходимости.
- Если это шаблон папки, выберите пространство для создания: Select location for this Folder to be created.
- Нажмите Use Template — новая структура появится в выбранном пространстве через несколько секунд.
Как настроить импорт элементов шаблона
Если хотите целиком сохранить все даты, задачи и настройки — выберите Import everything при добавлении. Но чаще нужно адаптировать структуру под текущий проект:
- Перед подтверждением нажмите Customize import items.
- Снимите чекбоксы с тех элементов, которые не нужны: задачи, статусы, зависимости, даты, автоматизации, права доступа и т.д.
После создания шаблона вы можете изменить его имя, описание, теги и права доступа:
- Наведите курсор на пространство и нажмите многоточие.
- Перейдите в Templates и выберите Update existing Template.
- В появившемся окне можно: переименовать шаблон, изменить описание, добавить теги.
- Для ограничения доступа отметьте Select people и добавьте конкретных участников.
Важно: теги помогают быстро находить нужные шаблоны, но не заменяют понятные имена и описание — инвестируйте время в пояснение назначения шаблона.
Лучшие практики при работе с шаблонами
- Держите библиотеку регулярно: удаляйте устаревшие шаблоны, обновляйте описания.
- Стандартизируйте теги и названия (например: “Sprint‑template”, “Client‑onboarding”).
- Для повторяющихся процессов создайте минимальный шаблон без лишних зависимостей — легче адаптировать.
- Документируйте, что именно импортирует шаблон (статусы, автоматизации, поля). Это снижает риск неожиданных изменений.
Когда шаблоны не решают задачу
- Шаблон слишком общий и не отражает отраслевой процесс. Тогда лучше создать кастомный шаблон «с нуля».
- Шаблон включает автоматизации, конфликтующие с локальной политикой доступа. Удалите автоматизации при импорте или отключите их.
- Шаблон ломает текущие права доступа — проверьте опцию ограничений при добавлении.
Альтернативные подходы
- Экспорт/импорт CSV: подходит, если нужно перенести только задачи и поля без структуры папок.
- API и Infrastructure as Code: для больших организаций автоматическое развёртывание структур через API даёт контроль и повторяемость.
- Ручная стандартная сборка: когда процесс уникален, проще создать шаблон вручную и сохранить его.
Модель принятия решения: подходит ли вам шаблон?
Используйте простую шкалу: соответствие процесса × сложность настройки.
- Высокое соответствие + низкая настройка = использовать сразу.
- Низкое соответствие + высокая настройка = создать свой шаблон.
Мини‑методология для управления библиотекой шаблонов
- Опишите бизнес‑процесс в 3–5 предложениях.
- Найдите существующие шаблоны в Центре шаблонов.
- Протестируйте на отдельной тестовой папке (не в продовом пространстве).
- Настройте импорт, сохраните как новый шаблон в библиотеке.
- Добавьте описание, теги и правила доступа.
- Проводите ревью шаблонов раз в квартал.
Чек‑листы по ролям
Администратор:
- Проверить права доступа шаблона.
- Отключить нежелательные автоматизации.
- Добавить шаблон в общую библиотеку или ограничить доступ.
Руководитель проекта:
- Выбрать шаблон, соответствующий фазе проекта.
- Настроить даты и зависимости.
- Проверить поля для отчётности.
Дизайнер:
- Проверить шаблон на наличие досок задач и файловых полей.
- Добавить примеры файлов и шаблонные тикеты для тестирования.
Разработчик/QA:
- Убедиться, что есть задачи для спринта, баг‑репорты и чек‑листы тестирования.
- Настроить уровни приоритетов и площади видимости.
Критерии приёмки шаблона
- Шаблон создаёт структуру без ошибок и конфликтов прав.
- Не импортирует лишние автоматизации.
- Поля и статусы соответствуют внутренним стандартам.
- Коллеги из целевых ролей подтвердили пригодность шаблона в тестовой папке.
Потенциальные риски и способы снижения
- Непреднамеренные автоматизации: отключать автоматизации при импорте и тестировать.
- Конфликт прав: использовать опцию Select people и назначать доступ вручную.
- Неподходящая терминология в шаблоне: обновлять описание и добавлять локальные теги.
Пример простого рабочего процесса для шаблона
- Создать шаблон папки для клиентского онбординга.
- Включить: список задач “Onboarding checklist”, шаблон задач “Setup account”, кастомные поля “Client ID”, “Start date”.
- Отключить автоматизации до завершения тестирования.
- Сохранить в библиотеке, добавить тег “client‑onboarding” и назначить права только PM и администратору.
Быстрый план отката (runbook)
- При обнаружении проблем временно деактивируйте импортированные автоматизации.
- Верните права доступа в исходное состояние.
- Удалите или откатите созданную папку/список (если это тестовая среда) и повторите импорт с другими настройками.
Диаграмма принятия решения
flowchart TD
A[Нужен шаблон?] --> B{Соответствует ли процесс}
B -- Да --> C[Использовать шаблон]
B -- Частично --> D[Настроить импорт]
B -- Нет --> E[Создать собственный шаблон]
D --> C
E --> F[Сохранить в библиотеке]Глоссарий в одну строку
- Шаблон — преднастроенная конфигурация папок/списков/задач в ClickUp.
- Библиотека — место хранения пользовательских шаблонов рабочего пространства.
- Template Center — публичная коллекция шаблонов сообщества и категорий.
Краткое объявление для команды (100–200 слов)
Новый шаблон для клиентского онбординга добавлен в вашу библиотеку ClickUp. Он включает чек‑лист onboarding, шаблон задач для настройки аккаунта клиента и кастомные поля для учёта ID и дат. Перед использованием убедитесь, что автоматизации отключены и назначены правильные права доступа. Тег шаблона: client‑onboarding. Для вопросов обратитесь к администратору пространства.
Советы по локализации и работе в российской/европейской среде
- Если вы используете ClickUp для финансовых процессов, проверьте соответствие полей локальным требованиям учёта и конфиденциальности.
- Для GDPR/локальных правил доступа ограничьте экспорт данных и доступ к шаблонам с персональными данными.
Итоги
Шаблоны ClickUp ускоряют запуск проектов и помогают стандартизировать процессы. Главное — тестировать импорт, документировать назначение шаблонов и контролировать автоматизации и права доступа. Настройте простые шаблоны для повторяющихся процессов и проводите ревью библиотеки минимум раз в квартал.
Ключевые действия сейчас: откройте Template Center, найдите подходящий шаблон, протестируйте в тестовой папке и сохраните в библиотеке с понятным описанием и тегами.
