Как экспортировать письма из Microsoft Outlook

Изображение: общий вид клиента Microsoft Outlook с открытым списком писем и меню экспорта

К чему подходит этот материал

Этот материал предназначен для конечных пользователей и администраторов, которым нужно:

• Создать локальную резервную копию почты Outlook.
• Перенести письма между компьютерами или между почтовыми аккаунтами.
• Подготовить экспорт для внешнего анализа (Excel/CSV).
• Понять ограничения и риски при переносе почты.

Важно: если у вас корпоративная почта на сервере Exchange или Microsoft 365, проконсультируйтесь с ИТ-отделом — в некоторых организациях экспорт локальных файлов ограничен политиками безопасности.

Как экспортировать письма из Outlook на Windows

На Windows рекомендуемый формат экспорта — PST (Personal Storage Table). PST хранит письма, контакты, календарь и другие элементы Outlook в одном файле. Его можно импортировать в другой экземпляр Outlook на другом компьютере.

Когда использовать PST:

• Перенос с одного ПК на другой.
• Архивирование локальной почты вне облака.
• Перенос между аккаунтами в среде, где Outlook подключён к нескольким учётным записям.

Пошаговая инструкция:

1. Закройте все фоновые процессы, которые могут блокировать файлы Outlook.
2. Запустите Outlook на вашем ПК.
3. Нажмите вкладку Файл, затем выберите Информация в левой панели.
4. В основном меню выберите Параметры учётной записи, затем снова Параметры учётной записи. Откроется окно настроек учётных записей.

Изображение: окно настроек учётной записи в Outlook, вкладки и меню настроек

5. Перейдите на вкладку Файлы данных — вы увидите список файлов PST/OST, связанных с вашими учётными записями.
6. Выберите нужный файл и нажмите Открыть расположение файла.

Изображение: выделенный файл PST в Проводнике Windows

7. В Проводнике будет подсвечен файл PST — это файл, содержащий ваши данные. Скопируйте его в безопасное место: внешний диск, сетевой ресурс или облачное хранилище.

Советы по работе с PST:

• PST-файл можно импортировать через Файл → Открыть и экспорт → Импорт/Экспорт в другом Outlook.
• По возможности зашифруйте и/или поместите файл на зашифрованный том.
• OST (Offline Storage Table) — это кэш локальной копии почты при работе с Exchange/Office 365; OST обычно не используется для простого переноса, нужен экспорт в PST.

Как экспортировать письма из Outlook на Mac

На macOS Outlook экспортирует данные в OLM-файл — родной формат для версии Outlook на Mac. OLM содержит письма, контакты и календари.

Пошаговая инструкция:

1. Откройте Outlook на Mac.
2. Выберите вкладку Инструменты в верхней части окна Outlook (не путать с системным меню macOS «Инструменты»).

Изображение: вкладка «Инструменты» в Outlook для Mac

3. Нажмите Экспорт в разделе Инструменты.
4. В появившемся диалоге отметьте элементы, которые хотите включить в экспорт (Почта, Контакты, Календарь и т.д.), затем нажмите Продолжить.

Изображение: выбор типов данных для экспорта в Outlook на Mac

5. Выберите папку для сохранения OLM-файла и нажмите Сохранить.

Изображение: диалог выбора места сохранения файла OLM на Mac

6. Дождитесь завершения экспорта. OLM-файл появится в указанной папке.

Особенности OLM:

• OLM совместим только с Outlook для Mac. Для переноса в Outlook на Windows потребуется промежуточный шаг (см. разделы «Альтернативные подходы»).
• ОLM удобен для резервного копирования локальных данных Outlook на Mac.

Как экспортировать письма из Outlook в другой почтовый аккаунт

Если ваша цель — перенести письма в другой почтовый аккаунт (например, Gmail, Yahoo, другой Exchange), можно сделать это напрямую внутри Outlook, если целевой аккаунт добавлен в приложение.

Пошаговая инструкция:

1. Добавьте целевой аккаунт в Outlook (если он ещё не добавлен). Для Gmail обычно используются IMAP/Exchange настройки или мастер добавления аккаунтов в Outlook.
2. Откройте почтовый ящик-источник в Outlook.
3. Войдите в нужную папку (Входящие) и выделите письма, которые хотите перенести. Для выделения всех писем в папке нажмите Ctrl + A (Windows) или Cmd + A (Mac).
4. Щёлкните правой кнопкой по выделению, выберите Переместить, затем Другая папка.

Изображение: контекстное меню для перемещения писем между папками Outlook

5. В диалоге выберите целевой аккаунт и папку внутри него (например, «Входящие» в Gmail), затем нажмите ОК.

Изображение: выбор целевого почтового аккаунта и папки для перемещения писем

6. Письма начнут копироваться в выбранный аккаунт. Время зависит от количества писем и скорости соединения.

Замечания:

• При переносе больших объёмов почты полезно делать это пакетами (по папкам) и отслеживать потребление квоты у целевого аккаунта.
• Если у целевого аккаунта включён IMAP, структура папок и метки могут быть сохранены по-разному.

Как экспортировать письма из Outlook в Excel

Экспорт в CSV удобен, если вы хотите анализировать письма, строить отчёты или обрабатывать данные массово в Excel.

Пошаговая инструкция:

1. Откройте Outlook и перейдите в Файл → Открыть и экспорт.
2. Нажмите Импорт/Экспорт.
3. Выберите Экспорт в файл, затем Далее.

Изображение: мастер «Импорт/Экспорт» в Outlook

4. Выберите Значения, разделённые запятыми (CSV) и нажмите Далее.

Изображение: выбор формата CSV для экспорта данных Outlook

5. Укажите папку, из которой требуется экспорт (например, Входящие), нажмите Далее.
6. Нажмите Обзор, выберите папку назначения и задайте имя файла CSV.
7. Нажмите Далее, затем Готово. Outlook экспортирует выбранные элементы в CSV.

Советы при работе с CSV:

• CSV не хранит вложения — только метаданные письма (отправитель, тема, дата, тело как текст, возможно обрезанное).
• При экспорте больших сообщений текст тела может быть усечён; для полного анализа вложений их нужно сохранять отдельно.

Как экспортировать отдельные письма

Если требуется экспорт нескольких сообщений, удобный вариант — перетащить их из Outlook в папку Проводника (Windows) или Finder (Mac). Outlook создаст для каждого письма файл формата MSG (Windows) или EML (в некоторых случаях). Эти файлы содержат исходное письмо с заголовками и вложениями.

Процесс:

1. Выделите нужные письма в Outlook.
2. Перетащите их в открытую папку в Проводнике (Windows) или Finder (Mac).
3. Outlook создаст отдельные файлы, которые можно переместить или загрузить.

Альтернативные подходы и инструменты

Если стандартный экспорт не подходит, рассмотрите альтернативы:

• Синхронизация через IMAP: подключите оба аккаунта к одному клиенту по IMAP и перетащите письма между папками. Плюс: сохраняются сообщения на сервере и метки; минус: медленная передача больших объёмов.
• Использование Exchange/Office 365 административных инструментов: для корпоративных почтовых ящиков администратор может использовать eDiscovery, Compliance Center или PowerShell для массового экспорта.
• Третьи стороны и утилиты: существуют специализированные инструменты для конвертации OLM↔PST, пакетной миграции и извлечения вложений. Выбирайте проверенные решения и проверяйте политику конфиденциальности.

Когда сторонние утилиты уместны:

• Требуется массовая конвертация между платформами (Mac↔Windows).
• Нужен селективный экспорт по сложным правилам (фильтры, теги).

Когда экспорт может не сработать или имеет ограничения

• Ограничение квоты: если целевой аккаунт имеет лимит пространства, перенос может завершиться с ошибкой.
• Защищённые письма: S/MIME или сообщения с DRM могут не экспортироваться в удобочитаемом виде.
• Повреждённый профиль Outlook или файл PST: при повреждении данных экспорт может быть неполным. В таких случаях используйте встроенный инструмент восстановления Inbox Repair Tool (scanpst.exe) или обратитесь к администратору.
• Несовместимые форматы: OLM не открывается в Outlook для Windows без конвертации.

Метод выбора формата экспорта — простая методика

1. Определите цель: резервное копирование, миграция, анализ.
2. По целям выберите формат:
   • Резервное копирование/миграция внутри Outlook: PST (Windows) или OLM (Mac).
   • Миграция между почтовыми аккаунтами: IMAP-перенос или прямое перемещение внутри Outlook.
   • Анализ в таблицах: CSV.
3. Проверьте ограничения целевой платформы и шифрование/политику безопасности.
4. Выполните тестовый экспорт с небольшим объёмом и проверьте восстановление/импорт.

Контроль качества и критерии приёмки

Перед тем как считать экспорт успешным, проверьте:

• Файл успешно создаётся в указанной папке и его размер больше 0 байт.
• Количество писем в экспортируемом файле соответствует ожидаемому (проверить выборочно).
• Наличие вложений (если они критичны) — для PST/OLM вложения сохраняются; для CSV — нет.
• Файл открывается и импортируется в целевое приложение (протестировать на одном устройстве).
• Доступ к файлу защищён (шифрование/хранение на зашифрованном диске).

Ролевые чек-листы

Чек-лист для конечного пользователя:

• Сделать резервную копию текущего профиля Outlook.
• Закрыть длинноработающие фонов процессы почты.
• Выполнить экспорт небольшого теста (несколько писем).
• Проверить импорт теста в целевом приложении.
• Сохранить итоговый файл в безопасном месте и зашифровать.

Чек-лист для ИТ-администратора:

• Проверить политику организации на экспорт/передачу почты.
• Рекомендовать подходящий формат и место хранения.
• При больших объёмах использовать скрипты или административные инструменты Exchange/M365.
• Убедиться в шифровании и аудитах доступа к резервным файлам.

Безопасность и конфиденциальность

Important: электронная почта часто содержит персональные данные и чувствительную информацию. Рекомендуется:

• Шифровать экспортируемые файлы (PST/OLM) паролем или размещать их на зашифрованных томах.
• Ограничить доступ к резервным копиям по принципу наименьших привилегий.
• Если вы обмениваетесь файлами с третьими сторонами, удостовериться в их безопасности и политике обработки данных.
• При работе с персональными данными граждан ЕС учитывать требования GDPR: хранение и передача данных должны иметь правовую основу и быть документированы.

Советы по миграции Windows ↔ Mac

• OLM не импортируется напрямую в Outlook для Windows. Для переноса используйте:
  • Промежуточный экспорт в EML/MSG (если доступно) и импорт в Windows Outlook.
  • Третьи стороны для конвертации OLM → PST.
  • Перенос через IMAP: загрузите OLM-письма в аккаунт, синхронизируйте аккаунт в Outlook на Windows.
• Всегда тестируйте перенос на ограниченном наборе писем перед массовой миграцией.

Проверочные тесты и сценарии приёмки

Тест 1 — базовый импорт:

• Действие: экспорт 100 писем в PST и импорт в целевой Outlook.
• Ожидание: все 100 писем видны, метки/папки соответствуют, вложения доступны.

Тест 2 — экспорт в CSV:

• Действие: экспорт 500 писем в CSV и открытие в Excel.
• Ожидание: CSV открывается, столбцы корректны (Дата, От, Кому, Тема, Тело), текст понятен.

Тест 3 — безопасность:

• Действие: сохранение PST на внешнем носителе без шифрования, попытка получить доступ другим пользователем.
• Ожидание: без пароля/шифрования файл доступен — это риск; вывод: обязательно шифровать/защищать файлы.

Когда инструмент не справляется — варианты восстановления

• Если PST повреждён: запустите scanpst.exe (Inbox Repair Tool) на машине с Windows.
• Если OLM не доступен: используйте экспорт почты в виде EML/MSG и затем импортируйте их в целевую систему.
• Если объём слишком велик для ручной миграции: автоматизируйте процесс с помощью скриптов или сторонних сервисов миграции с хорошими отзывами.

Диаграмма принятия решения

flowchart TD
  A[Нужна миграция/резервное копирование?] --> B{Цель}
  B -->|Резервное копирование локально| C[PST 'Windows' / OLM 'Mac']
  B -->|Перенос между аккаунтами| D[Добавить оба аккаунта в Outlook и перетащить]
  B -->|Анализ в таблице| E[Экспорт в CSV]
  B -->|Межплатформенная конвертация| F[IMAP или сторонний конвертер]
  C --> G[Шифровать и сохранить]
  D --> G
  E --> G
  F --> G

1-строчный глоссарий

• PST — формат файла Outlook для Windows (личное хранилище).
• OLM — формат файла Outlook для Mac.
• CSV — текстовый формат для таблиц (совместим с Excel).
• IMAP — протокол синхронизации почты между сервером и клиентом.

Шаблон плана миграции (микро-SOP)

1. Подготовка: уведомить заинтересованные стороны, оценить объём данных.
2. Тестовый экспорт: 50–100 писем, проверка импорта.
3. Основной экспорт: разделите на партии по папкам/датам.
4. Валидация: выборочная проверка писем и вложений.
5. Закрытие: удалить лишние локальные копии при необходимости и документировать место хранения.

Краткое резюме

• Для Windows используйте PST, для Mac — OLM; для анализа — CSV.
• Для переноса между аккаунтами проще всего добавить оба аккаунта в Outlook и перемещать сообщения напрямую.
• Всегда выполняйте тестовый экспорт и защищайте итоговые файлы шифрованием.

Notes: если у вас корпоративная почта, обязательно согласуйте миграцию с ИТ‑отделом во избежание нарушения политик безопасности.

Вывод и действия

1. Определите цель экспорта (резервная копия, миграция, анализ).
2. Выберите формат и проведите тестовый экспорт.
3. Защитите экспортируемые файлы и задокументируйте процесс.

Изображение: напоминание о создании резервной копии перед выполнением операций с почтой