Как установить Salesforce для Outlook

Salesforce — платформа для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Она объединяет маркетинг, продажи, сервис и IT для создания персонализированного клиентского опыта. Кроме веб‑версии Salesforce доступен в виде настольного клиента и ряда надстроек, одна из которых интегрируется с Microsoft Outlook.

Раньше установка надстройки Salesforce для Outlook ограничивалась простым скачиванием и инсталяцией. Сейчас требуется дополнительно включить несколько параметров в панели администратора Salesforce и подключить надстройку через магазин надстроек Outlook. Ниже — пошаговая инструкция и практические советы.

Подготовка интеграции в Salesforce

1. Войдите в среду Salesforce с правами администратора
2. Нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу экрана
3. Выберите Setup
4. В строке быстрого поиска (Quick Find) введите Outlook
5. Выберите Outlook Integration and Sync
6. Перейдите на вкладку Outlook Integration
7. Активируйте переключатели рядом с опциями:
   • Let users access Salesforce records on Outlook
   • Use Enhanced Email with Outlook
8. Рядом с Email to Salesforce нажмите Activate and Notify reps
9. Нажмите Edit
10. Установите флажок Active
11. Нажмите Save

Важно: для некоторых организаций опции синхронизации и расширённой почты могут требовать дополнительных разрешений или включения в релиз‑настройках Salesforce. Администратору стоит проверить, нет ли глобальных ограничений безопасности, блокирующих интеграцию.

Установка надстройки через магазин Outlook

1. Откройте Microsoft Outlook
2. Нажмите Get Add-ins
3. В строке поиска введите Salesforce
4. Найдите надстройку с названием «Boost Productivity by bringing the power of the Salesforce Platform to Outlook»
   • Обычно это первый результат
5. Нажмите Add
6. Войдите в Salesforce через появившееся окно авторизации
7. Введите свои учётные данные Salesforce
   • Система попросит подтвердить соединение между учётной записью Salesforce и почтовым аккаунтом
8. Нажмите Confirm

После появления боковой панели Salesforce в Outlook интеграция завершена. Вы сможете синхронизировать контакты, события и задачи, а также видеть связанные записи Salesforce прямо в письмах.

Что проверять сразу после установки

• Появилась ли боковая панель Salesforce в окне письма
• Присутствуют ли записи контактов и лидов, связанные с открытым письмом
• Синхронизируются ли новые события и задачи в обе стороны
• Нет ли ошибок авторизации для нескольких почтовых ящиков

Краткий чек‑лист для администратора

• Убедиться, что у пользователей есть лицензии Salesforce, поддерживающие интеграцию
• Включить опции Outlook Integration и Enhanced Email
• Проверить политики безопасности и доверенные домены
• Настроить шаблоны Email to Salesforce и уведомления
• Проверить, нет ли конфликтов с другими надстройками Outlook

Чек‑лист для пользователя

• Установить надстройку в Outlook через Get Add-ins
• Авторизоваться в Salesforce при первом запуске
• Проверить доступ к контактам и записям в боковой панели
• При проблемах — обращаться к администратору с логами и описанием ошибки

Частые ошибки и отладка

• Ошибка авторизации или повторный запрос логина
  • Решение: очистить кэш браузера Outlook (если веб‑версия) или выйти и заново войти в профиль Office
• Боковая панель не отображается
  • Решение: проверить доступность надстройки в настройках Outlook, обновить клиент Outlook до последней версии
• Контакты не синхронизируются
  • Решение: проверить настройки синхронизации в Salesforce и полномочия пользователя
• Надстройка отключается централизованно
  • Причина: администратор Microsoft 365 может блокировать установки надстроек; проверьте политики организации

Важно: администраторы Microsoft 365 могут управлять доступом к надстройкам через центр администрирования. Если у пользователя нет прав на добавление надстроек, запросите разрешение у IT.

Критерии приёмки

• Боковая панель Salesforce появляется в Outlook и загружает соответствующие данные
• Пользователь может связать email с записью Account/Lead/Contact
• События, задачи и контакты создаются и отображаются в Salesforce и Outlook
• Никаких критических ошибок авторизации или потери данных не наблюдается

Альтернативные подходы

• Использовать Salesforce Lightning for Outlook (если доступно в вашей версии Salesforce)
• Настройка однонаправленной синхронизации через сторонние коннекторы (если нужна дополнительная логика)
• Использовать мобильное приложение Salesforce для доступа к CRM вне рабочей станции

Мини‑методология внедрения (быстрый план)

1. Оценка совместимости: версии Salesforce и Outlook, лицензии
2. Тестовая установка для группы пилотных пользователей
3. Сбор обратной связи и исправление настроек безопасности
4. Ролл‑аут по отделам и обучение пользователей
5. Мониторинг и поддержка в первые 2–4 недели

Роль‑ориентированные рекомендации

• Администратор Salesforce: проверить настройки безопасности, включить опции интеграции, подготовить инструкцию для пользователей
• IT/Администратор Microsoft 365: разрешить установку надстроек, контролировать политики безопасности
• Обычный пользователь: установить надстройку, авторизоваться, сообщать об ошибках и предоставить скриншоты

Безопасность и конфиденциальность

• Удостоверьтесь, что обмен данными соответствует политике безопасности вашей компании
• Проверьте, какие поля синхронизируются между Outlook и Salesforce, и исключите чувствительные данные при необходимости
• Для организаций в юрисдикциях с особыми требованиями (например, GDPR) рекомендуется согласовать интеграцию с отделом по защите данных

Когда интеграция может не подходить

• Если политика компании запрещает подключение внешних надстроек
• Если требуется сложная двухсторонняя синхронизация с трансформацией данных — возможно, нужен коннектор уровня middleware
• Если у пользователей устаревшие версии Outlook, не поддерживающие надстройки

Часто задаваемые вопросы

Q: Понадобятся ли права администратора Outlook для установки надстройки? A: Часто да. В организациях с ограниченной политикой Microsoft 365 администратор должен разрешить установку надстроек.

Q: Поддерживается ли синхронизация нескольких почтовых ящиков? A: Зависит от политики Salesforce и настроек Outlook; убедитесь, что для каждого почтового ящика выполнены требования авторизации.

Q: Нужно ли устанавливать отдельный десктопный клиент Salesforce? A: Не обязательно — надстройка Outlook работает с веб‑аккаунтом Salesforce. Десктопный клиент — опционален.

Итог

Установка Salesforce для Outlook — это комбинация действий в панели администратора Salesforce и добавления надстройки через Get Add-ins в Outlook. Администратору стоит заранее проверить права, политики безопасности и лицензии. Пользователи обычно устанавливают надстройку сами, но при проблемах привлекают IT.

Если у вас остались вопросы по конкретным ошибкам или политике безопасности, опишите проблему в комментарии — помогу с шагами по отладке.

RELATED ARTICLES YOU SHOULD CHECK OUT:

• Why you should download Salesforce Chatter from the Windows Store
• Salesforce Mobile App For Windows 10