Как сохранить письма из Microsoft Outlook

Быстрые ссылки

• Сохранение писем из настольной версии Outlook
• Скачивание письма из веб‑версии Outlook

Если вы хотите иметь офлайн‑копию письма для долгого хранения или загрузки в облако, Outlook позволяет скачать одно или несколько писем в разных форматах. Инструкции применимы к настольной (Windows/Mac) и веб‑версии; для мобильных приложений используйте печать в PDF — см. раздел «Альтернативные подходы».

Сохранение писем в настольной версии Outlook

В приложении Outlook на компьютере можно сохранить одно письмо в нескольких форматах или сразу несколько писем в .TXT. При сохранении одного письма доступны форматы .MSG (формат Outlook), .TXT, .OFT (шаблон), .HTML и .MHT.

Краткая методика:

1. Откройте Outlook на компьютере.
2. Выделите одно письмо или несколько писем (удерживайте Ctrl в Windows или Command в macOS для множественного выбора).
3. В левом верхнем углу нажмите “Файл”.
4. В боковой панели выберите “Сохранить как”.
5. В окне «Сохранить как» укажите папку, имя файла и формат, затем нажмите “Сохранить”.

Пример: мы выбираем одно письмо и сохраняем его в выбранную папку на диске компьютера.

Важно: при сохранении нескольких писем Outlook ограничивает выбор формата — обычно доступен только .TXT. Если нужно сохранить много писем в структурированном виде, рассматривайте экспорт в PST (см. «Альтернативные подходы»).

Скачивание письма из веб‑версии Outlook

В веб‑интерфейсе Outlook можно скачать только одно письмо за раз. Формат файла — .EML, который открывается большинством почтовых клиентов, включая Windows Mail и Outlook.

Шаги:

1. Откройте Outlook в браузере и войдите в аккаунт.
2. Выберите письмо, которое хотите скачать.
3. В правом верхнем углу письма нажмите на три точки (ещё действия).
4. В открывшемся меню выберите “Загрузить” или “Скачать” (Download).
5. В окне «Сохранить как» укажите папку и нажмите “Сохранить”.

Теперь у вас есть локальная .EML‑копия письма.

Альтернативные подходы

• Экспорт PST: чтобы сохранить целый почтовый ящик или большие объёмы писем, используйте «Файл» → “Открыть и экспорт” → “Импорт/Экспорт” → “Экспорт в файл” → PST. Это удобно для архивации и миграции.
• Пересылка: переслать важные письма на другой аккаунт или на адрес архива.
• Архивация: использовать встроенное архивирование Outlook или правила для перемещения писем в локальную архивную папку.
• Печать в PDF: для мобильных приложений и случаев, когда нужны именно PDF‑копии, используйте функцию «Печать» → сохранить как PDF.
• Права администратора и eDiscovery: для корпоративных задач и юридического соответствия администраторы могут использовать инструменты поиска и экспорта в Microsoft 365.

Когда способ не работает (контрпримеры и ограничения)

• Множественный выбор в настольной версии сохраняет только в .TXT; если нужен другой формат — придётся сохранять письма по одному.
• Ограничения политики организации: администратор может отключить скачивание или экспорт писем.
• Форматы вложений: при сохранении письма как .TXT вы потеряете структуру HTML и форматирование; вложения сохраняются отдельно.
• Веб‑версия не даёт .MSG или .HTML; доступен только .EML.

Краткое руководство (минимальные шаги)

• Если нужно сохранить одно письмо быстро: в веб‑версии — меню → Загрузить (.EML). В настольной версии — Файл → Сохранить как → выбрать формат.
• Если нужно много писем: в настольной версии рассмотрите экспорт в PST или сохранение нескольких писем в .TXT и дальнейшее восстановление/парсинг.
• Если нужны PDF‑копии: печать в PDF (особенно на мобильном).

Роль‑ориентированные чеклисты

Пользователь — быстрый чеклист:

• Выделите письмо.
• Нажмите «Файл» → «Сохранить как» (настольная) или три точки → «Загрузить» (веб).
• Выберите формат и папку.
• Проверьте файл: откройте .EML/.MSG/.HTML.

Администратор — задачи и рекомендации:

• Проверьте политики безопасности и права на экспорт/скачивание.
• Настройте централизованные правила архивации при необходимости.
• Для массового экспорта используйте PST или инструменты eDiscovery.

Критерии приёмки

• Файл успешно сохраняется в выбранной папке.
• Открытие файла в целевом приложении (Outlook, Windows Mail, PDF‑читалка) проходит без ошибок.
• Формат и вложения соответствуют ожиданиям (вложенные файлы доступны).
• При массовом экспорте все требуемые письма присутствуют в PST или в выбранных файлах.

Глоссарий

• .EML — стандартный формат для одного письма, совместим с большинством почтовых клиентов.
• .MSG — собственный формат Outlook для отдельного сообщения с метаданными.
• .OFT — шаблон Outlook, сохраняет формат и элементы шаблона.
• .MHT/.MHTML — архив веб‑страницы в одном файле, сохраняет HTML и ресурсы.
• PST — файл архива/хранилища Outlook для полного почтового ящика.

Важные заметки

• Если вам требуется постоянное долговременное хранение писем для соответствия или аудита, используйте централизованные экспортные инструменты и стандартизированные процессы хранения.
• Для мобильных клиентов печать в PDF — практичный обходной путь, если нет прямой функции скачивания.

Релевантные материалы: если вы используете Gmail, там тоже есть способы скачивания писем и экспорта почтового ящика.

Краткое резюме

• Настольная версия: гибкие форматы для одиночных писем; несколько писем — .TXT или экспорт в PST.
• Веб‑версия: скачивание одного письма в .EML.
• Мобильные: печать в PDF.

Проверьте формат и целевое приложение перед массовым сохранением, чтобы избежать потери форматирования и вложений.